Trải nghiệm nhân viên trên môi trường số

Trải nghiệm nhân viên trên môi trường số đang dần trở nên quan trọng và không thể thiếu trong trải nghiệm tổng thể của nhân viên, đặc biệt trong bối cảnh các lựa chọn làm việc từ xa và kết hợp được mở rộng. Giờ đây, nhân viên mong đợi công nghệ được ứng dụng hợp lý, hỗ trợ họ thực hiện công việc của mình một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Hãy cùng khám phá những lợi ích, thách thức và những điều doanh nghiệp có thể làm để gia tăng trải nghiệm nhân viên trên môi trường số.

1. Trải nghiệm nhân viên trên môi trường số là gì?

Trải nghiệm nhân viên trên môi trường số (Digital Employee Experience) được hiểu là những trải nghiệm, tương tác của nhân viên với các công cụ số tại nơi làm việc; hướng đến gia tăng hiệu quả công việc, củng cố năng lực và giúp nhân viên gắn kết với doanh nghiệp hơn. 

Trải nghiệm nhân viên trên môi trường số tích cực hay tiêu cực phụ thuộc vào được mức độ hiệu quả của quá trình tương tác nói trên.

Việc áp dụng công nghệ vào công việc càng phổ biến, trải nghiệm nhân viên trên môi trường số càng trở nên quan trọng. Đó cũng là lý do trải nghiệm nhân viên trên môi trường số được xem là chìa khóa đem lại trải nghiệm tổng thể cho nhân viên; bên cạnh các yếu tố như môi trường làm việc, ý nghĩa công việc và cơ hội phát triển bản thân. 

Trải nghiệm nhân viên trên môi trường số bao gồm sự tương tác giữa nhân viên với các công cụ công nghệ nhằm hỗ trợ: 

• Quy trình làm việc và năng suất (quản lý dự án, thống kê & phân tích dữ liệu, quan hệ khách hàng…)
• Giao tiếp và cộng tác (email, tin nhắn, cuộc gọi thoại, hội nghị video…)
• Đào tạo (đào tạo chính thức và phát triển chuyên môn)
• Hệ thống nhân sự (quyền truy cập vào các chính sách, lương thưởng, nghỉ phép có lương (PTO) và thông tin quản lý hiệu suất…)

Nhân viên ngày nay kỳ vọng các công cụ số mà họ sử dụng khi làm việc cũng tiện lợi và hiệu quả như những ứng dụng trong cuộc sống cá nhân của họ. Nhân viên sẽ có trải nghiệm tiêu cực nếu họ truy cập thông tin khó khăn hoặc gặp vấn đề với những công cụ làm việc của mình. 

Bộ phận nhân sự (HR) đóng vai trò quan trọng trong việc định hình trải nghiệm trên môi trường số cho nhân viên. Việc tiếp xúc với góc nhìn và quan điểm của mọi thành viên trong tổ chức sẽ giúp HR xác định thời điểm và cách thức ứng dụng các công cụ số, từ đó tạo tác động tích cực tới hiệu suất của doanh nghiệp. 

2. Các yếu tố cấu thành trải nghiệm nhân viên trên môi trường số

Chỉ sở hữu các công cụ số là không đủ để tạo nên trải nghiệm trên môi trường số liền mạch cho nhân viên. Các công cụ này phải dễ dàng truy cập và hoạt động hiệu quả để tạo ra tương tác và hỗ trợ nhân viên nhằm xây dựng nền tảng trải nghiệm trên môi trường số tích cực. Các yếu tố sau đây là chìa khóa để tạo nên trải nghiệm trên môi trường số.

