Viết Sổ tay Nhân viên như thế nào để mọi người thực sự muốn đọc?

Hãy nghĩ về một cuốn sổ tay nhân viên điển hình bạn đã từng gặp ở đâu đó. Những từ đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn là gì? “Quy định”, “nội quy”, “kỷ luật”, “khô khan”, “cứng nhắc”, “nhàm chán”?  Phần lớn các doanh nghiệp, tổ chức đã thiết kế nên một cuốn sổ tay nhân viên để “phòng thủ” với một danh mục các vấn đề tồn tại nơi công sở trong quá khứ. Một cuốn sổ tay như vậy có khiến mọi người thực sự muốn đọc hay không?

Nếu có ý định viết một cuốn sổ tay khiến mọi người hào hứng muốn đọc, hãy tham khảo một vài gợi ý sau đây.

• Chọn một cái tên cụ thể

Nếu bài viết này được đặt là “Bài viết dành cho người đọc”, liệu bạn có click vào để xem không? Chắc là không. Những cái tên chung chung theo kiểu “sổ tay nhân viên”, “cẩm nang nhân viên” sẽ bật lên những tín hiệu đối với nhân viên về một tài liệu dài dòng, khó đọc với những thông tin thường na ná một mẫu chung. Vì thế hãy bắt đầu với một cái tên mới hấp dẫn nhân viên hơn, khơi gợi trí tò mò của họ, truyền đạt văn hóa doanh nghiệp bạn ngay lập tức.

• Lấy văn hóa làm nền tảng

Nếu bạn tin vào tầm nhìn, sứ mệnh, hãy truyền đạt nó đến mọi nhân viên. Hãy nghĩ về lý do tại sao nhân viên của bạn đang làm việc ở đây mỗi ngày. Sứ mệnh của công ty là gì? Những giá trị nào được xem là cốt lõi làm nên văn hóa công ty? Điều này giúp thiết lập một nền tảng vững chắc để đảm bảo nhân viên của bạn sẽ hiểu và thực hành văn hóa doanh nghiệp. Thay vì sao chép và dán các chính sách chung vào sổ tay, hãy cá nhân hóa, làm cho các chính sách trở nên cụ thể hơn, độc đáo hơn, bằng giọng điệu phù hợp với cách bạn thường giao tiếp với nhân viên của mình.

• Chân thật hơn bằng những câu chuyện

Một doanh nghiệp Đan Mạch có quy mô 700 nhân viên đã “đặt hàng” Blue C một cuốn sổ tay văn hóa làm từ những câu chuyện của chính họ. Với 5 buổi phỏng vấn sâu các nhân viên ở vị trí chủ chốt, Blue C đã tìm kiếm cho khách hàng những câu chuyện có thật, truyền cảm hứng, thể hiện sâu sắc tinh thần và giá trị văn hóa của doanh nghiệp.

Việc tìm kiếm những câu chuyện từ thực tế về cách mọi người đang thực hành giá trị cốt lõi sẽ khiến quá trình xây dựng nội dung sổ tay gắn kết hơn, chân thực hơn nhân viên. Nó khiến sổ tay không còn là cuốn sách được viết bởi ban truyền thông hay ban nhân sự nữa mà là cuốn sổ tay được xây dựng bởi chính nhân viên của doanh nghiệp.

• Làm nổi bật các điểm hấp dẫn

Nhà tuyển dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, ngày càng linh hoạt và sáng tạo hơn với những lợi ích và đặc quyền họ cung cấp. Từ ngày nghỉ phép đến cơ hội học tập, các nhà tuyển dụng luôn tìm cách hấp dẫn người lao động bằng các lợi ích khác ngoài tiền lương.

Doanh nghiệp của bạn cho phép nhân viên nghỉ làm trong ngày sinh nhật, nhân viên được tham gia các chương trình đào tạo miễn phí trên hệ thống elearning, hoặc chế độ bảo hiểm tại các bệnh viện hàng đầu? Đừng để những đặc quyền này chìm nghỉm trong những nội dung khác. Hãy đưa vào sổ tay và làm nổi bật chúng!

• Sáng tạo với hình thức thể hiện

Hãy sáng tạo với cách bạn trình bày sổ tay, khiến cho nó dễ đọc, hấp dẫn bằng cách lựa chọn concept thiết kế phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và con người của doanh nghiệp. Một cuốn sổ tay được in ra sẽ tốt hơn là một bản pdf online. Cách bạn chú tâm vào hình thức sổ tay cũng là cách bạn truyền đi thông điệp đến nhân viên về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp mà bạn muốn hướng tới.

Hãy thử những bí quyết trên để có được một cuốn sổ tay nhân viên được chào đón. Cuối cùng, đừng quên phát hành nó cùng một sự kiện ra mắt thu hút sự chú ý của nhân viên, cùng với những câu hỏi vui tìm hiểu về nội dung cuốn sách. Bạn cũng có thể buộc nơ và biến việc trao tặng sổ tay cho nhân viên mới thành một nghi thức truyền thống đặc biệt cho doanh nghiệp.

Mai Phương