Câu chuyện cuối năm của người làm truyền thông nội bộ

Trong những ngày cuối tháng 12 bận rộn, với mong muốn đem lại những góc nhìn chân thực nhất về truyền thông nội bộ tới các bạn độc giả, phóng viên Blue C đã tìm đến 05 cá nhân với 05 câu chuyện của riêng họ. Họ đến từ 05 doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, nhưng ở họ có một từ khóa chung nhất, đó là TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ. Cùng xem họ chia sẻ những dấu ấn, câu chuyện gì về truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp mình trong năm qua, cũng như những mong muốn nào dành cho công việc họ đang gắn bó thông qua bài phỏng vấn sau.

DẤU ẤN TÂM ĐẮC NHẤT VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ NĂM 2020

Blue C: Dấu ấn nào về truyền thông nội bộ của doanh nghiệp anh/chị trong năm vừa qua khiến anh/chị tâm đắc nhất?

Chị Thảo – Shinhan Bank: “Năm 2020 thật sự là một năm đầy biến động và nhiều thử thách đặt ra khi dịch Covid-19 xuất hiện. Từ những ngày đầu, ngân hàng đã tuyên truyền rất kĩ cho toàn bộ nhân viên về mức độ nguy hiểm của dịch, các phương pháp phòng chống dịch và các biện pháp nâng cao sức khoẻ thông qua rất nhiều hình thức, như gửi tin nhắn, thông báo thường xuyên lên hệ thống nội bộ, những bộ hình ảnh tuyên truyền được thiết kế dễ thương, dễ nhớ, gần gũi theo hình linh vật của Ngân hàng. Những món quà tặng thiết thực như nước rửa tay, khẩu trang, Vitamin C được tặng tới nhân viên và đặc biệt nhất là video clip “Shinhan – Ghen Cô Vy” được thực hiện gấp rút chỉ trong 1 tuần với sự tham gia nhiệt tình của Ban giám đốc và rất nhiều đơn vị, thành viên của Shinhan. Tổng giám đốc đã có những lá thư động viên, khích lệ, những câu động viên được gửi hàng ngày vào mỗi buổi sáng, đồng thời những món quà là những cuốn sách ý nghĩa được gửi tặng bất ngờ tới mỗi nhân viên nhằm giúp họ có thêm hình thức giải trí trong những ngày thực hiện cách ly xã hội với những thông điệp tích cực được gửi gắm.”

Chị Hân – Vinatex: “Ngay trong ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ Tết âm lịch, Lãnh đạo Vinatex đã thực hiện 1 cuộc họp khẩn, thông báo về việc phòng chống dịch trên quy mô toàn Tập đoàn, cũng như lên kế hoạch sản xuất khẩu trang phòng dịch để phục vụ cho cộng đồng. Và gần như ngay lập tức, Vinatex đã có 1 video dài gần 6 phút của Tổng Giám đốc Tập đoàn, kêu gọi toàn thể CBNV Tập đoàn phải đoàn kết, cùng nhau vừa phòng chống dịch an toàn, vừa duy trì sản xuất kinh doanh hiệu quả, chia sẻ cho nhau giờ làm việc, nghỉ luân phiên… để đảm bảo tất cả mọi người đều có việc làm, đồng nghĩa với việc duy trì thu nhập, nuôi sống gia đình, đặc biệt trong giai đoạn toàn xã hội thực hiện giãn cách, cách ly… Video này đã gây được tiếng vang, không chỉ trong cộng đồng các doanh nghiệp của Vinatex, mà đã tạo hiệu ứng lan tỏa ra các ngành nghề khác và truyền cảm hứng cho Lãnh đạo các đơn vị thực hiện theo.”

Chị Ly – VDS: “Thực sự nhìn lại một năm truyền thông nội bộ của VDS thì đúng là đi từ không có gì lên thành có gì. Trong quá trình từ đầu năm 2020, VDS chưa hình thành được bất kì hệ thống, cộng tác viên, kênh, chiến lược TTNB. Nếu tính dấu ấn lớn nhất thì chính là VDS đã hình thành được một bộ máy từ quy chuẩn, quy chế, chiến lược, hệ thống cộng tác viên, phân bổ nguồn lực nội bộ trong năm 2020.”