• Giao diện người dùng (UI) và Trải nghiệm người dùng (UX): Trải nghiệm trên môi trường số khởi đầu với mức độ hiệu quả và tiện lợi mà các loại công nghệ tại nơi làm việc cung cấp. Các nền tảng và công cụ số phải trực quan, thực hiện hiệu quả các chức năng và có giao diện hấp dẫn để nhân viên có thể dễ dàng khám phá. Để tạo nên trải nghiệm trên môi trường số tích cực cho nhân viên, việc chỉ đáp ứng được một trong những yếu tố này là không đủ. Một công cụ có thể thu hút về mặt trực quan nhưng liên tục gặp sự cố hoặc một nền tảng có nội dung hay nhưng khó điều hướng sẽ dẫn đến các tương tác và trải nghiệm trên môi trường số tiêu cực.
• Hiệu suất công nghệ: Hiệu suất của các thiết bị công nghệ và công cụ số sẽ tác động đến hiệu quả công việc và trải nghiệm của nhân viên. Khả năng xử lý thông tin, tốc độ phản hồi và độ chính xác là tiền đề cho sự hài lòng của người dùng và là yếu tố quyết định tốc độ hoàn thành công việc.
• Khả năng tích hợp và đồng bộ: Hầu hết nhân viên sẽ cần sử dụng nhiều công cụ hoặc nền tảng số để hoàn thành công việc của mình. Cách những công cụ này hoạt động liền mạch với nhau có thể làm tăng hoặc giảm năng suất công việc. Việc tích hợp cũng cho phép truyền dữ liệu tự động giữa các công cụ, nền tảng khác nhau giúp hạn chế lỗi và tối ưu thời gian so với việc nhập dữ liệu theo cách thủ công.  
• Cá nhân hóa và tùy chỉnh: Chỉ số trải nghiệm trên môi trường số sẽ được cải thiện tốt hơn nếu các công cụ phù hợp với yêu cầu và thói quen của họ. Các thuật toán và khả năng phân tích, dự đoán của các công cụ số được cá nhân hóa dựa trên thói quen sử dụng công cụ của nhân viên sẽ giúp giảm bớt những nỗ lực mà họ phải bỏ ra. Còn các khả năng tùy chỉnh cho phép nhân viên điều chỉnh giao diện và chức năng của công cụ sao cho tương thích với nhu cầu cá nhân, đồng thời cải thiện trải nghiệm trên môi trường số của họ.
• Hỗ trợ và đào tạo: Nếu nhân viên không biết cách khai thác hết tiềm năng của các công cụ thì việc doanh nghiệp áp dụng hệ thống công nghệ thông tin (IT) hiện đại trong môi trường làm việc sẽ không mang lại lợi ích như mong muốn. Doanh nghiệp cần phải tổ chức khóa đào tạo và luôn sẵn sàng hỗ trợ để giúp nhân viên sử dụng thuần thục các công cụ số và tận dụng tối đa tài nguyên được cung cấp.

3. Trải nghiệm nhân viên trên môi trường số trong thực tế sẽ như thế nào?

Dưới đây là hai ví dụ thực tế về cách phát triển và quản lý trải nghiệm nhân viên trên môi trường số đã tác động thế nào tới hiệu suất kinh doanh và đến trải nghiệm nhân viên (EX) tổng thể.

Truyền thông nội bộ số tại Toolstation 

Toolstation là công ty vật liệu và công cụ xây dựng toàn cầu chuyên kinh doanh các sản phẩm trực tuyến từ các chi nhánh khác nhau ở Châu Âu. Truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp này gặp phải nhiều rào cản lớn, từ sự phân tán của các kho hàng và hệ thống bán lẻ, đến việc 80% nhân viên không có địa chỉ email công ty và không thể truy cập, tiếp cận trực tiếp với thông tin mà ban lãnh đạo chia sẻ.

Với mong muốn tạo nên một nên văn hóa giao tiếp cởi mở và minh bạch, Toolstation đã triển khai một ứng dụng nội bộ để có thể cung cấp và cập nhật thông tin đến tất cả các thành viên, giúp mọi người đều có thể truy cập và tương tác với nhau. Không dừng lại ở đó, ứng dụng này còn được sử dụng trong quá trình hội nhập nhân viên mới, các khảo sát và sự kiện, hoạt động nội bộ.

Giờ đây, với hơn 90% nhân viên được kết nối và tiếp cận với nguồn thông tin tập trung và thiết yếu, Toolstation đã củng cố được sự gắn kết nội bộ và sở hữu mạng lưới thông tin thông suốt.

Cách Accenture phát triển trải nghiệm trên môi trường số

Accenture là tập đoàn nằm trong Fortune Global 500 được thành lập tại Dublin, Ireland chuyên về dịch vụ và tư vấn IT. Ban lãnh đạo Accenture muốn truyền cảm hứng cho nhân viên thể hiện đúng tinh thần của một công ty công nghệ bằng cách cung cấp cho họ trải nghiệm trên môi trường số cá nhân hoá và liền mạch thông qua việc:

• Ưu tiên bằng cách phát triển Digital Experience Score (DXS) – bộ chỉ số đo lường trải nghiệm số – nhằm thúc đẩy các cuộc trò chuyện và tương tác để cải thiện trải nghiệm nhân viên trên môi trường số. Đồng thời ưu tiên các format video để giao tiếp, trao đổi với nhân viên.
• Cung cấp các tùy chọn linh hoạt về công nghệ, công cụ số và sự hỗ trợ cần thiết để đáp ứng các nhu cầu đa dạng của 721.000 nhân viên Accenture. 
• Tiếp cận mạnh mẽ để đặt trọng tâm thay đổi vào hành vi. Điều này có nghĩa là giải thích cặn kẽ về sự cần thiết của một số công nghệ nhất định và cách mà nó mang lại giá trị trong thực tế công việc cho nhân viên, từ đó thúc đẩy họ chấp nhận những thay đổi trong quy trình làm việc.

Việc Accenture tiếp cận trải nghiệm nhân viên trên môi trường số một cách tích cực đã lan tỏa sự ứng dụng CNTT rộng rãi trên quy mô toàn tập đoàn, bao gồm: 

• Trang nội bộ dành riêng cho các Digital worker (nhân viên số): 24.000 lượt truy cập hàng tháng
• Thiết bị di động: 518.000 thiết bị đang được sử dụng
• Cổng thông tin nội bộ: 1,1 triệu lượt truy cập hàng tháng
• Video phát trực tuyến: 3,8 triệu phút hàng tháng 

Nhân viên Accenture đã và đang tận dụng những công cụ được doanh nghiệp cung cấp để tự động hóa công việc và chủ động tìm kiếm thêm các giải pháp số để làm việc hiệu quả hơn. 

4. Lợi ích của trải nghiệm nhân viên trên môi trường số 

Nâng cao trải nghiệm nhân viên trên môi trường số sẽ góp phần cải thiện trải nghiệm tổng thể của họ và đem lại lợi ích cho tổ chức. Khi các tương tác trên môi trường số khiến cho công việc của nhân viên trở nên dễ dàng hơn, họ sẽ hài lòng với công việc và làm việc hiệu quả hơn để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. Dưới đây là các lợi ích của việc cải thiện trải nghiệm nhân viên trên môi trường số:

Kích hoạt mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp (hybrid)

Kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng không còn quá mới mẻ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Một nghiên cứu mới đây về Hiện trạng môi trường làm việc số của Reworked Insight đã cho thấy số doanh nghiệp có “hầu hết hoặc toàn bộ” lực lượng lao động làm việc từ xa tăng từ 10% lên 13% trong năm qua. Trong khi đó, tỷ lệ tổ chức có môi trường làm việc hybrid chiếm 60%.

Ngày nay, nhân viên mong đợi các lựa chọn làm việc linh hoạt nhưng đồng thời có nhu cầu được kết nối và cảm thấy có giá trị với tổ chức. Họ cần tiếp cận với các công cụ & công nghệ số có kết nối an toàn và nhanh chóng, cho phép sử dụng đa dạng thiết bị từ nhiều địa điểm khác nhau để hoàn thành công việc. Một nền tảng trải nghiệm nhân viên trên môi trường số vững chắc là cần thiết để có thể củng cố điều này. 

Cải thiện trải nghiệm nhân viên 

Như đã được đề cập ở trên, trải nghiệm nhân viên trên môi trường số tác động tới tổng thể trải nghiệm nhân viên và đóng góp vào mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Nghiên cứu của Forrester Consulting đã chỉ ra rằng có tới 53% nhân viên làm việc từ xa tại Mỹ có mong muốn tiếp tục duy trì hình thức này, hoặc ít nhất là được làm việc hybrid. Nghiên cứu cũng cho thấy nhân viên được tiếp cận với những công cụ số hiệu quả có xu hướng gắn bó với tổ chức hơn, giúp nâng cao tỷ lệ giữ chân nhân sự của doanh nghiệp.

Ngoài ra, khi nhân viên cảm thấy hài lòng với môi trường làm việc, họ sẽ nói những điều tích cực về tổ chức. Điều này sẽ giúp thu hút ứng viên và nâng cao thương hiệu của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, các trải nghiệm trên môi trường số phải được thiết kế cho toàn bộ nhân viên. Ví dụ, những công cụ chỉ sử dụng được trên máy tính nội bộ tại văn phòng sẽ gây khó khăn và bực bội cho các nhân viên dành cả ngày tại các nhà kho hoặc làm việc trong dây chuyền lắp ráp. Một trải nghiệm nhân viên trên môi trường số tích cực sẽ cho phép họ truy cập các tài nguyên cần thiết thông qua thiết bị di động, đảm bảo rằng không nhân viên nào cảm thấy bị cản trở hoặc bỏ quên. 

