Gắn kết nhân viên trong những giai đoạn chuyển đổi

Trong những giai đoạn như mua bán và sáp nhập (M&A), chuyển giao lãnh đạo, tái cấu trúc mô hình kinh doanh hay thay đổi văn hóa doanh nghiệp… việc giữ chân và lên dây cót tinh thần cho nhân viên như thế nào là bài toán khó mà những người làm truyền thông nội bộ phải chú trọng.

Nhìn từ thực tế những “cuộc đổi thay”

Năm 2016, thương vụ Dell thâu tóm EMC hoàn tất, cho ra đời một công ty công nghệ tư nhân lớn nhất thế giới – Dell Technologies. Báo cáo tài chính của công ty cho thấy trong quý 2/2018, doanh thu đạt 22,9 tỷ đô, tăng 18% so với cùng kỳ năm ngoái. Điều đó có nghĩa là nhân viên của cả hai công ty vẫn có thể hòa nhập tốt với môi trường làm việc mới, không chỉ giữ vững mà còn tăng năng suất lao động, đem lại lợi nhuận khả quan cho tập đoàn.

Dell Technologies đã thành công trong quản trị nhân sự sau thương vụ M&A này nhờ luôn cung cấp thông tin kịp thời và minh bạch đến từng nhân viên. Trước khi việc sát nhập bắt đầu, họ đã thành lập Value Creation Integration Office (VCIO – tạm dịch: Văn phòng Hợp nhất và Kiến tạo Giá trị) để quản lý tổ chức nhân sự và văn hóa. Họ đã dành hơn 60 ngày để thành lập các hội nhóm, tạo điều kiện để nhân sự “đinh” làm quen với nhau, cùng lập kế hoạch làm việc và mục tiêu mới cho nhóm. Các nhóm gặp gỡ, trao đổi hàng ngày và liên tục cập nhật tiến độ cho VCIO, nhờ vậy doanh nghiệp mới ra đời có thể dễ dàng nắm bắt mọi thay đổi trong nội bộ để kịp thời có biện pháp xử lý. Ông Martin Yates, Giám đốc công nghệ của Dell EMC chia sẻ thành công lớn khác mà sự sáp nhập này đem lại là tạo nên một “gia đình” doanh nghiệp độc đáo với văn hóa hòa hợp từ người đứng đầu đến từng nhân viên.

Trường hợp khác là Clarks – Nhà sản xuất và bán lẻ giày tại Anh với việc thay đổi trong định hướng kinh doanh. Năm 2015, sau khi tái cấu trúc doanh nghiệp, Clarks đặt ra một chiến lược từ 5-10 năm nhằm trở thành thương hiệu toàn cầu. Tuy vậy, phần lớn nhân viên Clarks chưa hiểu được thế nào là một thương hiệu toàn cầu, cũng như vai trò của họ là gì trong chiến lược ấy. Và việc thực hiện một chiến dịch truyền cảm hứng và thể hiện được tinh thần tập thể của cộng đồng nhân viên là rất cần thiết. Clark đã thành công khi chính đội ngũ nhân viên đã xây dựng bộ phim ngắn khơi dậy lòng tự hào về Clarks cũng như về chặng đường lịch sử của Clarks và thể hiện tính “toàn cầu” của thương hiệu. Video được truyền đến các nhân viên ở nhiều bộ phận thông qua nhiều kênh từ online đến DVD hay tại buổi kick-off mỗi mùa.

Có rất nhiều ví dụ doanh nghiệp thành công sau những giai đoạn chuyển đổi. Sự thành công không chỉ nằm ở doanh thu mà còn nằm ở sự hài lòng, thoải mái và tin tưởng của nhân viên.

Truyền thông nội bộ có thể giúp gì để giữ “an” cho nhân viên?

Bất cứ sự thay đổi nào từ môi trường làm việc, những thói quen hoặc những kỳ vọng mà nhân viên mong đợi cũng khiến họ xem là mối đe dọa. Hãy thử áp dụng những “chiêu thức” dưới đây để giảm bớt nỗi lo lắng và trấn an nhân viên trong khoảng thời gian mọi thứ chưa đi vào quỹ đạo mới.

1 – Lên kế hoạch tốt

Truyền thông trước, trong và sau giai đoạn chuyển đổi rất quan trọng. Quá trình truyền thông phải được xây dựng mang tính chiến lược, tránh những phát ngôn không đúng thời điểm khiến nhân viên lo lắng.

