Giữ sự nhân văn khi buộc phải sa thải nhân viên
Để giữ được sự nhân văn khi sa thải nhân viên, hãy đảm bảo bạn đã tuân thủ những nguyên tắc, chuẩn bị những phương án, cách thức và quy trình hợp lý nhất khi tiến hành sa thải. Dưới đây là những lưu ý cho doanh nghiệp.
1. Nguyên tắc nhân văn khi sa thải
Với mỗi nhân viên, cần có cách mở lời khác nhau. Với tư cách là một lãnh đạo, bạn có thể đã có quyết định sa thải trong nhiều tuần trước rồi, trong khi nhân viên của bạn sẽ không biết gì hoặc sẽ nghe thấy một nửa sự thật và đang rất lo lắng. Hãy chuẩn bị cách mở lời phù hợp với nhân viên của mình.
Sẵn sàng đón nhận một loạt cảm xúc của nhân viên. Mọi người có quyền cảm thấy buồn, giận dữ, thất vọng nhưng nếu họ trở nên bối rối trước tin bạn đưa ra, bạn cần xem lại cách giao tiếp với họ. Dành thời gian để chuẩn bị cẩn thận, sau đó chia sẻ tin tức nhanh chóng và kỹ lưỡng nhất có thể.
Hãy nói một cách nhân văn. Sa thải là một quyết định có hậu quả ảnh hưởng trực tiếp tới từng cá nhân, bởi vậy hãy cố gắng nhân văn nhất có thể. Hãy trực tiếp nói với họ về quyết định này, bày tỏ sự cảm thông với họ, cảm ơn họ vì những điều họ đã làm và luôn cố gắng hỗ trợ họ trong khả năng tốt nhất bạn có thể với những khó khăn trước mắt.
Làm rõ tình hình hiện tại của công ty. Đặc biệt trong trường hợp bạn không thường xuyên nói về tình hình tài chính công ty. Giai đoạn này bạn càng cần giải thích rõ ràng cách thức kinh doanh hiện tại, khả năng của doanh nghiệp và tại sao phải đưa ra quyết định sa thải này.
Hãy để họ rời đi một cách thoải mái: Là một người lãnh đạo, chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy buồn, tiếc nuối khi phải ra một quyết định khó khăn như vậy. Bạn có thể chia sẻ với nhân viên sự cảm thông này, nhưng hãy tiết chế, đừng để cảm xúc quá lấn át. Nhân viên sẽ không thoải mái để rời đi nếu thấy rõ sự thất vọng của bạn.
Để nhân viên phản hồi lại quyết định của bạn. Mỗi người sẽ có cách tiếp nhận thông tin khác nhau, có người sẽ sẵn sàng bước ra ngay khỏi cửa, có người sẽ cần thời gian để xử lý thông tin. Cứ để những phản ứng này diễn ra, hãy đảm bảo rằng các công việc chia tay, tái cấu trúc và các quy trình sa thải vẫn diễn ra bình thường mà không phụ thuộc vào ai.
Đừng ngạc nhiên nếu ai đó làm lộ thông tin. Trong quá trình chuẩn bị, các công ty thường dành nhiều thời gian để tìm ra cách ngăn chặn thông tin sa thải bị rò rỉ nhưng điều này dường như không thể tránh khỏi.
Hãy để nhân viên rời đi một cách thoải mái.
2. Làm thế nào để tránh việc sa thải?
Sa thải là lựa chọn cuối cùng mà không doanh nghiệp nào mong muốn. Để tránh điều này xảy ra, hãy đảm bảo doanh nghiệp đã:
- Xác định số lượng nhân viên phù hợp với ngân sách công ty mỗi khi có ý định tuyển một vị trí mới.
- Minh bạch về ngân sách.
- Tập hợp nhân viên hàng quý, thảo luận về tài chính công ty để có thể giải quyết sớm các vấn đề tiềm ẩn và mọi người có thể nhìn thấy nguy cơ nếu bị sa thải.
Còn nếu doanh nghiệp phải đối mặt với việc cắt giảm nhân sự ngay lúc này thì hãy cân nhắc những lựa chọn sau đây:
- Tạm dừng việc tuyển dụng mới
- Cắt giảm lương/thưởng
- Cơ cấu lại bộ máy nhân sự
- Đào tạo lại/phân bổ lại ngân sách
3. Chuẩn bị cho sự sa thải
Nếu đã thử tất cả các cách ở trên mà vẫn không tránh khỏi việc sa thải, hãy chuẩn bị cho kịch bản này. Mọi sự chuẩn bị kĩ lưỡng sẽ có thể khiến việc tiếp nhận thông tin của nhân viên trở nên “dễ thở” hơn và doanh nghiệp ứng phó tốt hơn.
Trước hết, hãy tìm đến những cá nhân, bộ phận có thể hỗ trợ. Bạn cần tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị, trao đổi với bộ phận nhân sự và pháp chế để giải quyết các vấn đề liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động. Đừng quên đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ, các câu chuyện công khai trong tổ chức về việc sa thải có thể khiến nhân viên khó xử với đồng nghiệp. Hãy đảm bảo truyền thông nội bộ kiểm soát được những câu chuyện đó.