Chị Hương – Esoft: “Dấu ấn đáng nhớ nhất về truyền thông nội bộ của Esoft Vietnam trong năm qua chính là chương trình “Hãy nói lời yêu thương”, kết hợp giữa truyền thông nội bộ và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Chương trình này nhằm quảng bá cho kênh loa phát thanh mới của công ty và cũng giúp thúc đẩy 2 giá trị cốt lõi của Esoft “Quan tâm” và “Cởi mở”. Trong thời gian diễn ra chương trình, các nhân viên trong công ty được khuyến khích viết những lời cảm ơn lên các tấm thiệp đã được chuẩn bị sẵn cho người đồng nghiệp đã giúp đỡ mình, hoặc gửi tặng bài hát qua radio. BTC sẽ giúp gửi những tấm thiệp cảm ơn cùng 1 món quà nhỏ cho người nhận và phát những số radio đặc biệt vào thứ Sáu để chia sẻ những lời cảm ơn, lời bày tỏ và nhiều tình cảm khác. Với hơn 200 phần quà và hơn 100 bài hát được gửi đi trong 3 tuần tổ chức, chương trình đã thực sự thành công và để lại dấu ấn đậm nét với toàn thể nhân viên công ty.”

THÁCH THỨC LỚN NHẤT VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ NĂM 2020

Blue C: Theo anh/chị, khó khăn/thách thức lớn nhất trong năm vừa qua về truyền thông nội bộ mà anh/chị đã cùng doanh nghiệp mình trải qua là gì?

Chị Hân – Vinatex: “Chúng tôi hầu như không gặp phải thách thức gì lớn, thậm chí có thể coi đây là năm mà hoạt động truyền thông nội bộ của Vinatex thành công nhất. Trong khó khăn, chúng tôi đã cùng nhau sáng tạo thêm được nhiều sản phẩm truyền thông hơn, làm theo những cách trước đây chúng tôi chưa từng làm và chăm chỉ hơn… Chúng tôi phối hợp làm việc online và offline, thay phiên nhau đến công sở. Chúng tôi làm những công việc trước đây chưa từng làm, như tham gia vào quá trình phân phối khẩu trang trong nước, xuất khẩu khẩu trang ra nước ngoài, thực hiện các video PR cho sản phẩm bằng nhiều thứ tiếng, giảm giá đơn hàng nhằm góp phần duy trì việc làm và thu nhập cho người lao động… Tất cả những hoạt động này đã giúp CBNV thấu hiểu nhau hơn, chia sẻ chung trách nhiệm và cùng nhau hoàn thành một mục tiêu: Duy trì Tập đoàn hoạt động hiệu quả.”

Chị Trinh – Sun Group: “Thách thức với truyền thông nội bộ là làm sao để có thể đảm bảo truyền thông nội bộ giữ được “nhiệt” cho CBNV, giúp họ có thể hiểu – tin tưởng – hành động và lan tỏa theo những giá trị tốt đẹp của Tập đoàn. Làm tốt vai trò của Truyền thông nội bộ trong giai đoạn khó khăn này sẽ góp phần “biến nguy thành cơ”, tăng thêm niềm tự hào, sự đoàn kết, gắn bó của CBNV với Tập đoàn, giúp các thành viên nâng cao năng suất lao động, tinh thần làm việc tích cực hơn, lạc quan vào tương lai. Năm 2020 dù hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng nặng nề song cũng là một năm thực sự ý nghĩa với Người Sun Group và bản thân tôi nói riêng.”