Thúc đẩy hiệu suất 

Hiệu suất doanh nghiệp được tạo nên bởi nhiều yếu tố, trong đó việc được cung cấp đầy đủ công cụ để hoàn thành nhiệm vụ là một yếu tố cốt lõi để gia tăng năng suất, đảm bảo hiệu quả công việc. 

Nếu không có công nghệ giúp đơn giản hóa và tối ưu các nhiệm vụ, nhân viên bắt buộc phải dành thời gian và sức lực để điều hướng các hệ thống không đầy đủ, chờ đợi sự trợ giúp của bộ phận IT hoặc tìm mọi cách để hoàn thành công việc. Điều này sẽ gây ra sự chán nản, mệt mỏi và suy giảm hiệu suất.

Theo như nghiên cứu nói trên của Forrester, 64% tổ chức có chiến lược trải nghiệm nhân viên trên môi trường số bài bản nhận thấy các yêu cầu hỗ trợ về IT giảm đáng kể. Điều này giúp giảm khối lượng công việc cho bộ phận IT, cho phép họ tập trung giải quyết các nhu cầu kinh doanh mang lại giá trị cao. 

Cung cấp công nghệ dễ dùng sẽ gia tăng tốc độ hoàn thành nhiệm vụ, gia tăng năng suất cho nhân viên. Anthony Veder Group – một công ty vận tải của Hà Lan – đã sử dụng bảng điều khiển trực tuyến để quản lý các tàu của mình, thay thế cho quy trình truyền thống với các tài liệu và văn bản giấy. Giờ đây nhân viên của họ có thể xem và cập nhật mọi thông tin cần thiết qua một màn hình, tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành. 

Lợi nhuận cao hơn 

Tạo sự hài lòng cho nhân viên chính là tiền đề giúp cho họ làm việc hiệu quả hơn, và đem lại nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp. Trên thực tế, một cuộc khảo sát do Fortune thực hiện đã cho thấy rằng các công ty có chỉ số trải nghiệm nhân viên cao sẽ đem lại hiệu quả tài chính cao hơn. 

Gia tăng trải nghiệm nhân viên trên môi trường số sẽ góp phần gia tăng sự gắn kết của lực lượng lao động và tác động tích cực tới lợi nhuận doanh nghiệp. 

Nâng cao trải nghiệm khách hàng 

J.W. Marriott, người sáng lập tập đoàn Marriott International từng nói: “Hãy chăm sóc cho đội ngũ nhân viên và họ sẽ chăm sóc tận tình cho khách hàng của bạn”.

Các nghiên cứu từ trước tới nay đã chỉ ra mối liên kết giữa trải nghiệm nhân viên và trải nghiệm khách hàng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp có trải nghiệm nhân viên tốt sẽ vận hành tốt hơn các đối thủ cạnh tranh. Cảm thấy được trao quyền và ghi nhận sẽ gia tăng niềm tin của nhân viên vào doanh nghiệp. Thái độ lạc quan này sẽ được phản ánh thông qua những cuộc làm việc với khách hàng, góp phần mang lại cho khách hàng một trải nghiệm hài lòng và cái nhìn tích cực hơn về tổ chức. 

5. Những thách thức phổ biến khi xây dựng trải nghiệm nhân viên trên môi trường số

Triển khai chiến lược trải nghiệm nhân viên trên môi trường số không phải là một quá trình dễ dàng. Nhận thức được những trở ngại trong tương lai sẽ giúp doanh nghiệp trang bị sẵn sàng. 

Dưới đây là một số thách thức có thể gặp phải khi xây dựng trải nghiệm nhân viên trên môi trường số:

Chi phí 

Xây dựng một nền tảng trải nghiệm nhân viên trên môi trường số tốt không chỉ đòi hỏi thời gian và công sức mà còn cần tới một khoản đầu tư tài chính đáng kể. Để kêu gọi được ngân sách và nguồn lực cần thiết, người phụ trách dự án cần chứng minh được những lợi ích mà khoản đầu tư này sẽ mang lại cho doanh nghiệp. 

Nghiên cứu Hiện trạng Môi trường làm việc số nói trên chỉ ra rằng có tới 40% trên tổng số 1.350 nhân sự được khảo sát khẳng định “hạn chế về ngân sách” là rào cản lớn nhất trong việc xây dựng môi trường làm việc số. Con số này đã tăng 29% so với năm trước. 

Sự đồng thuận của các bên liên quan

Việc chuyển đổi từ môi trường làm việc truyền thống sang môi trường số thường khó nhận được sự đồng thuận từ nhân viên. Những thay đổi này không chỉ đòi hỏi sự cập nhật về công nghệ và quy trình làm việc, mà còn là sự thay đổi về nhận thức, tư duy và cách tiếp cận công việc. Điều này có thể gây ra sự bất an và lo lắng do không quen thuộc với cách làm việc mới hoặc tạo ra trở ngại cho nhân viên trong quá trình hòa nhập và thích nghi.

Vì vậy ngoài việc chỉ ra và thuyết phục ban lãnh đạo rằng chuyển đổi số là cần thiết để được cấp nguồn ngân sách triển khai trải nghiệm nhân viên trên môi trường số,  việc định hướng và đào tạo năng lực phù hợp cho đội ngũ cán bộ nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng không kém. 

Thiết lập công nghệ phù hợp 

Lựa chọn công nghệ số phù hợp và dễ sử dụng là một yếu tố quan trọng để tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhân viên. Các công cụ và hệ thống cần đảm bảo tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm làm việc, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ chính. Đồng thời phải được tích hợp để tối ưu trải nghiệm trên môi trường số của nhân viên. 

Thay đổi cách quản lý 

Việc số hoá môi trường làm việc sẽ dẫn đến nhiều thay đổi trong doanh nghiệp. Tổ chức cần có một chiến lược kỹ lưỡng và khả năng thích ứng nhanh. Điều này đòi hỏi sự linh hoạt và thích nghi của người quản lý để hiểu và tận dụng tốt nhất các ưu điểm mà công nghệ số mang lại, từ việc tăng cường giao tiếp đến việc quản lý thời gian và tài nguyên. Quản lý thông minh trong thời đại số không chỉ dựa vào kiến thức chuyên môn mà còn đòi hỏi khả năng sáng tạo, linh hoạt và tinh thần tiên phong để phát triển môi trường làm việc hiệu quả và thúc đẩy trải nghiệm số tốt nhất cho nhân viên.

6. 10 bí quyết xây dựng chiến lược trải nghiệm nhân viên trên môi trường số

Mỗi doanh nghiệp sẽ có hướng đi riêng để đem lại trải nghiệm số tích cực cho nhân viên. Các phương pháp dưới đây có tính chất tham khảo và định hướng, hỗ trợ doanh nghiệp khi lập kế hoạch và triển khai chuyển đổi số tại tổ chức của mình:

Lấy người dùng/nhân viên làm trung tâm 

Các công cụ số tồn tại là để phục vụ, hỗ trợ nhân viên chứ không phải theo hướng ngược lại. Vì vậy khi triển khai thiết kế, chọn lựa công cụ, cần phải ưu tiên lợi ích của họ lên hàng đầu. Các nền tảng số phải giải quyết được những khó khăn, rào cản trong quá trình làm việc của nhân viên. Cần chú trọng vào giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, hỗ trợ quy trình làm việc nhưng cũng tạo ra trải nghiệm người dùng (UX) hài lòng cho họ.  

Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số bằng cách thu thập phản hồi của nhân viên để hiểu rõ những ưu và nhược điểm trong trải nghiệm hàng ngày của họ. Doanh nghiệp có thể triển khai bằng cách thực hiện các cuộc khảo sát diện rộng, phỏng vấn nhóm hay phỏng vấn cá nhân đại diện của từng bộ phận. Tìm hiểu cách những công cụ đang được sử dụng đã hỗ trợ họ trong công việc? Điều gì là cần thiết để gia tăng hiệu quả làm việc? 

Bằng cách thu hút nhân viên tham gia từ các giai đoạn đầu như thiết kế và thử nghiệm, doanh nghiệp có thể đảm bảo các công cụ sắp tới sẽ đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của họ, đồng thời giúp quá trình xử lý công việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đây là một trong số những yếu tố chủ chốt để tạo nên một trải nghiệm trên môi trường số tích cực cho nhân viên, bất kỳ quá trình chuyển đổi số nào nếu không ưu tiên điều này sẽ không thể đạt được hiệu quả mong muốn. 

