Mô hình 5P để ý tưởng luôn ngập tràn

Sáng tạo không bắt nguồn từ những điều xa vời. Đầu tư vào đúng yếu tố, tin vào thành quả cuối cùng là điều làm nên sự khác biệt của một doanh nghiệp sáng tạo.

Khơi dậy sự sáng tạo

Tất cả các tổ chức ưu tiên đổi mới hiểu rằng họ cần tập trung vào Con người (People)– chủ thể tạo ra những thứ mới và hữu ích để đưa ra thị trường. Đó là những cá nhân, các nhóm người cùng những kỹ năng, tài năng, kiến thức và kinh nghiệm của họ để phát huy khả năng sáng tạo.

Theo nghiên cứu của nhà khoa học người Mỹ Mel Rhodes, 3 yếu tố khác tạo nên sáng tạo là Quá trình (Process), Không gian (Place) và Sản phẩm (Product). Quá trình là hành trình phát triển của đội sáng tạo, từng bước, từng hành động thực hiện công việc sáng tạo. Không gian đề cập đến bối cảnh công việc được thực hiện, từ khả năng tiếp cận đến nguồn nguyên liệu cho sự sáng tạo, các chính sách, chuẩn mực và văn hóa của tổ chức. Cuối cùng là Sản phẩm – thành quả của sự sáng tạo, có thể là các đối tượng, ý tưởng hay hành vi mới.

Sáng tạo là sự tổng hòa của 4 P trên. Tuy nhiên, tổ chức muốn hoạt động hiệu quả cần sự phối hợp giữa các nhóm, nên còn một yếu tố khác phải kể đến là Thuyết phục (Persuasion). Khi một nhóm muốn thực hiện ý tưởng sáng tạo, họ sẽ cần thuyết phục các nhóm khác hay các nhà quản lý, điều hành, các bên liên quan rằng ý tưởng đó đủ mới lạ, hữu ích.

Năm yếu tố này sẽ được chia thành hai nhóm. Nhóm thứ nhất là tiềm năng sáng tạo, bao gồm Con người, Quá trình và Không gian – các yếu tố ảnh hưởng đến mức sáng tạo của sản phẩm, ý tưởng hoặc hành vi mới. Thứ hai là hiệu quả sáng tạo, bao gồm Sản phẩm và Thuyết phục. Sản phẩm là kết quả của sáng tạo, thể hiện qua tính mới, tiện ích của sản phẩm, ý tưởng, hành vi và trung gian là hiệu quả của sự Thuyết phục, chứng minh cho người khác thấy giá trị của nó.

Mô hình 5P sẽ giúp tổ chức hạn chế bỏ lỡ các ý tưởng sáng tạo. Đầu tư vào tiềm năng sáng tạo đảm bảo con người, quá trình, không gian thuận lợi hơn để tạo ra, hiện thực hóa các ý tưởng. Đầu tư vào hiệu quả sáng tạo nhằm xóa bỏ các rào cản, tái xác định các sản phẩm sáng tạo và tạo điều kiện cho sự thuyết phục để mở không gian cho ý tưởng nảy sinh.

Con người (People)

Mặc dù Con người không phải là nguồn khai thác sáng tạo duy nhất, tuy nhiên những kỹ năng, kiến thức từ nhiều đối tượng khác nhau sẽ giúp việc phát triển ý tưởng và đánh giá mức độ phù hợp của các ý tưởng đó trở nên dễ dàng hơn. Một số người sẽ giống Batman, cần công cụ và phương pháp để nhận ra năng lực sáng tạo của họ. Đối những người không có thế mạnh về sáng tạo như vậy, tập trung vào tư duy phản biện, tư duy thiết kế sẽ hữu ích. Những người khác sẽ như Superman, có khả năng sáng tạo bẩm sinh. Thách thức của họ là phải hiểu khi nào cần thiết để bộc lộ thế mạnh bản thân. Chẳng hạn, có lúc họ có thể làm phiền đồng nghiệp bởi những luồng ý tưởng mới bất tận. Để biến sức sáng tạo của Superman trở nên có lợi, tổ chức cần giúp họ nhận ra sự sáng tạo khi nào là phù hợp và cần tập trung vào ý tưởng mới thay vì khiến người khác phân tán.

Đầu tư vào Con người ở đây cũng đề cập đến các chuẩn mực, thói quen trong đội nhóm nhằm thúc đẩy tư duy, hành vi sáng tạo. Ví dụ, các thành viên trong nhóm nên phản ứng thế nào nếu ý tưởng nảy đến khi gần kết thúc giờ họp. Họ sẽ phải gạt ý tưởng đó sang một bên hay phải kéo dài cuộc họp để theo đuổi sáng kiến đó cho đến khi nó “đơm hoa kết trái” hoặc “đi vào ngõ cụt”. Luôn cần có một khoảng ngắn để mọi người xem xét ý tưởng đó có liên quan đến chủ đề không, từ đó quyết định họ sẽ đào sâu hơn hay dừng lại. Điều quan trọng không phải là lựa chọn làm gì mà là tìm ra cách tiếp cận hiệu quả nhất tại thời điểm đó.