Chị Ly – VDS: “Khó khăn thì nhiều lắm nhưng nếu chọn một cái khó khăn nhất thì đó là về mặt nguồn lực, vì nó có quá nhiều việc cần phải làm về truyền thông nội bộ cho một Tổng công ty. Trong mảng này chỉ có một mình tôi phụ trách chính và sếp là người chỉ đạo trực tiếp. Nhưng sếp thì cần phải quan tâm nhiều mảng khác nhau nên thực ra người mà giám sát toàn bộ, chạy tin tức từ trên xuống dưới thì chỉ có một mình tôi. Vì vậy việc giới hạn nguồn lực khiến rất nhiều hoạt động muốn thực thi cho truyền thông nội bộ không thể làm được và bị trượt những mục tiêu, dự định, timeline mà mình muốn làm.”

ƯU TIÊN SỐ MỘT CHO TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ NĂM 2021

Blue C: Trong năm 2021 tới, giữa rất nhiều sự lựa chọn quan trọng, truyền thông nội bộ của doanh nghiệp anh/chị dự định sẽ đặt ưu tiên số một là gì?

Chị Thảo – Shinhan Bank: “Xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc, lý tưởng. Mình tập trung vào sự tham gia của nhiều đối tượng nhân viên khác nhau vào văn hoá, hoạt động của tổ chức để mọi người đều có cơ hội trải nghiệm văn hoá nơi họ làm việc, có hiểu, có cảm được thì mọi người mới thấy gắn bó hơn. Việc chú trọng tính giải trí và tinh thần tập thể vì cái chung cũng luôn là hai yếu tố quan trọng mà mình luôn hướng tới. Nếu có thể giúp mọi người cảm thấy thoải mái, vui vẻ ngay ở nơi làm việc của mình cũng như tăng tương tác, tinh thần đồng đội, sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau cũng sẽ giúp cho mọi người thấy có động lực để làm việc hơn.”

Chị Ly – VDS: “Truyền thông nội bộ năm tới của VDS sẽ phải kể nhiều hơn những câu chuyện liên quan đến sản xuất kinh doanh. Điểm yếu của truyền thông nội bộ là chưa truyền tải được nhiều và hết những câu chuyện này. Sản xuất kinh doanh không chỉ là số liệu, báo cáo kết quả tháng này làm được cái gì, mà còn là những thông tin về sản phẩm dịch vụ có ý nghĩa với con người, hoặc là những sản phẩm, dịch vụ mà VDS đang làm thay đổi cuộc sống. Đó là những câu chuyện liên quan đến tiến độ, chất lượng sản phẩm, dịch vụ. “Chúng tôi tự hào là chúng tôi thay đổi cái này, thay đổi cái kia để công ty anh áp dụng vào để thay đổi gia tăng năng suất” chẳng hạn. Những cái đó thì họ có thể chỉ biết trong bộ phận của họ thôi nhưng nếu bộ phận truyền thông nội bộ không đứng ở giữa để truyền tải những thông tin khác đi thì người bộ phận này không thể biết người bộ phận khác làm gì.”

Chị Hương – Esoft: “Với năm 2021, Esoft sẽ định hướng khách hàng hơn và sẽ hướng đến việc hỗ trợ kinh doanh của công ty. Do đó, Esoft sẽ đặt ưu tiên vào việc phát triển Employer Branding cho nội bộ và hỗ trợ phát triển giá trị “Chất lượng” –“ key selling point” của Esoft.”

MONG MUỐN CẤP THIẾT NHẤT VỚI TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ NĂM 2021

Blue C: Trong năm 2021 tới, truyền thông nội bộ của doanh nghiệp anh/chị mong muốn sẽ xây mới, phát triển hoặc cải tiến như thế nào các kênh/hoạt động/quy trình… để tạo ra sự khác biệt?

Chị Thảo – Shinhan Bank: “Tôi muốn nâng cấp các hoạt động truyền thong nội bộ hiện tại lên mức chuyên nghiệp hơn nữa. Bản thân truyền thông nội bộ phải nắm bắt những hình thức tiếp cận thông tin mới nhất và đáp ứng nhu cầu của nhân viên trong tổ chức một cách nhanh nhất, tức là mình phải tìm tòi, phân tích và hiểu được mọi người đang muốn gì, theo xu thế nào. Bên cạnh việc đầu tư công nghệ vào các công cụ truyền thông nội bộ, việc thiết lập một đội ngũ chuyên môn cao, có khả năng sản xuất tin tức nhanh chóng, đầy đủ, chính xác cũng là điều nên chú trọng. Đây cũng là một trong những chiến lược phát triển truyền thông nội bộ hiện tại của tôi trong năm tới.”

