Để học tập trở thành một phần của công việc hàng ngày

Khi tự động hóa, AI và nhiều mô hình làm việc sáng tạo hối hả gia nhập “vũ trụ” kinh doanh, việc liên tục học hỏi, tích lũy kiến thức đã trở thành một yếu tố bắt buộc của mỗi con người để “sống sót” trong nền kinh tế. 80% các CEO hiện tin rằng nhu cầu về các kỹ năng mới là thách thức kinh doanh lớn nhất của họ. Đối với nhân viên, nghiên cứu hiện nay cho thấy, cơ hội phát triển đã trở thành yếu tố quan trọng thứ hai trong thang đánh giá của một “nơi làm việc hạnh phúc”.

Tính cấp thiết của công việc luôn lấn át sự xa xỉ của việc học. Theo nghiên cứu của Havard Business Review kết hợp thực hiện với LinkedIn, số liệu đã chỉ ra: nhân viên văn phòng đang lãng phí một phần ba thời gian trong ngày của họ vào những email ít hoặc không liên quan gì đến công việc của họ. Ngoài việc đào tạo tuân thủ bắt buộc, cổng thông tin học tập truyền thống của nhiều doanh nghiệp hiếm khi được sử dụng, thậm chí là khó sử dụng. 

Tính cấp thiết của công việc luôn lấn át sự xa xỉ của việc học.

Trung bình, những người lao động tri thức chỉ dành ra năm phút để học chính thức mỗi ngày, khi họ đều bị cuốn vào dòng chảy công việc dày đặc. Vì vậy, làm thế nào chúng ta có thể biến việc học trở thành một phần của dòng chảy mạnh mẽ trong quy trình làm việc hàng ngày? 

Dòng chảy của công việc là gì?

Trải nghiệm của mỗi người trong công việc là khác nhau, nhưng có một số điểm chung phổ biến giữa những người lao động tri thức. Có 780 triệu người ngồi trước máy tính trong 6.5 giờ mỗi ngày. Đặc biệt, họ dành 1.8 giờ cho email, 1.2 giờ thời gian thu thập thông tin (tìm kiếm dữ liệu) và 0,9 giờ giao tiếp nội bộ (trong các cuộc họp chính thức và không chính thức). Trong 6.5 giờ đó, ước tính những nội dung chia sẻ trực tuyến mang tính giáo dục hoặc cập nhật thông tin chiếm gần 40%.

Bên cạnh đó, hầu hết chúng ta đều tìm kiếm dữ liệu, sự kiện, thông tin ở nhiều lĩnh vực khác nhau, sau đó chia sẻ nó với những người khác. Trên thực tế, 38% nội dung được chia sẻ trực tuyến là mang tính giáo dục hoặc thông tin.

Vì vậy, làm thế nào chúng ta có thể sử dụng luồng công việc để thúc đẩy học tập? Hãy cùng xem xét điều này từ góc độ của cá nhân (học từ dưới lên) và sau đó từ góc độ của công ty (học từ trên xuống).

Học từ dưới lên: Tự học

Chúng ta có thể làm gì để học hỏi, tích lũy thêm kiến thức mới trong quá trình làm việc?  

Tập nhìn nhận mọi thứ ở nhiều góc độ, tăng khả năng nhận thức

Hãy “mạnh dạn” nhờ đồng nghiệp phản hồi về kỹ năng thuyết trình sau buổi họp.

Hãy tạo cho mình nhiều cơ hội hơn để tiếp thu kiến thức, việc này sẽ giúp bạn tăng khả năng học hỏi và phát triển. Khi trò chuyện với một chuyên gia thu mua hàng hóa, hãy chú ý và tìm hiểu các chiến thuật và kỹ thuật khi tương tác thay vì chỉ ngồi đó và lắng nghe. Bạn có thể hỏi một chuyên viên quản lý sản phẩm về các tính năng mới, hay khéo léo đưa ra câu hỏi với nhân viên bán hàng về xu hướng ngành hiện tại. Hãy “mạnh dạn” nhờ đồng nghiệp phản hồi về kỹ năng thuyết trình sau buổi họp. Đây đều là những kinh nghiệm tự đúc kết mà có, và hầu hết các đồng nghiệp sẽ sẵn sàng chia sẻ với bạn những gì họ biết.

Duy trì một danh sách học tập

Bạn trải nghiệm nhiều cơ hội học tập mỗi ngày, nhưng bạn thường phải để chúng trôi qua vào lúc này vì đang bận làm việc khác. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên lãng phí cơ hội. 

Một danh sách các khái niệm, suy nghĩ, thử nghiệm hay cả những từ vựng bạn muốn khám phá tìm thấy khi làm việc, hãy liệt kê và lưu chúng lại. Sau này, khi rảnh rỗi hoặc cần tới kiến thức đó, bạn có thể dễ dàng tìm lại, tìm hiểu sâu hơn và áp dụng vào thực tiễn. Đó có thể là một vài định nghĩa hay ho tìm thấy trong một tài liệu, một bài báo hay một sản phẩm demo. 

Sử dụng các “mẹo công nghệ” khi làm việc 

Tính năng Khám phá trong Google Docs có thể giúp bạn rất nhiều trong việc phân tích, nghiên cứu hay thậm chí là đề xuất định dạng phù hợp với ngữ cảnh. Ở thời điểm hiện tại, có nhiều công cụ hỗ trợ công việc được coi như “mẹo công nghệ” được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp: điển hình như Microsoft Teams và Slack. 

Slack là một trong những nền tảng giao tiếp nội bộ được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay.