Xác định mục tiêu cần đạt được 

Việc định hướng trải nghiệm nhân viên trên môi trường số cho doanh nghiệp sao cho phù hợp với trải nghiệm nhân viên tổng thể của tổ chức là cần thiết. Người phụ trách cần phải bắt đầu với những câu hỏi sau để xác định được mục tiêu:

• Trải nghiệm nhân viên trên môi trường số sẽ hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào?
• Những công cụ số nào là cần thiết?
• Doanh nghiệp muốn triển khai loại công nghệ nào? (VD: thêm chức năng tự phục vụ, tự động hóa quy trình, cải thiện giao tiếp không đồng bộ, v.v.)
• Nhân viên sẽ cần hỗ trợ và đào tạo như thế nào để có thể sử dụng các công cụ này?
• Cần phải làm gì để tất cả mọi người cùng có thể thích ứng với quá trình chuyển đổi số?
• Các chỉ số thành công là gì và chúng sẽ được đo lường như thế nào?

Doanh nghiệp sẽ cần xác định rõ nhiều khía cạnh để có thể đưa ra một chiến lược hợp lý, vậy nên một lộ trình rõ ràng sẽ giúp tổ chức đánh giá chính xác những rào cản và thách thức trong suốt quá trình triển khai. 

Truyền đạt tầm nhìn 

Trải nghiệm nhân viên trên môi trường số đòi hỏi sự đầu tư về tài chính, nhân lực và hợp tác liên phòng ban. Điều này có nghĩa là tổ chức sẽ cần đạt được sự ủng hộ và chấp thuận từ mọi cấp độ. Ngay cả chiến lược được xây dựng kỹ lưỡng và tỉ mỉ nhất cũng có thể thất bại nếu thiếu sự đồng thuận và hỗ trợ của tập thể. 

Sự ủng hộ từ ban lãnh đạo ở giai đoạn đầu có thể giúp đẩy nhanh quá trình tiếp nhận trải nghiệm nhân viên trên môi trường số của các thành viên trong doanh nghiệp. Đồng thời cũng cần đảm bảo sự giao tiếp minh bạch trong suốt quá trình triển khai dự án. 

Tiếp theo, hãy tạo ra một slogan ngắn gọn và dễ nhớ để thể hiện tinh thần của chiến lược trải nghiệm nhân viên trên môi trường số. Lan truyền slogan trong toàn bộ tổ chức sẽ giúp mọi người làm quen với khái niệm mới này.

Cuối cùng, để thực sự có sự đồng thuận từ nhân viên, hãy giúp họ hiểu rõ về lợi ích của việc xây dựng, phát triển trải nghiệm nhân viên trên môi trường số và những giá trị nó sẽ mang lại cho cá nhân họ và cho doanh nghiệp. Liên tục cập nhật và trao đổi với nhân viên các thông tin trong từng giai đoạn của quá trình triển khai sẽ giúp cho họ hiểu được điều gì đang thay đổi, tại sao nó lại thay đổi và sự thay đổi đó tác động đến cá nhân họ như thế nào.

Xây dựng nhóm chuyên trách trải nghiệm nhân viên trên môi trường số

Để nắm bắt những cơ hội và đánh giá đúng những thách thức trong quá trình trang bị công nghệ số cho nhân viên thì doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn diện về lực lượng lao động của mình. Chính vì vậy mà việc thành lập một nhóm chuyên trách để triển khai chiến lược trải nghiệm nhân viên trên môi trường số một cách hiệu quả và kịp thời là điều cần thiết. 

Nhóm phụ trách có thể bao gồm các cá nhân từ nhiều bộ phận như HR để thu thập và lắng nghe ý kiến nhân viên, Truyền thông nội bộ để thúc đẩy quá trình, IT để triển khai, thử nghiệm và hỗ trợ sử dụng các công cụ. 

Một nhóm chuyên trách có năng lực cải thiện trải nghiệm trên môi trường số cho nhân viên là nhân tố cần thiết trong suốt quá trình triển khai chiến lược. Bởi có tới 89% đồng thuận rằng: “Bộ phận công nghệ thông tin và nhân sự phối hợp sẽ cải thiện trải nghiệm số của nhân viên”. 

Nghiên cứu và lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp

Việc ứng dụng các công nghệ mới sẽ ảnh hưởng tới tốc độ và quy trình làm việc do cán bộ nhân viên cần thời gian thích nghi với nó. Nói cách khác, cần phải đảm bảo rằng các công cụ kỹ thuật số được áp dụng phục vụ đúng với mục đích được đề ra và xứng đáng với thời gian và tiền bạc được đầu tư. Công cụ lý tưởng là một công cụ phát huy hiệu quả công việc nhưng đồng thời thân thiện với người dùng và không quá phức tạp. 