Khía cạnh thứ ba liên quan đến con người là sự đa dạng của đội nhóm. Giới tính, tuổi tác, xuất thân khác nhau sẽ cải thiện tiềm năng sáng tạo, cho phép các nhóm khai thác quan điểm, trải nghiệm sống khác nhau. Sự đa dạng về nhận thức, cách tiếp cận, suy nghĩ vấn đề cũng sẽ mang đến các góc nhìn khác nhau.

Quá trình (Process)

Nghiên cứu chỉ ra rằng quá trình sáng tạo hiệu quả nhất là sự kết hợp giữa việc tạo ra ý tưởng mới với phân loại những ý tưởng kém, tập trung điều tốt và những bước đó phải được lặp đi lặp lại. Liệu kế hoạch tiến độ dự án hay văn hóa tổ chức cho phép họ tiếp cận theo một hướng duy nhất? Hay các thành viên sẽ được tự do thử nghiệm để tìm ra cách tiếp cận phù hợp, khác biệt và có giá trị hơn mong đợi? Việc tự do thử nghiệm đòi hỏi ngân sách, thời gian lịch hoạt, đồng thời các bước yêu cầu đề xuất, đánh giá phải rõ ràng, dễ tiếp cận.

Không gian (Place)

Không gian là bối cảnh để con người và quá trình vận hành. Ngoài liên quan đến môi trường vật lý và không gian ảo, không gian còn được hiểu là yếu tố văn hóa, các chuẩn mực và kỳ vọng. Bối cảnh lịch sử, xã hội của nhóm, bộ phận và tổ chức cũng sẽ ảnh hưởng đến khả năng sáng tạo.

Quản lý hiệu suất và các chỉ số của tổ chức cũng là những yếu tố đặc biệt quan trọng. Một trong những cách bóp nghẹt sức sáng tạo của nhân viên là chỉ đánh giá hiệu quả dựa trên các chỉ số liên quan đến tài chính và phạt nếu họ dành thời gian cho những công việc không mang lại doanh thu. Điển hình như những nhân viên bán hàng thường đánh giá trên doanh số sẽ không mấy quan tâm đến sáng tạo những cách tiếp cận khác với khách hàng hay tìm ra giải pháp cho những vấn đề tồn đọng. Tương tự, nhóm vận hành cũng không có động cơ để đưa ra các ý tưởng, tiềm năng mà nhóm marketing muốn khai phá. Việc thiết kế một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả đòi hỏi ghi nhận những ý kiến sáng tạo.

Sản phẩm (Product)

Sản phẩm sáng tạo là đầu ra, là những ý tưởng sinh ra từ con người, quá trình và không gian. Cách tạo ra sản phẩm quan trọng không kém so với giá trị của nó. Nếu như quá trình cần không gian để biến thành quá trình sáng tạo thì sản phẩm cũng cần không gian để trở thành sản phẩm sáng tạo.

Việc lặp đi lặp lại và thử nghiệm sẽ mang đến kết quả sản phẩm khác biệt. Sản phẩm đó có thể khiến chậm tiến độ dự án, giải quyết vấn đề theo cách độc đáo hoặc giải quyết vấn đề khác biệt nhưng liên quan. Chẳng hạn công ty thiết bị nội địa Trung Quốc Haier đã tạo ra máy rửa khoai tây, hoạt động tương tự như cách máy giặt quần áo. Bởi họ phát hiện ra rằng người nông dân đang sử dụng máy giặt quần áo cho cả hai và quần áo của họ bị bám đầy bụi bẩn.

Thách thức với những người sáng tạo là sản phẩm có tính linh hoạt nhưng phải đảm bảo đúng tiến độ nhóm và theo thông số yêu cầu ban đầu. Do đó nếu việc tập trung vào lợi ích sản phẩm ảnh hưởng đến chức năng sản phẩm hoặc tiến độ thì tổ chức sẽ cần cập nhật các quy trình quản trị và sự thay đổi với từng nhóm liên quan.

Thuyết phục (Persuasion)

Chữ P cuối cùng là thuyết phục, tác nhân đảm bảo 4 chữ P còn lại hoạt động hiệu quả. Doanh nghiệp sẽ cần tích hợp yếu tố sáng tạo vào cơ chế quản trị để cho phép các nhà lãnh đạo có thể cân nhắc nó như một khoản đầu tư/cơ hội bên cạnh các chỉ số lợi nhuận/chi phí khác. Cách thức này sẽ đưa sáng tạo và hiệu quả ngang hàng nhau trong mô hình hoạt động của tổ chức.

Để tạo ra cơ chế đó, doanh nghiệp cần phát triển các thước đo đánh giá giá trị sự sáng tạo tạo ra và chi phí tổ chức đang chi cho việc thúc đẩy sáng tạo. Các chỉ số này bao gồm các khoản đầu tư cho các dự án riêng lẻ cũng như việc cải thiện cơ sở hạ tầng sáng tạo, chẳng hạn như đào tạo nhân viên, thiết lập quy trình quản trị dựa trên hiệu quả và sáng tạo. Đó sẽ trở thành các tiêu chí để lãnh đạo đánh giá tiềm năng của các dự án trước khi quyết định đầu tư.

Không phải tất cả mọi yêu cầu mang tính sáng tạo đều được phê duyệt mà chúng phải được mô tả rõ, tính toán cách thực hiện và ban quản trị sẽ đánh giá có đáng đầu tư không.