Xen kẽ thời gian học tập vào quá trình làm việc

Hãy chia sẻ với đồng nghiệp về mong muốn và tầm quan trọng của việc học đối với bạn. Bạn cũng có thể “thương lượng” với người quản lý về một khoảng hợp lý trong tuần làm việc để có thể dành cho việc học nếu có thể.

Chọn lựa và theo dõi một vài bản tin hữu ích

Dựa trên vị trí công việc, ngành nghề và tính cách, hãy tìm hiểu một số trang báo, bản tin hay những diễn đàn chia sẻ tin tức, kiến thức mới theo mong muốn và nhu cầu của bạn. Nếu không chắc nguồn tin nào là phù hợp, hãy thử theo dõi một vài trang báo, một vài diễn đàn, một vài bản tin và tìm ra nguồn nội dung đem lại cho bạn kiến thức và cách truyền tải phù hợp nhất. 

Đóng góp tích cực, chuyên nghiệp và tử tế cho một kênh học tập

SharePoint, Slack và Teams là một số nền tảng phổ biến để trao đổi nội bộ giữa các nhân sự tại nhiều công ty hiện nay. Nếu công ty của bạn chưa có kênh học tập, hãy tạo một nơi để mọi người có thể cùng nhau học hỏi. Khi bạn chia sẻ điều gì đó mới mẻ và thú vị với đồng nghiệp trên nền tảng này, đừng chỉ đăng link. Hãy giúp mọi người hiểu lý do tại sao bạn chia sẻ nó, giải thích các khía cạnh về nội dung mà bạn ấn tượng và tại sao đó là một thông tin quan trọng. Để kiến thức được truyền tải đúng đối tượng hơn, bạn có thể gắn thẻ những người “cần” kiến thức này. Điều này không chỉ giúp ích cho đồng nghiệp, cũng không chỉ là một hoạt động thúc đẩy việc học mang lại lợi ích cho công ty của bạn, nó cũng sẽ thúc đẩy việc học của chính bạn.

Học từ trên xuống – Tự chủ nguồn kiến thức cho nhân sự trong doanh nghiệp

Khi đặt câu hỏi về dự định xây dựng các kỹ năng mới cho tương lai tới, gần hai phần ba những nhà lãnh đạo trong ngành nhân sự nói rằng, họ sẽ tuyển dụng các nhân sự đáp ứng các kỹ năng mới mà họ cần. Thực chất, chi phí này rất tốn kém. Theo đánh giá của ông Josh Bersin – nhà sáng lập của Josh Bersin Academy – học viện phát triển nhân sự chuyên nghiệp toàn cầu, đã chia sẻ: “Việc đào tạo kiến thức và kỹ năng trong nội bộ giúp doanh nghiệp giảm tới hơn sáu lần chi phí tuyển dụng họ trực tiếp từ thị trường việc làm.”

Vậy làm thế nào các tập đoàn có thể tận dụng tốt hơn luồng công việc để phát triển các kỹ năng cho nhân sự?

Đảm bảo “kho” kiến thức của công ty là chính xác và dễ sử dụng 

Khi cần tìm kiếm thông tin, nhân viên của các doanh nghiệp phần lớn sẽ tìm đến Google và Youtube – hai nguồn thông tin dồi dào bậc nhất trên internet hiện nay. 

Câu hỏi đặt ra: Tại sao các doanh nghiệp không thử và khiến cho chính những trang web, kho kiến thức nội bộ trở nên đa dạng và hữu ích hơn cho các nhân sự. Hãy xây dựng một cổng thông tin cho doanh nghiệp, nâng cao chất lượng nội dung và trải nghiệm khi sử dụng. Bạn sẽ ngạc nhiên khi nó trở nên hữu ích nhanh chóng như thế nào đối với nhân sự trong công ty. 

Nguồn kiến thức nội bộ mang đến nhiều lợi ích cho nhân sự.

Chia sẻ kiến thức và sự lan toả

Giờ đây, việc chia sẻ thông tin cũng có thể trở thành hình thức khuyến khích học tập một cách tự nhiên trên các nền tảng. Một bài viết về đàm phán các hợp đồng thương mại phức tạp được chia sẻ giữa những nhà quản lý kinh doanh cấp cao được hiển thị nhờ thuật toán, có thể sẽ được những độc giả khác quan tâm và gắn thẻ đồng nghiệp và bạn bè trên mạng xã hội. Hay thậm chí, thông tin sẽ được chia sẻ đến một cộng đồng nhân viên kinh doanh khác lớn hơn. 

“Mạng xã hội” học tập nội bộ trực tuyến trong doanh nghiệp

Tạo một không gian học hỏi trực tuyến, với sự đóng góp ý nghĩa từ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp là một trong những hình thức đào tạo phổ biến hiện nay. Các nhân sự hoặc những người có ảnh hưởng đều được khuyến khích chia sẻ kiến thức, đăng tải nội dung. Nếu những đóng góp đó đến từ những người đứng đầu trong tổ chức, thông điệp rằng học tập là điều không thể thiếu sẽ càng được chú ý hơn. Việc tích hợp một nền tảng chat cũng sẽ thúc đẩy việc trao đổi thông tin, tương tác giữa các nhân sự, hay các chatbot (chat tự động) sẽ giúp việc tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn. 

Chủ động gửi kiến thức tới chính hòm thư của nhân sự mỗi ngày

Email là một trong những nền tảng quan trọng nhất của người lao động tri thức mỗi ngày – một công cụ làm việc quan trọng để trao đổi, tiếp nhận thông tin. 

Mặc dù đó là một giải pháp không quá hào nhoáng, cũng không mới, việc sử dụng email để chia sẻ chủ động kiến thức là một trong những hình thức cần thiết và hiệu quả nhất, khéo léo đưa việc học vào công việc mỗi ngày cho nhân sự.

Hà My

(Lược dịch theo HBR)