Ứng dụng có thể truy cập được từ di động cá nhân sẽ giúp mọi người dễ dàng tiếp cận thông tin và liên lạc, tạo nên một môi trường gắn kết hơn. Điều này là đặc biệt quan trọng, nhất là đối với những doanh nghiệp có nhiều nhân viên lưu động (deskless worker). 

Bên cạnh những yếu tố khác thì ứng dụng phải đảm bảo bảo mật dữ liệu của nhân viên. Cần phải có các lựa chọn thay thế, thực hiện các bản demo và thử nghiệm để có sự so sánh giữa các công cụ trước khi đưa vào sử dụng. Đồng thời, phải hiểu rõ chính sách quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu của các nhà cung cấp sản phẩm. 

Việc tìm kiếm các công cụ cho phép tùy chỉnh và cá nhân hóa đóng vai trò quan trọng không kém. Ngoài ra, như đã nhắc đến ở phần trước của bài viết, các công cụ nên được tích hợp để cung cấp trải nghiệm người dùng liền mạch và hiệu quả. 

Đồng thời quá trình tìm hiểu và lựa chọn nền tảng công nghệ không nhất thiết chỉ được quyết định bởi ban lãnh đạo hay bộ phận HR mà nên có sự tham gia của các bên liên quan. 

Từng bước thay đổi 

Cố gắng thúc ép quá trình chuyển đổi số có thể gây ra sự khó hiểu và phản kháng trong doanh nghiệp. Để cân bằng hiệu quả mà vẫn đảm bảo duy trì trải nghiệm nhân viên trên môi trường, tổ chức có thể phân chia quá trình chuyển đổi thành các giai đoạn nhỏ hơn. 

Đừng triển khai ứng dụng toàn bộ các công nghệ và công cụ mới cùng một lúc, hãy thực hiện từng bước và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để nhân viên có đủ thời gian học hỏi và làm quen. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ có cơ hội để nhìn nhận các ưu, nhược điểm, học hỏi và điều chỉnh công cụ mới. Đồng thời, phương pháp này giúp doanh nghiệp quản lý và sử dụng ngân sách một cách hiệu quả hơn. 

Đào tạo đầy đủ

Để đảm bảo thành công trong quá trình chuyển đổi, việc chuẩn bị và hỗ trợ nhân viên từ đầu là vô cùng quan trọng. Điều này bao gồm việc cung cấp đầy đủ các chương trình đào tạo cần thiết cũng như tạo nên một môi trường cởi mở, nơi mà việc mắc lỗi được chấp nhận và nhân viên cảm thấy thoải mái khi yêu cầu sự trợ giúp. Những nỗ lực này sẽ thúc đẩy tốc độ ứng dụng công nghệ tại doanh nghiệp. Ngược lại, nếu không được đào tạo đúng và đủ, có nguy cơ nhân viên không thể thích nghi với hệ thống mới, dẫn đến sự chán nản và tăng tỷ lệ thất bại trong việc chuyển đổi.

Dưới đây là một số ý tưởng mà doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng kế hoạch đào tạo hỗ trợ trải nghiệm nhân viên trên môi trường số: 

• Chọn hình thức đào tạo phù hợp : Tìm hiểu những phương pháp đã hoạt động tốt trong quá khứ và đưa ra lựa chọn cho các cấp độ kỹ năng khác nhau. Việc đào tạo một cá nhân đại diện cho mỗi nhóm và để họ hướng dẫn cũng như quản lý các thành viên trong team mình sử dụng hiệu quả các công cụ mới là một cách thức hiệu quả.
• Phương pháp triển khai hợp lý và deadline thực tế: Giúp nhân viên hiểu chính xác những gì mà doanh nghiệp đang trông chờ ở họ, đồng thời cho họ đủ thời gian để thích ứng với phương pháp làm việc mới. 
• Ưu tiên cho đào tạo: Nâng cao kỹ năng cho nhân viên bằng các khóa đào tạo thiết thực nhưng cần đảm bảo việc đào tạo là một phần trong lịch trình làm việc của họ và không ảnh hưởng tới lịch trình cá nhân. 
• Khuyến khích đào tạo: Tạo cho nhân viên sự hứng thú để hoàn thành tốt khóa đào tạo. Doanh nghiệp có thể đề ra các phần thưởng như: tăng thêm thời gian nghỉ có phép hay bữa ăn miễn phí đối với những cá nhân hoàn thành xuất sắc khóa đào tạo.

