3 điểm chung trong văn hoá họp ở những công ty năng suất hàng đầu thế giới
Việc nhiều người cùng tham gia vào buổi họp mà không thực sự có vai trò cụ thể không những khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian mà còn ngăn cản sự sáng tạo của cá nhân. Các nhà lãnh đạo tin rằng những cuộc họp ít người có thể ngăn chặn tình trạng “suy nghĩ theo nhóm”, đa số mọi người im lặng trong cuộc họp, lười động não và đồng tình với ý kiến của đồng nghiệp cho xong chuyện.
Hạn chế những cuộc họp lớn, thường xuyên
“Các cuộc họp tại Tesla thường chỉ có 4 nhân sự, nhiều nhất là 6 nhân sự”, tỉ phú Elon Musk cho biết.
Trong email từng được gửi đến nhân viên Tesla, Elon Musk nhắn nhủ: “Đối với các công ty lớn, họp hành quá nhiều là một điều tổn hại và ngày càng trở nên tồi tệ theo thời gian. Bạn không bắt buộc phải tham dự các cuộc họp, trừ phi bạn muốn xây dựng ý kiến và cảm thấy nó mang lại thông tin hữu ích cho mình”.
Việc tốn quá nhiều nhân sự để tham gia một cuộc họp chưa chắc đã mang lại kết quả. Đối với ông chủ Amazon Jeff Bezos, các cuộc họp cũng chỉ nên có những thành viên thực sự cần thiết. Vị tỷ phú từng nói: “Không bao giờ có cuộc họp mà hai chiếc pizza không đủ để cả nhóm cùng ăn”.
Trên thực tế, Bezos cho biết ông chỉ gặp gỡ các nhà đầu tư của công ty khoảng 6 tiếng mỗi năm và ông luôn tránh các cuộc họp vào sáng sớm, bằng mọi giá. Và quy tắc “2 chiếc pizza” của Bezos là một trong những chiến lược sáng tạo để giúp ông không mất quá nhiều thời gian cho các cuộc họp không cần thiết.
Số lượng người tham gia mỗi cuộc họp ở Amazon không quá 2 chiếc pizza.
Trong quyển sách “Insanely Simple”, cộng sự lâu năm của Jobs là Ken Segall đã miêu tả chi tiết quá trình làm việc với Steve Jobs. Jobs tự biết mình nên lựa chọn tham dự những cuộc họp nào. Khi tổng thống Obama mời ông đến một buổi tiệc thân mật dành cho các chuyên gia trong ngành công nghệ, ông đã từ chối vì cho rằng tổng thống đã mời quá nhiều người cho buổi tiệc.
Để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc, nhiều nhà lãnh đạo cho rằng nên hạn chế các cuộc họp thường xuyên. Nếu tần suất các cuộc họp quá nhiều, dần dần chúng chỉ mang tính hình thức, nhàm chán và tốn thời gian. Để “họp” không biến thành “hành”, Elon Musk từng khuyến nghị: “Nên loại bỏ việc họp thường xuyên, trừ khi bạn đang phải đối mặt với một vấn đề cực kỳ khẩn cấp. Tần suất các cuộc họp nên giảm nhanh sau khi vấn đề khẩn cấp đã được giải quyết”.
Người tham dự phải chịu trách nhiệm một nội dung nào đó trong buổi họp
Trong một bài báo viết về văn hóa công ty của Apple, phóng viên tạp chí Fortune Adam Lashinsky đã liệt kê chi tiết một vài quy trình Jobs sử dụng đã biến thương hiệu Apple thành một trong những công ty có giá trị cao nhất trên thế giới.
Cốt lõi của những chính sách này là “tư tưởng trách nhiệm” – những quy trình được lập ra để mọi người biết ai phải chịu trách nhiệm việc gì.
Lashinsky miêu tả: “Nội bộ công ty Apple thường gọi quy trình này là DRI (Directly Responsible Individual: tạm dịch “cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm”). Thông thường tên mỗi người sẽ xuất hiện trên nội dung buổi họp để mọi người biết rõ việc mình cần làm. “Mỗi cuộc họp tại Apple đều có những hành động cụ thể, và bên cạnh mỗi hành động này là tên của những cá nhân chịu trách nhiệm”, một nhân viên cũ của Apple kể lại. Một cụm từ mà nhân viên Apple thường hay hỏi để biết ai chịu trách nhiệm chính là: Ai là DRI cho việc này?”
Ở Apple, mọi thứ từ những sản phẩm lớn nhất như iPhone, đến hành động nhỏ nhất hoặc tính năng phần mềm đều được gán trách nhiệm cho người cụ thể.
Còn với Elon Musk, tham gia cuộc họp mà không có vai trò gì là bất lịch sự. Musk từng nói: “Ở Tesla, bạn không phải là người bất lịch sự khi rời đi. Trái lại bạn sẽ được xem là bất lịch sự khi ở đó và làm lãng phí thời gian”.
Silent Meeting và thoát ra khỏi PowerPoint
Bezos nổi tiếng là người có phong cách quản lý phi truyền thống và ông nói rằng áp dụng các hình thức họp độc đáo là điều thông minh nhất doanh nghiệp này từng làm. Tại một diễn đàn lãnh đạo, ông chủ Amazon Jeff Bezos chia sẻ: “Nhiều năm về trước, chúng tôi đã loại bỏ hoàn toàn các bài thuyết trình bằng PowerPoint và đây có lẽ là điều đúng đắn và thông minh nhất Amazon từng làm”.
Để thay thế, Bezos đã tạo ra cách mới: Silent Meeting. Một cuộc họp sẽ bắt đầu bằng việc mỗi người tham dự ngồi tại ghế và đọc bản tóm tắt bằng file word dài 6 trang trong khoảng 30 phút đầu tiên. Người tham gia được khuyến khích ghi lại những điều đáng chú ý và sau khi thời gian kết thúc, họ sẽ cùng nhau thảo luận về các vấn đề liên quan.
Một trong những điều thú vị trong các cuộc họp ở Amazon là luật 30 phút im lặng.
Walter Isaacson, tác giả quyển tự truyện về cuộc đời Steve Jobs, cũng chia sẻ điều tương tự: “Jobs ghét những bài thuyết trình trang trọng và chỉ thích những cuộc họp trực tiếp đối diện với nhân viên.”
Mỗi chiều thứ tư, Jobs thường có một cuộc họp không theo lịch trình nào cả với phòng marketing và quảng cáo. Jobs cấm chiếu file thuyết trình vì ông muốn nhân viên phải tranh luận mạnh mẽ và tư duy phản biện chứ không lệ thuộc vào công nghệ.
“Tôi ghét cách mọi người hay chiếu file thuyết trình thay vì suy nghĩ”, Jobs nói với Issacson. “Mọi người thường giải quyết một vấn đề bằng một bài thuyết trình, nhưng tôi muốn nhân viên phải thực sự đóng vai trò tích cực và tranh luận sôi nổi hơn là chỉ chiếu thật nhiều slides. Những người nào biết điều họ cần nói sẽ không cần file PowerPoint.”
Mai Phương
Bài đọc thêm:
