Cách tổ chức sự kiện kết nối online

Nhiều người cho rằng 2020 sẽ là năm mà các kế hoạch sự kiện nội bộ đều trở nên vô nghĩa. Nhưng bạn hoàn toàn có thể làm chủ những sự kiện này nếu nắm được những lưu ý trong cách tổ chức sự kiện kết nối online mà Blue C chia sẻ với bạn dưới đây.

1. Trước sự kiện

Lựa chọn hình thức phù hợp: Sự kiện trực tuyến sẽ thường cần sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên, do vậy hãy cân nhắc đến việc tạo một buổi talkshow/tọa đàm có sự xuất hiện của lãnh đạo và lên sóng trực tiếp trên các trang portal nội bộ của doanh nghiệp.

Cân đối thời gian: Các sự kiện trực tuyến với quy mô toàn công ty không nên diễn ra quá lâu, thay vào đó, bạn chỉ nên giới hạn trong khoảng 30 đến 45 phút. Riêng với những sự kiện mang tính trao đổi, chia sẻ, hãy dành thời gian Q&A thoải mái hơn để mọi người có thể nói mà không cảm thấy vội vàng.

Chú ý thời điểm tổ chức: Với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, trụ sở tại nước ngoài, đôi khi sự kiện trực tuyến sẽ gặp cản trở do chênh lệch múi giờ. Bởi vậy, hãy chọn khung giờ phù hợp nhất cho phần đông cán bộ nhân viên và đảm bảo bạn đã lên kế hoạch cho việc thu hình lại toàn bộ sự kiện.

Tạo sự thuận tiện nhất cho người tham gia: Hãy làm cho các công cụ hậu cần dễ dàng nhất có thể cho những người tham gia. Với người tham gia, hãy gửi cho họ lời mời kèm lịch và liên kết đến ứng dụng video bạn đang sử dụng như Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams. Điều quan trọng là mọi người phải dễ dàng tham gia ngay cả khi họ không thường xuyên sử dụng ứng dụng đó. Đảm bảo thông báo cho họ nếu họ cần tải xuống phần mềm nào trước hoặc nếu sự kiện yêu cầu mật khẩu.

Truyền thông trước sự kiện: Một vài ngày trước sự kiện, hãy gửi email giới thiệu sự kiện tới mọi người bao gồm thông tin về agenda sự kiện, diễn giả tham gia, thiết bị, thời gian tổ chức. Điều này giúp người tham gia biết rõ hơn về những điều đáng mong chờ trong sự kiện. Đừng quên nhắn nhủ một số lời kêu gọi để nhân viễn dễ dàng ghi nhớ như: “Chúng tôi sẽ bắt đầu ngay lúc 6 giờ chiều, vì vậy hãy tham gia đúng giờ”, “Chúng tôi rất mong sự có mặt của bạn”, “Hãy là một trong 10 người tham gia sớm nhất để có cơ hội nhận phần quả hấp dẫn số lượng có hạn”, “Chúng ta sẽ dành khoảng 60 phút cùng nhau”.

Hãy trang bị tốt nhất cho người tham gia trước khi bước vào sự kiện.

2. Trong sự kiện

“Phá băng”: Hãy bắt đầu bằng các nội dung warm up gắn với chủ đề sự kiện, giới thiệu hoặc làm quen qua cửa sổ chat. Nếu có minigame, hãy kêu gọi mọi người ngay đầu sự kiện để níu chân họ lâu hơn. Nếu sự kiện yêu cầu sự tham gia đông đủ của mọi người, hãy bắt đầu sau khoảng 5 phút để mọi người ổn định vị trí.

Đảm bảo đường truyền ổn định: Do có tính chất sự kiện trực tuyến, bạn cần đảm bảo đội ngũ IT luôn túc trực trong suốt sự kiện để có sự chuẩn bị hoặc khắc phục sự cố nếu cần. Với những sự kiện có tính chất quan trọng, cần chắc chắn bạn đã kiểm tra kĩ càng sự ổn định của tín hiệu và mức độ bảo mật thông tin. Đừng quên tắt âm của những người tham gia và chỉ mở lại khi đến phần tương tác.

Dành thời gian để giao lưu: Trong sự kiện, bạn có thể yêu cầu mỗi người tham gia trả lời một câu hỏi cụ thể. Bạn có thể đặt những câu hỏi này vào đầu giờ, lúc giải lao giữa giờ hoặc trong phần Q&A cuối giờ. Đây có thể là những câu hỏi phá băng liên quan đến các chủ đề có tính thời sự, xu hướng để giúp bạn hiểu hơn về quan điểm của người tham gia, đó có thể là những câu như:

Hãy chia sẻ cách bạn sử dụng thời gian của mình trong những ngày gần đây?
Làm thế nào bạn thích nghi với công việc, cuộc sống khi đã giãn cách xã hội?
Bạn thích gì nhất về công việc của bạn hiện giờ, và tại sao?

Ngoài ra, nếu quay livestream, bạn có thể đặt những câu hỏi này đầu giờ, và mở tính năng bình luận cho mọi người, sau đó đến cuối giờ chọn lọc những câu trả lời hay nhất và dành tặng họ một phần quà.

Tạo một cái kết ấn tượng: Cho dù sự kiện diễn ra tốt đẹp đến đâu, lý tưởng nhất vẫn nên là kết thúc nó đúng với thời gian bạn dự kiến. Mọi người thường dễ bị mệt mỏi khi tham gia sự kiến trực tuyến qua video hơn là các sự kiện mặt trực tiếp. Nếu mọi người đang có khoảng thời gian tuyệt vời, bạn có thể tạo điểm nhấn bằng một “key moment” hoặc một lời kêu gọi “call-to-action” và dần dần đưa sự kiện vào hồi kết.

Cố gắng tạo kết nối với người tham gia trong sự kiện online.

3. Sau sự kiện

Tổng kết và không quên cảm ơn: Khi sự kiện kết thúc, hãy gửi một email tổng hợp lại những khoảnh khắc đáng nhớ đã diễn ra và đính kèm những tài liệu họ cần. Đó có thể là một bức ảnh behind the scenes của sự kiện, một video recap hoặc đơn giản là một bức ảnh chụp màn hình với sự tham gia của tất cả mọi người. Đừng quên gửi lời cảm ơn những người đã tham gia và hẹn gặp lại vào một sự kiện gần nhất. Sẽ thú vị hơn nếu bạn trích lại một câu nói ấn tượng của lãnh đạo về sự kiện để tạo một dấu ấn khó quên cho nhân viên đấy.

Khảo sát phản hồi sau sự kiện: Cũng giống như bất kỳ một sự kiện trực tiếp nào, chúng ta vẫn cần lắng nghe những nhận xét của người tham gia về những điều đạt – chưa đạt của sự kiện. Đặc biệt nếu đây là lần đầu doanh nghiệp bạn triển khai một sự kiện online, những phản hồi này càng đáng giá hơn để bạn có hướng cải thiện trong những sự kiện tiếp theo.

Truyền thông sau sự kiện: Nếu sự kiện mang tính chất đánh dấu một cột mốc thay đổi quan trọng của doanh nghiệp, việc truyền thông với những tuyến bài liên quan là vô cùng cần thiết. Hãy đảm bảo đội ngũ truyền thông nội bộ của bạn đã chuẩn bị sẵn những bài viết xoay quanh sự kiện như những con số ấn tượng, bài phát biểu của lãnh đạo hay phỏng vấn cảm nghĩ của nhân viên và chia sẻ chúng trên các trang portal, bản tin nội bộ.