4 bước để cải thiện tương tác với các bản tin nội bộ

Nhân viên thường phải tiếp nhận quá nhiều thông tin từ cấp trên, đồng nghiệp, đối tác và các bên khác có liên quan. Đứng trước hiện trạng “ngấy” thông tin, bản tin nội bộ cần có sự “cải tổ” nhằm tăng mức độ hào hứng cũng như giữ chân họ khi theo dõi thông tin mỗi ngày.

Viết những gì người đọc muốn xem 

Nội dung nào có thể khiến nhân viên dừng lại những việc đang làm để đọc ngấu nghiến ngay khi bản tin vừa gửi đến? Đó là những thông tin cập nhật quan trọng từng ngày mà mọi người cần đọc dưới một dạng khác thú vị hơn (như video, hình ảnh), hay những nội dung mang tính con người như các cuộc phỏng vấn nhân vật, các cuộc thi trong nội bộ… Hãy trở thành nguồn thông tin cần thiết đáng tin cậy để tạo thói quen mở bản tin cho nhân viên.

Viết đủ dài, không viết lan man

Nội dung trong bản tin cần ngắn gọn, súc tích. Hãy lược bỏ những chi tiết thừa về bối cảnh, dẫn dắt, tập trung vào những gì cần truyền thông. Bên cạnh đó, bổ sung những điều thú vị, hay kêu gọi hành động nhanh chóng để thu hút sự tương tác từ nhân viên. Bản tin nội bộ sẽ được mở ngay lập tức vì mọi người biết điều này là quan trọng và đáng giá thời gian, chứ không hề nhàm chán.

Nội dung tập trung, không lạm dụng link dẫn

Tất cả nội dung người đọc muốn biết cần được gói gọn trong một bản tin. Việc có nhiều liên kết ngoài trong bản tin sẽ kéo dài thời gian đọc của họ, khiến họ mất tập trung vào nội dung quan trọng một cách không cần thiết. Giữ nội dung ngắn gọn, đi vào trọng tâm sẽ giúp nhân viên tương tác lâu hơn với bản tin nội bộ.

Viết thành từng đoạn ngắn

Chia nhỏ nội dung thành những đoạn văn ngắn sẽ giúp người đọc nắm thông tin nhanh hơn, hiểu rõ từng ý tưởng được truyền tải. Bên cạnh đó, sử dụng thêm các gạch đầu dòng và tô đậm cho những điểm cần lưu ý, sử dụng những khoảng trắng để mang đến cho người đọc những quãng nghỉ cần thiết. Người đọc sẽ nhận được những gì họ cần ngay lập tức và có đủ năng lượng để chuyển sang những nội dung tiếp theo.

Ngân Sơn

(Theo Ragan)