Kế hoạch của bạn sẽ bao gồm các giai đoạn truyền thông ra sao, khi nào công ty sẽ thông báo về những thay đổi? Khi nào công ty sẽ liên hệ với bộ phận bị ảnh hưởng và khi nào thông báo công khai? Thông điệp của mỗi giai đoạn sẽ như thế nào? Bạn sẽ truyền tải thông điệp bằng hình thức nào?

Tất nhiên bạn cần lên các phương án xử lý ngay lập tức khi tin tức rò rỉ hoặc có những tin đồn thất thiệt. Lý tưởng nhất là cố gắng không thực hiện quá nhiều thông báo đột ngột cùng một lúc. Hãy trải các thông báo từng bước để nhân viên từ từ đón nhận và làm quen với những điều mới mẻ.

Hãy chắc chắn kế hoạch truyền thông của bạn ưu tiên những thông tin mang tính động viên, thấu hiểu và tạo động lực cho nhân viên để họ tin tưởng và cùng bước tiếp, đồng hành với những thay đổi.

2 – Tránh những thông báo vào phút cuối

Nhiều người nghĩ rằng, việc cung cấp thông tin vào những “phút chót” là cách tốt nhất giảm sự tức giận và phản kháng từ nội bộ. Nhưng đây là quan điểm sai lầm, một chiến lược phản tác dụng. Thay đổi là điều mọi người cần thời gian để làm quen, do đó hãy chuẩn bị mọi thứ thật chu đáo trước khi truyền thông cho nhân viên về những điều sẽ diễn ra.

3 – Lắng nghe ý kiến của nhân viên

Để giảm bớt những căng thẳng của nhân viên trước thay đổi, hãy cho phép họ được tham gia đóng góp ý kiến trong quá trình đó. Hãy lắng nghe và tôn trọng tiếng nói của nhân viên trong mọi vấn đề. Tất nhiên, bạn phải là người “nắm đằng chuôi”, nghĩa là bạn phải đảm bảo những gì có thể thương lượng và những gì là điều không thể thay đổi. Trong những thời điểm nhạy cảm, việc tăng cường giao tiếp hai chiều là cách tốt nhất.

4 – Hãy rõ ràng và minh bạch

Hãy cung cấp đầy đủ thông tin, một cách minh bạch và rõ ràng nhất. Đây là cách duy nhất giúp dập tắt tin đồn và sự lo lắng về những thay đổi. Hãy đảm bảo mọi thông tin đều được họ biết đến và họ có đủ thông tin để nói chuyện với người thứ ba nhằm xóa tan mọi nhầm lẫn. Đây là cách ông chủ Facebook đã làm rất tốt trong scandal rò rỉ thông tin giữa năm 2018.

5 – Đào tạo, hướng dẫn tận tình

Đừng chờ đợi nhân viên yêu cầu được giúp đỡ, hãy chủ động hướng dẫn hoặc đào tạo họ về những quy trình mới, hệ thống mới hay bất cứ những thay đổi mới.

Nhân viên cần được biết những gì đang xảy ra và họ cần được đào tạo để hiểu và thích nghi với những thay đổi. Đừng quên những chi tiết từ logo mới, nhận diện thương hiệu mới của doanh nghiệp, văn phòng mới hay những giá trị cốt lõi hay nét văn hóa được làm mới như thế nào. .

6 – Đi từ riêng tư đến công khai

Đối với những nhân viên hoặc các phòng ban có liên quan, hãy nói chuyện với họ trước khi có những thông báo công khai. Hãy cho họ biết về thời điểm các tin tức này sẽ được thông báo công khai. Bởi việc đi theo quy trình ngược lại, công khai mọi thứ trước khi thông báo riêng cho những người hoặc những bên liên quan. Sự thiếu tôn trọng này có thể nhanh chóng đè bẹp tinh thần của nhân viên.

Có thể thấy, mọi giai đoạn thay đổi đều mang đến những khó khăn trong việc thích nghi cho bất cứ ai hoặc bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên nếu bạn có kế hoạch tốt, luôn minh bạch và cởi mở dựa trên sự tôn trọng nhân viên, đó sẽ là chìa khóa giúp bạn thành công trong khoảng thời gian biến động này.

Mai Trinh