05 chiến lược giúp xóa bỏ silo trong bối cảnh VUCA

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại với nhiều biến động và phức tạp, việc duy trì tính đổi mới và phát triển liên tục là một thách thức lớn đối với các tổ chức. Sự xuất hiện của silo – những rào cản trong nội bộ tổ chức – càng khiến cho quá trình hợp tác và đổi mới trở nên khó khăn hơn. Bài viết này sẽ giới thiệu 5 chiến lược quan trọng giúp xóa bỏ silo, thúc đẩy văn hóa hợp tác và sáng tạo, từ đó giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức của thời đại VUCA (Biến động, Bất định, Phức tạp, Mơ hồ) để phát triển bền vững.

Silo là rào cản giữa các nhóm khác nhau trong một tổ chức. Silo xảy ra vì nhiều lý do, như sự khác biệt về văn hóa, giá trị, ưu tiên, mục tiêu… 

Bất kể là vì nguyên nhân gì, silo đều có thể tạo ra những kết quả tiêu cực cho các tổ chức hoạt động trong môi trường kinh doanh phức tạp và thay đổi nhanh chóng. Ví dụ như ra quyết định kém, sử dụng tài nguyên không hiệu quả và bỏ lỡ cơ hội.

Trong khi đó, thời đại VUCA buộc các doanh nghiệp phải liên tục thích ứng và không ngừng đổi mới, sáng tạo. Đổi mới không phải là nhiệm vụ của riêng bộ phận nào. Đổi mới không thể xảy ra trong môi trường tách biệt. Các tổ chức cần phá bỏ silo – rào cản hợp tác trong tổ chức – thúc đẩy văn hóa hợp tác và sẵn sàng đối phó với thách thức.

Dưới đây là các chiến lược khuyến khích hợp tác và đổi mới giữa các nhóm và phòng ban

Xây dựng tầm nhìn và mục đích chung

Khi các tổ chức xác định được tầm nhìn rõ ràng cho các dự án và chia sẻ tới toàn bộ nhân viên, sẽ tạo ra được mục tiêu chung, thúc đẩy sự hợp tác và phá bỏ các rào cản silo ngăn cách giữa các nhóm.

Amazon đã áp dụng phương pháp này, khi các nhóm đa chức năng làm việc hướng đến mục tiêu chung, tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Mỗi nhóm được yêu cầu soạn thảo một thông cáo báo chí giả định cho sản phẩm mới, giải thích những lợi ích mà sản phẩm mang lại cho khách hàng, kèm theo một câu trích dẫn truyền cảm hứng về lý do sản phẩm được phát triển.

Quy trình “làm việc ngược” này đã giúp Amazon phát triển thành công các sản phẩm nổi tiếng như máy đọc sách Kindle, loa thông minh Echo và dịch vụ web AWS. Thông cáo báo chí giả định trở thành bộ lọc, giúp các nhà quản lý sản phẩm, nhà thiết kế, kỹ sư và các bên liên quan khác nắm bắt được mức độ mong muốn, tính khả thi và tiềm năng của sản phẩm, từ đó quyết định sản phẩm nào sẽ được tiếp tục phát triển.

Mô hình minh hoạ phương pháp làm việc ngược của Amazon, từ mục tiêu chung, các bộ phận quay ngược trở lại, cùng nhau tìm kiếm giải pháp và từng bước thực thi

Tạo ra môi trường khuyến khích làm việc nhóm

Để khuyến khích sự hợp tác giữa các silo, các tổ chức cần xây dựng một văn hóa coi trọng và khen thưởng sự hợp tác. Điều này đồng nghĩa với việc tạo ra một môi trường khuyến khích làm việc nhóm, thử nghiệm, giao tiếp cởi mở và chia sẻ tri thức.

Goldman Sachs đã thành lập Nhóm Tài chính bền vững (SFG) như một phần của sáng kiến “One Goldman Sachs”. Nhóm khuyến khích các tổ chức và doanh nghiệp áp dụng các tiêu chuẩn công khai, minh bạch về biến đổi khí hậu và ESG (Môi trường, Xã hội và Quản trị). Ngoài ra, họ còn phát triển các công cụ dữ liệu mở để hỗ trợ quá trình chuyển đổi bền vững, từ đó tăng cường giao tiếp và chia sẻ tri thức giữa các bên liên quan. Cách tiếp cận này sau đó được các đối thủ trong ngành như Ngân hàng đầu tư đa quốc gia UBS áp dụng. Điều thú vị là sáng kiến này không chỉ xuất phát từ nhu cầu của khách hàng, mà còn do bộ phận quản lý tài sản tập trung ngày càng nhiều vào việc đầu tư theo các tiêu chí ESG (Môi trường, Xã hội và Quản trị) để đáp ứng nhu cầu thị trường.

