Làm thế nào để có ngân sách nhiều hơn cho truyền thông nội bộ?

Sau một năm khó khăn về kinh tế với nhiều doanh nghiệp, cần làm gì để bảo vệ và có nguồn ngân sách nhiều hơn cho truyền thông nội bộ? Sau đây là 3 bí quyết giúp bạn thuyết phục lãnh đạo: truyền thông nội bộ là một khoản đầu tư cho sự phát triển của doanh nghiệp, không phải là chi phí.

Tìm hiểu vấn đề của doanh nghiệp mà truyền thông nội bộ cần giải quyết

Trước khi thuyết phục ngân sách nhiều hơn, các nhà làm truyền thông nội bộ cần xác định rõ vấn đề liên quan đến chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đang gặp phải và đưa ra những giải pháp có thể giải quyết khó khăn đó. 

Ngân sách sẽ hạn hẹp nếu như truyền thông nội bộ không chỉ rõ vấn đề mình sẽ cần giải quyết trong năm tới.

Bước đầu tiên, nhìn vào những gì truyền thông nội bộ có thể làm hiệu quả, để đáp ứng nhu cầu trong ngắn hạn và thứ hai, tìm hiểu vấn đề và giải pháp với một cái nhìn dài hạn. 

Hãy đặt những câu hỏi khôn ngoan khi có cuộc gặp mặt với lãnh đạo, xác định chính xác “điểm nhức nhối” trong công tác truyền thông, tuyển dụng nhân tài hay doanh thu mà lãnh đạo và doanh nghiệp đang gặp phải. Sau đó, đề xuất một ý tưởng truyền thông nội bộ sáng tạo giúp giải quyết khó khăn, đồng thời làm khởi sắc tình hình kinh doanh. Chỉ khi lãnh đạo thấy tin tưởng rằng truyền thông nội bộ có thể tạo nên khác biệt và mang lại lợi ích tốt trong năm mới, họ mới có thể sẵn sàng chi nhiều tiền hơn cho đội ngũ truyền thông nội bộ.

Xây dựng quan hệ tốt với lãnh đạo

Sau khi xác định được vấn đề và có một giải pháp hợp lý, điều cần thiết bây giờ là đội ngũ truyền thông nội bộ tạo được ấn tượng và mối quan hệ tốt với ban lãnh đạo – những người nắm quyền quyết định việc chi tiền.

Làm thế nào để tạo mối quan hệ tốt? Một bữa tối với sếp của bạn thì sao?

Trước hết, hãy nghiên cứu “insight” lãnh đạo trước khi trình bày ý tưởng. Càng biết nhiều về những thách thức, mối quan tâm và tầm nhìn của lãnh đạo thì đội ngũ truyền thông nội bộ càng có nhiều khả năng thuyết phục được lãnh đạo đồng ý cho các khoản đầu tư lớn.

Tiếp theo, đừng bỏ qua khâu đo lường: Truyền thông nội bộ đang hoạt động như nào? Chiến lược nào hiệu quả? Chiến lược nào không? Truyền thông nội bộ gắn với bức tranh lớn của doanh nghiệp như thế nào? 

Bên cạnh đó, hãy dành thời gian nói chuyện với cả lãnh đạo cấp cao và nhân viên, kết nối những ý tưởng và vấn đề bạn thu thập được từ những cuộc nói chuyện. Có phản hồi từ lãnh đạo và nhân viên làm cơ sở nền tảng, truyền thông nội bộ có thể xây dựng những ý tưởng thực tế, phù hợp và có tính thuyết phục cao hơn với lãnh đạo. Lên lịch trò chuyện với ban lãnh đạo cũng giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt, tranh thủ sự ủng hộ và tin tưởng của họ với đề án mới.

Đặc biệt, trước cuộc họp trình bày ý tưởng, bạn nên nói chuyện 1-1 với những người lãnh đạo, tìm hiểu những băn khoăn của họ và xây dựng mối quan hệ ngay trong buổi nói chuyện đó. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho đội ngũ truyền thông nội bộ trước khi bước vào phòng họp.

Số liệu + Câu chuyện + Sự tự tin = Thành công 

Sau khi hiểu rõ những “điểm nhức nhối” của lãnh đạo và nhân viên và kết nối chiến lược truyền thông nội bộ với chiến lược kinh doanh, đã đến lúc để truyền thông nội bộ trình bày ý tưởng của mình. Những gì bạn nói cũng quan trọng như cách bạn nói. Vì vậy, để làm cho bài thuyết trình đề án ý tưởng trở nên sống động, hãy sử dụng các dữ kiện và số liệu thuyết phục.

Đừng ra chiến trường mà thiếu đi 3 “vũ khí sắc nhọn” – Số liệu, Câu chuyện và Sự tự tin.

Việc đưa ra những dữ liệu có liên quan là một cách tốt để củng cố đề án cũng như tạo niềm tin cho lãnh đạo. Những giữ liệu này giúp chứng minh truyền thông nội bộ có thể đem lại những giá trị “nói có sách, mách có chứng” đầy thuyết phục cho việc tăng trưởng của công ty.

Không chỉ dừng lại ở những con số, Andrea Greenhouse – Người sáng lập kiêm Giám đốc Chiến lược Truyền thông Nội bộ tại Vision2Voice cho rằng: “Dữ liệu là quan trọng nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu truyền thông nội bộ có thể kể những câu chuyện sống động đằng sau dữ liệu đó”. Hãy kể những câu chuyện về cách hoạt động của truyền thông nội bộ và sự thay đổi – điều tạo nên sự hấp dẫn, thu hút cho đề án.

Quan trọng hơn cả, đội ngũ truyền thông nội bộ cần tự tin khi trình bày những ý tưởng mới này. Hãy tạo ấn tượng với ban lãnh đạo bằng sự tự tin rằng truyền thông nội bộ là một yếu tố không thể thiếu đối với sự thành công của tổ chức; rằng truyền thông nội bộ là người xóa đi khoảng cách giữa những gì doanh nghiệp muốn cung cấp và những trải nghiệm thực sự của nhân viên. Chính với tầm quan trọng như vậy, việc chi nhiều hơn cho ngân sách truyền thông nội bộ cũng là điều hợp tình, hợp lý.

Hải Vân

(Theo Bananatag)