Chị Hân – Vinatex: “Trong năm tới, chúng tôi sẽ ưu tiên xây dựng một kênh thông tin mở để có thể ghi nhận được ý kiến của nhân viên, vì trong bối cảnh đại dịch Covid-19, mục tiêu lớn lao nhất của chúng tôi chỉ là duy trì được đội ngũ và chúng tôi đã làm được. Không phải quá lời, nhưng đối với Vinatex, đã từ lâu CBNV – người lao động là tài sản quý giá nhất và chúng tôi luôn có nhu cầu được lắng nghe nhân viên, để từ đó phát triển doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh hơn nữa.”

Chị Hương – Esoft: “Esoft sẽ đẩy mạnh hơn về các quy trình truyền thông nội bộ để đảm bảo tính minh bạch, nhất quán thông tin. Quy trình này sẽ được áp dụng với tất cả các kênh truyền thông và đặc biệt với kênh quản lý. Việc vận hành và quản lý chặt chẽ quy trình này sẽ giúp hạn chế tối đa các thông tin không chính thống trong nội bộ, đồng thời sẽ tăng cường gắn kết giữa bộ phận và các phòng ban, cải thiện trải nghiệm nhân viên và tăng tương tác đa chiều trong công ty.”

KHOẢNH KHẮC ĐÁNG NHỚ ĐỂ YÊU THÊM TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

Năm 2020 đã sắp khép lại, hãy chia sẻ với Blue C một khoảnh khắc đáng nhớ khiến anh/chị cảm thấy yêu hơn công việc truyền thông nội bộ này.

Chị Thảo – Shinhan Bank: “Thật ra, làm truyền thông nội bộ có đôi lúc mình cảm thấy như một người nghệ sĩ chơi nhạc. Có nốt trầm, có nốt bổng. Có lúc mình phải tìm cách làm cho mọi người thấy thật vui, thật hào hứng. Có lúc mình phải tìm cách làm sao đó để mọi người hiểu hơn một vấn đề nào đó, cảm thông hơn, chia sẻ và đồng điệu hơn với tổ chức họ đang cống hiến cũng như lan toả được tinh thần ấy cho những người đồng nghiệp xung quanh. Mình nhớ rõ khoảng thời gian cuối tháng 03/2020, khi mà hàng ngày những trang tin cập nhật số người nhiễm bệnh, nơi nhiễm bệnh, số người chết do Covid-19…tinh thần mọi người đi làm cũng hoang mang, không khí chùng xuống hẳn. Ban Giám đốc cùng bộ phận Văn hoá doanh nghiệp đã họp gấp để thực hiện nhanh hoạt động “Tặng sách”. Với rất nhiều bạn hỗ trợ, chúng tôi đã mua hơn 2.000 cuốn sách với chủ đề khác nhau mang nội dung tích cực kèm theo tuýp Vitamin C. Tất cả được gói ghém chỉn cho trong chiếc túi giấy xinh xắn kèm theo tấm thiệp với thông điệp ý nghĩa. Hơn 2.000 phần quà đó được bí mật đặt lên bàn của mỗi người sau khi tan ca, và sang sớm hôm sau khi đến cơ quan, có người đã bật khóc vì cảm động, có biết bao nụ cười được nở trên môi khi sự quan tâm, động viên của tổ chức đã chạm được vào trái tim của những người nhân viên. Mọi người nhắn tin, post Facebook để khoe và không quên dành những lời cảm ơn chân thành cho Shinhan. Đó cũng chính là động lưc để cho những người làm truyền thông nội bộ, văn hoá doanh nghiệp có thêm sức mạnh để tiếp tục cống hiến và là những người truyền lửa cho doanh nghiệp của mình.”

