Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ – Nên và không nên làm gì?

Để tạo sự đồng lòng trong nội bộ, phát huy nội lực vốn có một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hợp lý. Chiến lược truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, ưu tiên quan trọng, đảm bảo các hoạt động, nội dung nhất quán với giá trị của tổ chức. Để xây dựng chiến lược phù hợp, hiệu quả, hãy chú ý 5 điều nên làm và 5 điều cần tránh dưới đây nhé.

NÊN

Chú trọng chất lượng

Khi xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ, một số người thường bỏ qua yếu tố chất lượng mà chỉ tính KPI dựa vào số lượng bài viết, dẫn đến nhiều bài viết lan man, thiếu trọng tâm. Nội dung truyền thông cần phải rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề, tránh dài dòng, gây mất thời gian của người đọc. Việc thiết kế cũng cần nhấn mạnh rõ thông điệp, thể hiện màu sắc riêng của tổ chức. Hay các nền tảng, kênh truyền thông cần kiểm tra cẩn thận trước khi đưa tin để đảm bảo quá trình truyền thông không bị gián đoạn. 

Nhắc lại thông điệp nhiều lần

Một sai lầm phổ biến là nhiều người làm truyền thông nội bộ cho rằng chỉ cần sử dụng một thông điệp sẽ tiếp cận được mọi đối tượng. Tuy nhiên công ty quy mô càng lớn, việc truyền tải thông tin càng khó khăn hơn vì mỗi người có cách hiểu khác nhau, làm việc ở môi trường khác nhau. Chỉ nhắc đến thông điệp một lần trên một tấm poster hay qua một bức thư của lãnh đạo là không đủ. Việc nghiên cứu các nhóm đối tượng và truyền tải thông điệp qua nhiều kênh sẽ nhấn mạnh thông điệp một cách mạnh mẽ.

Xây dựng nhóm hạt nhân văn hóa

Một trong những yếu tố tạo nên chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả là có sự tham gia của các hạt nhân văn hóa. Đó là các thành viên ở các đơn vị khác nhau đóng vai trò là “đầu tàu”, kết nối các thành viên vào hoạt động chung của tổ chức. Họ sẽ người góp ý, tư vấn để lãnh đạo đơn vị truyền thông hiệu quả hơn và đảm bảo những mục tiêu của tổ chức không bị chệch đi trong giai đoạn xáo trộn. 

Yêu cầu phản hồi

Việc đo lường, thu thập phản hồi sau mỗi chiến dịch truyền thông sẽ đảm bảo người làm truyền thông nội bộ đánh giá được yếu tố nào hiệu quả, yếu tố nào không để có điều chỉnh kịp thời. Liệu thông điệp truyền đi có được mở ra không? Mọi người có hiểu và thực hành theo điều đó không? Dữ liệu chính là chìa khóa giúp người làm truyền thông nội bộ trả lời những câu hỏi đó.

Sẵn sàng cho khủng hoảng

Những xáo trộn bên ngoài gần đây đã biến việc chuẩn bị cho khủng hoảng trở thành nhiệm vụ tất yếu trong mọi chiến lược truyền thông nội bộ. Khi xây dựng chiến lược cho năm, người làm truyền thông nội bộ cần chú ý đến các phương án dự phòng cho những thay đổi bất ngờ. Điều đó sẽ đảm bảo đội ngũ nhân viên sẽ luôn giữ vững tinh thần ngay cả trong tình thế bất ổn và sẵn sàng đối phó với những thử thách mới. 

KHÔNG NÊN

Cho rằng sự thay đổi luôn được chào đón

Những thay đổi mà cấp trên hào hứng chưa chắc nhân viên cấp dưới có cảm nhận tương tự. Họ có thể cảm thấy e ngại khi những thay đổi đó sẽ làm gián đoạn công việc của họ. Khi truyền thông về sự thay đổi, người làm truyền thông nội bộ cần nhận thức được những rào cản vô hình để đưa ra giọng điệu phù hợp. Chẳng hạn như khi sản phẩm mới ra mắt có doanh thu không cao sẽ không phải tin vui đối với một số cửa hàng bán lẻ nên cần tránh truyền thông theo hướng quá tích cực.

Phụ thuộc vào một kênh duy nhất

Những công nhân trong nhà máy chẳng mấy khi truy cập vào trang nội bộ của công ty hay những bảng tin trong văn phòng rất khó để tiếp cận đến những người tài xế thường xuyên di chuyển trên đường. Do đó, nếu truyền thông nội bộ chỉ phụ thuộc vào một kênh duy nhất mà không phân tích kỹ nhu cầu của các nhóm đối tượng sẽ khiến một số người bị bỏ sót, cảm thấy bị bỏ quên.

Suy đoán dựa trên cấp bậc

Một số người làm truyền thông nội bộ thường dựa vào suy đoán của bản thân để cung cấp các thông tin theo từng nhóm. Cụ thể như những người làm tại các cửa hàng bán lẻ thường bị cho là sẽ không quan tâm đến bức tranh lớn của doanh nghiệp. Hoặc những lãnh đạo cấp cao không mấy để tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên. Vai trò của truyền thông nội bộ phải là gắn kết tất cả cá nhân thành một tập thể, đảm bảo mọi đối tượng được nhận thông tin một cách công bằng cho dù ở vị trí, cấp bậc nào.

Thiếu “gia vị” vui nhộn

Đôi khi một bản báo cáo tài chính quá nhiều số liệu hay một trang tin quá dài sẽ khiến người đọc cảm thấy khô khan, nhàm chán. Nếu chỉ quá chăm chăm truyền tải đúng, đủ thông tin, người làm truyền thông nội bộ sẽ đánh mất đi “khán giả” của mình. Chiến lược truyền thông hiệu quả là khi có sự kết hợp giữa các thông tin về sự kiện, mục tiêu của doanh nghiệp với những thành tích của cá nhân hay những khoảnh khắc đời thường vui vẻ tại văn phòng. Một khảo sát nhanh hay minigame cũng là cách cần thiết để lôi kéo mọi người tương tác.

Kiểm soát mọi thông tin

Các thông tin truyền đi trong nội bộ không phải lúc nào cũng có thể kiểm soát theo đúng chiến lược đã vạch ra. Với những tình huống đó, công ty cần đưa các thông điệp truyền thông một cách nhất quán, rõ ràng, tránh những hiểu lầm, đồn thổi sai lệch. Tất nhiên không phải theo dõi mọi hoạt động nhưng hãy dành thời gian cho những chiến dịch quan trọng. 

Vân Anh (Theo Talkfreely)