Tiếp theo, cần thành lập một nhóm nội bộ để đánh giá các sự lựa chọn và có cách xử lý quy trình phức tạp này. Hãy xác định rõ ai nên tham gia và vai trò, trách nhiệm của họ. Công việc này sẽ có thể rất căng thẳng, vì vậy, hãy trao quyền cho đội ngũ nòng cốt này với sự tin tưởng cao nhất. Sau đó hãy tiến hành các cuộc họp giữa họ với những bộ phận liên quan như nhân sự, trưởng phòng, trưởng nhóm.
Bước kế tiếp, hãy lên chiến lược và kế hoạch chi tiết cho việc sa thải nhân viên. Trong đó, bạn cần xác định tiêu chí sa thải và thiết kế một bảng cơ cấu tổ chức mới; Thiết lập một quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên; Xác định bốn đối tượng cần truyền thông của quá trình sa thải, bao gồm: Người ra đi, người ở lại, quản lý và ban lãnh đạo; Lên kế hoạch truyền thông với một tầm nhìn rõ ràng cho con đường phía trước, công ty sẽ thay đổi và thích nghi như thế nào?; Thảo luận về giải pháp hỗ trợ cho nhân viên bị sa thải, bao gồm các gói thôi việc, giới thiệu và hội chợ việc làm…; Xây dựng kế hoạch hậu cần khi sa thải, ví dụ như bộ câu hỏi FAQ (những câu hỏi thường gặp), các vật dụng để họ đóng gói đồ đạc rời đi…
Cuối cùng, đừng bỏ qua việc hỗ trợ nhân viên hậu sa thải. Bạn có thể hỗ trợ họ bằng việc giới thiệu công việc mới cho họ, đăng tải thông tin của họ trên các trang tuyển dụng, dành thời gian viết đánh giá trên các trang Linkedin cá nhân của họ hoặc trao đổi với ban lãnh đạo để gửi các thông tin tuyển dụng phù hợp với họ.
Doanh nghiệp nên có sự chuẩn bị cho nhân viên về tâm lý và vật chất trước khi họ rời đi.
4. Lên khung thời gian cho việc sa thải
Để việc sa thải diễn ra nhanh chóng, tránh việc càng để lâu càng khiến nhân viên thêm lo lắng, hãy chắc chắn bạn đã lên một khung thời gian hợp lý cho việc sa thải này. Trong đó, bạn cần thực hiện các bước sau:
Thông báo cho các quản lý và trả lời thắc mắc của họ. Hãy nhấn mạnh rằng việc sa thải này không phải một phần của việc đánh giá hiệu suất.
Đồng bộ câu trả lời từ quản lý với nhân viên bằng bộ câu hỏi FAQ.
Thông báo cho nhân viên về việc bị sa thải bằng ngôn ngữ phù hợp. Quản lý trực tiếp nên trao đổi theo hình thức 1:1 với nhân viên.
Tiếp tục cập nhật, theo sát quy trình.
Lên kế hoạch sau sa thải. Hãy hỗ trợ những nhân viên ở lại để họ ổn định tâm lý và làm quen với bối cảnh mới.
5. Nói với nhân viên như thế nào?
Cuối cùng, cách nói cũng quan trọng như cách làm. Hãy nói với nhân viên của bạn theo cách:
Trách nhiệm nhất có thể: Việc sa thải do đội ngũ lãnh đạo quyết định – những người chịu trách nhiệm với công ty. Là người lãnh đạo, hãy chứng minh cho nhân viên thấy rằng, bạn đã học hỏi từ những sai lầm của người đi trước như thế nào để có thể đưa ra quyết định này cũng như bạn chủ động làm những gì có thể để đảm bảo tạo ra một không gian đảm bảo tinh thần cho nhân viên trong giai đoạn này.
Chia sẻ tầm nhìn và niềm tin: Để việc thay đổi nay diễn ra suôn sẻ, lãnh đạo cần có một tầm nhìn rõ ràng về tương lai của công ty. Đây là cơ hội để vẽ một bức tranh lớn cho nhân viên và tạo cơ hội cho mọi người gắn kết với mục đích chung và tầm nhìn trong tương lai.
Để mọi người hiểu cho quyết định của bạn: Hãy giải thích cho nhân viên cách các quyết định được đưa ra và các cơ hội mà các quyết định này mở ra cho doanh nghiệp.
Hãy trao đổi với nhân viên về việc sa thải một cách thẳng thắn và đầy đủ.
Hãy nhớ rằng, sa thải nhân viên là một quá trình không mấy thoải mái và thậm chí là quá sức. Nhưng với tư cách là người lãnh đạo, bạn phải đưa ra quyết định khó khăn để giúp doanh nghiệp đối diện với các thách thức, duy trì, phát triển trong tương lai. Nếu đã không thể tránh được việc sa thải, hãy làm nó một cách nhân văn nhất. Việc tôn trọng, chia sẻ chân thành với nhân viên có thể duy trì thiện chí của họ đối với công ty ngay cả khi họ sẽ phải rời đi. Đừng quên, nếu muốn tìm hiểu chi tiết hơn về cách truyền thông tới nhân viên phù hợp trong giai đoạn này, hãy liên hệ với Blue C để được tư vấn về giải pháp truyền thông nội bộ STAY STRONG nhé.
Thảo Trang
(Theo Nobl Academy)