Chị Hân – Vinatex: “Giữa tháng 10, nhân dịp kỉ niệm ngày 20/10 và cũng may mắn đã một thời dài Việt Nam không có ca lây nhiễm mới trong cộng đồng, chúng tôi đã tổ chức teambuilding cho CBNV Tập đoàn tại Vĩnh Phúc. Có lẽ đây là một khoảng thời gian quý giá, vì chúng tôi – bạn trẻ nhất sinh năm 1996 và cô/chú đã về hưu – đã chia làm 4 đội để cùng nhau chơi đùa, hát ca, ôn lại các kỷ niệm và có những bức ảnh thật đẹp. Những ngày sau đó, chúng tôi còn cùng nhau nói mãi về chuyến đi ngắn này và mọi người đều nhận xét rằng, đây là chuyến đi vui nhất từ trước tới nay. Với những người làm truyền thông nội bộ, niềm vui của CBNV chính là niềm hạnh phúc của chúng tôi.”

Chị Trinh – Sun Group: “Hơn một năm công tác tại Sun Group, tôi có cơ hội được tiếp xúc và lắng nghe đa dạng các câu chuyện về Người Sun Group trên khắp các vùng miền cả nước, đồng thời được lan tỏa những giá trị văn hóa tốt đẹp của Tập đoàn trên các kênh truyền thông nội bộ. Tôi thường ví mình như con cá được thỏa sức vùng vẫy giữa làn nước mát. Nói cách khác như “hạt mầm” được “nảy mầm và phát triển khi có môi trường thuận lợi”. Được làm việc mình thích, được ghi nhận những cống hiến trong sân chơi ấy, được truyền cảm hứng bởi những câu chuyện của tổ chức và của con người trong tổ chức, chắn chắn mình sẽ có nhiều động lực và tình yêu với công việc hơn.”

Chị Ly – VDS: “Gần đây khi tôi đi học, khi được hỏi các case study thực tế về các doanh nghiệp đang đổi mới, tôi phát hiện ra rằng mình có thể nói rất nhiều và rất tự hào về những sứ mệnh và những gì Viettel hay VDS đang làm. Tôi nhận ra mình có thể tự hào kể như vậy là vì mình đang làm truyền thông nội bộ, mình có thể coi là người được nắm thông tin nhiều và thường xuyên nhất của Tổng công ty. Từ câu chuyện cá nhân đó, tôi nghĩ về hành trình của một nhân viên ở Viettel họ cũng sẽ có thể giống mình. Khi truyền thông nội bộ cung cấp đủ cho họ những thông tin, dữ liệu thì tự khắc những thông tin dữ liệu đó sẽ đi vào đời sống của họ để họ cảm thấy tự hào hơn, gắn kết hơn với công ty. Họ tự hào khi được trở thành một phần của bộ máy, của công ty này và lớn hơn là một phần của việc thay đổi xã hội.”

Chị Hương – ESOFT: “Có lẽ điều khiến bất cứ người làm truyền thông nội bộ nào cảm thấy yêu công việc của mình hơn cũng sẽ là những nụ cười, những khoảnh khắc thấy các đồng nghiệp khác yêu thích những trải nghiệm mà mình mang đến. Cũng trong hoạt động “Hãy nói lời yêu thương” trong năm nay, khi tôi chuyển lời cảm ơn đến một chị đồng nghiệp nổi tiếng nghiêm túc trong công ty, chị ấy đã giật nảy mình và “nhảy cẫng lên” vì vui mừng, chị ấy cũng cảm thấy rất bất ngờ khi có người gửi lời cảm ơn đến mình. Khoảnh khắc ấy, tôi cảm thấy mọi công việc mình đang làm đều có ý nghĩa, mọi nỗ lực đều thật xứng đáng.”

Biên tập: Kim Oanh – Mai Nhi

Thiết kế: Tuấn Dũng