Đo lường trải nghiệm nhân viên trên môi trường số 

Cách tốt nhất để xác định mức độ thành công của trải nghiệm nhân viên trên môi trường số là thông qua phản hồi thực chất của họ. Nếu nhân viên gặp khó khăn, hãy cố gắng lắng nghe và thấu hiểu họ. Từ đó có thể xác định được những vấn đề, vướng mắc mà họ gặp phải khi sử dụng các công cụ mới để có thể cải thiện và sửa đổi. 

Như đã đề cập ở trên, hãy sử dụng các phương pháp như khảo sát, phỏng vấn hoặc trao đổi trực tiếp, và các hình thức thu thập phản hồi khác để đo lường hiệu quả. 

Quan trọng hơn, hãy xác định cơ sở và đánh giá mô hình dữ liệu của bạn. Việc đo lường này cần thực hiện thường xuyên để giúp nhận biết:

• Những lĩnh vực được đầu tư số đang hoạt động hiệu quả,
• Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân gây ra,
• Những sự điều chỉnh cần thiết cho chiến lược trải nghiệm nhân viên trên môi trường số,
• Thời điểm phù hợp để áp dụng cải tiến,

Một cách khác để đánh giá trải nghiệm nhân viên trên môi trường số là theo dõi hiệu suất công nghệ. Theo dõi dữ liệu từ hệ thống và người dùng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên trong quá trình sử dụng công cụ số. Các chỉ số quan trọng có thể kể đến là hiệu suất ứng dụng và thời gian chờ truy cập thông tin.

Cải thiện 

Dữ liệu thu thập được không chỉ là công cụ để phát hiện những điểm yếu, mà còn để xác định hướng cải thiện và điều chỉnh sao cho phù hợp. Tuy nhiên, quá trình xây dựng và phát triển trải nghiệm nhân viên trên môi trường số không chỉ đơn giản là việc đưa công nghệ hiện đại vào thực tế ứng dụng. Hãy tập trung không chỉ vào việc tạo ra trải nghiệm mà còn cả việc quản lý và nâng cao môi trường số của doanh nghiệp.

Công nghệ không ngừng tiến bộ, vì thế việc liên tục phát triển và định hình chiến lược để phù hợp với bối cảnh và đặc thù doanh nghiệp là điều cần thiết.

Cân bằng giữa tự động hóa và tương tác nội bộ 

Để tạo ra một môi trường chuyển đổi số lành mạnh và hiệu quả, việc duy trì và tăng cường yếu tố con người là vô cùng quan trọng. Cần đảm bảo rằng các công cụ kỹ thuật số không làm giảm đi vai trò của nhân viên hay tạo khoảng cách giữa các nhóm. Thúc đẩy sự tương tác mặt đối mặt thông qua các cuộc họp video và các cuộc trao đổi trực tiếp sẽ giúp mọi người cảm thấy kết nối và gắn kết với nhau hơn.

Nhân viên cũng cần nắm được thông tin về các đầu mối hỗ trợ. Quá trình giao tiếp trực tiếp với người khác và được lắng nghe giúp giải tỏa căng thẳng và mang lại các giải pháp thông qua sự kết nối và hỗ trợ trong nội bộ.

Kết luận

Khi công nghệ hỗ trợ và trao quyền cho nhân viên thực hiện tốt công việc của mình sẽ tạo ra ảnh hưởng tích cực đến trải nghiệm nhân viên và doanh nghiệp. Đầu tư vào trải nghiệm nhân viên trên môi trường số, trải nghiệm số nhân viên, đóng vai trò quan trọng để bắt kịp với sự phát triển nhanh chóng của bối cảnh số và đồng thời đáp ứng nhu cầu của nhân viên.

Trong quá trình xây dựng một nền tảng trải nghiệm nhân viên trên môi trường số “lấy nhân viên làm trung tâm” có khả năng truyền cảm hứng cho tập thể, thúc đẩy sự kết nối và hiệu suất, vai trò của bộ phận HR là không thể phủ nhận. Với tầm nhìn dài hạn, sở hữu một lực lượng lao động như vậy sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ tổ chức đạt được những mục tiêu mong muốn.

(Theo AIHR)