Tăng cường giao tiếp, chia sẻ tri thức giữa các bên liên quan để cùng thực hiện các nhiệm vụ ESG đã và đang giúp Goldman Sachs thực hiện mục tiêu “One Goldman Sachs”

Yêu cầu đầu tư theo các tiêu chí bền vững và ESG sau đó đã được mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác và trở thành nhiệm vụ cốt lõi của toàn bộ ngân hàng Goldman Sachs.

Tương tự, Allbirds, công ty sản xuất giày chủ yếu làm từ len có nguồn gốc bền vững, đã thành lập một Lực lượng Đặc nhiệm về Dấu chân Carbon. Lực lượng tập hợp nhân viên từ các bộ phận khác nhau để phát triển và thực hiện các chiến lược giảm phát thải carbon của công ty. Sự hợp tác liên chức năng này phù hợp với sứ mệnh của Allbirds trong việc tạo ra các sản phẩm bền vững và giảm thiểu tác động đến môi trường.

Các chỉ số hiệu suất (KPIs) của nhân viên Allbirds được hình thành tự nhiên trong nền văn hóa hợp tác, nhấn mạnh sự đa dạng, bình đẳng, hòa nhập và cảm giác thuộc về (DEIB). Trong đó, nhân viên – được Allbirds coi là “đàn chim” – đóng vai trò là những cổ đông quan trọng của công ty.

Xây dựng và hỗ trợ các nhóm đa chức năng

Big Pharma từ lâu đã trở thành mục tiêu của các công ty khởi nghiệp, những công ty mong muốn phá vỡ ngành công nghiệp mà chi phí nghiên cứu và phát triển luôn ở mức “khổng lồ,” trong khi tỷ suất lợi nhuận trung bình chỉ đạt 3%, một con số khá khiêm tốn.

Như nhiều công ty trong ngành dược phẩm, BenevolentAI – công ty sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích dữ liệu lớn trong quá trình phát triển thuốc – áp dụng các nhóm làm việc đa chức năng để thử thách mô hình truyền thống của Big Pharma. Trong một nhóm như vậy, có thể có một kỹ sư, chuyên gia AI, chuyên gia giao diện người dùng, nhà hóa học, nhà sinh học và nhà khoa học dữ liệu, tất cả đều phối hợp làm việc với nhau nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể, dưới sự định hướng rõ ràng từ một mục tiêu chung.

Đầu tư vào công cụ và công nghệ hỗ trợ hợp tác

Có nhiều công cụ và công nghệ giúp thúc đẩy sự hợp tác giữa các silo, bao gồm phần mềm quản lý dự án và không gian làm việc chung. Trước đây, khoảng cách địa lý hoặc chênh lệch múi giờ có thể là rào cản cho sự hợp tác, nhưng các nền tảng hội nghị trực tuyến như Zoom, MS Teams hoặc BlueJeans (được công ty thực phẩm đa quốc gia Danone sử dụng) đã cung cấp các công cụ như chia sẻ màn hình để loại bỏ những trở ngại này.

Zoom, MS Teams hay BlueJeans là những nền tảng hội nghị trực tuyến, giúp hỗ trợ trao đổi, hợp tác giữa các bộ phận

Gia tăng cơ hội đào tạo và phát triển cho nhân viên

Sự đổi mới có thể được thúc đẩy thông qua các chương trình đào tạo và phát triển. Đặc biệt trong bối cảnh Cách mạng 4.0 đang diễn ra, nơi mà ranh giới giữa làm việc và học tập ngày càng trở nên mờ nhạt nhờ vào việc chia sẻ tri thức. “Cohort learning/Học tập theo nhóm” phi chính thức là một ví dụ điển hình.  Cohort learning diễn ra khi nhân viên cùng hợp tác trong môi trường thúc đẩy sự sáng tạo, thử nghiệm và trao đổi ý tưởng mà không lo bị phán xét. 

Công ty Patagonia tại California – chuyên sản xuất trang phục ngoài trời – cung cấp nhiều chương trình và nguồn tài nguyên giúp nhân viên phát triển kỹ năng mới và phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban khác nhau. Công ty tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ cũng như các chương trình hội thảo về phát triển lãnh đạo, kỹ thuật, ESG. Các hoạt động này khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng và cùng nhau thực hành, tạo ra sự đổi mới và gia tăng hiệu quả.

Để được tư vấn và thiết kế chương trình xóa bỏ silo, thúc đẩy hợp tác, tăng cường đổi mới dành riêng cho doanh nghiệp bạn, vui lòng liên hệ Blue C:

Phone: (+84)24 7303 2388

Email: info@bluec.vn