Mạng nội bộ: “Cầu nối” thông tin trong doanh nghiệp

Theo Ben Horowitz, người sáng lập ra quỹ đầu tư Andreessen Horowitz nổi tiếng thung lũng Silicon, chìa khóa để xác định một công ty có tốt hay không chính là sự giao tiếp. Trong đó, mạng nội bộ là công cụ hỗ trợ đắc lực để tăng hiệu quả truyền thông nội bộ.

Ở Mỹ, hàng năm các doanh nghiệp phải chịu tổn thất khoảng 500 tỷ USD do 70% nhân viên thiếu sự tập trung cần thiết trong công việc, mà nguyên nhân căn bản là không tìm được sự gắn kết với công việc và các đồng nghiệp xung quanh. Có một mối liên hệ rõ ràng giữa Truyền thông và hiệu quả làm việc ở nhân viên theo thống kê của các chuyên gia trong ngành truyền thông: 6% đóng góp trong việc giúp nhân viên thấu hiểu được mục tiêu và liên hệ mục tiêu đó tới việc thực hiện công việc của họ. 9,8% đóng góp vào việc giúp nhân viên tiếp cận tiếp cận đúng người, đúng nguồn lực, đúng thông tin trong quá trình hoàn thành công việc hiệu quả. 3,2% tác động tới Mức độ cam kết gắn bó với đồng nghiệp: khi nhân viên có quan hệ tốt với đồng nghiệp, họ sẽ có xu hướng hỗ trợ lẫn nhau để các bên cùng có lợi và cùng thành công.

Mạng xã hội nội bộ là kênh truyền thông khuyến khích tương tác trực tiếp giữa cộng đồng nội bộ. Trên phương diện lý thuyết, kênh này rất hữu ích giúp nhân viên giai đoạn đầu họ ưa thích vì chủ yếu là để học hỏi kịp thời ngay lập tức qua tương tác và chia sẻ thông tin với cộng đồng lớn.

Kênh này đặc biệt hiệu quả với nhóm vốn có đặc tính nhanh nhạy và tích cực trên kênh mạng xã hội nội bộ. Đó là nhóm người có nhu cầu kết nối cao, thành viên trong nhóm làm việc rải rác về vị trí địa lý, không tập trung một chỗ nhưng yêu cầu công việc cần tương tác trực tiếp. Đặc biệt là người phụ trách nhóm là người rất ủng hộ mạng xã hội vì tin tưởng vào lợi ích nó dành cho nhóm.

Đối với mỗi doanh nghiệp, sự phân cấp trong nội bộ công ty không còn là một khái niệm mới. Thông thường, với cách làm truyền thống, thông tin sẽ được truyền dần từ cấp bậc cao nhất (CEO/ CFO, Phó chủ tịch/ giám đốc và các bậc thấp hơn tiếp theo đó).

Thường thì việc truyền thông cũng sẽ theo thứ tự như trên sơ đồ, mỗi cấp bậc sẽ thưởng chỉ truyền thông xuống ngay lớp phía dưới, và thông tin phản hồi ngược lên cũng sẽ theo thứ tự từ dưới lên qua từng cấp bậc.

Việc thông tin qua quá nhiều cấp để lên đến người quyết định thường gây ra sự che giấu, hay sẽ bị sót những thông tin quan trọng trong việc xử lý tình huống. Và thông thường người đứng đầu gần như không biết những việc đang xảy ra ngay tại thời điểm khởi đầu, mà có một sự trễ thời gian khá lớn.

Khái niệm Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp (Enterprise Social Network) ra đời đã mang lại một luồng gió mới và một sự trải nghiệm tuyệt vời cho các doanh nghiệp triển khai nó. Khi áp dụng, nó cho phép các nhân viên cấp thấp nhất cũng có thể nhận được những thông tin, thông báo hay việc thực thi hành động của các cấp lãnh đạo cáo nhất từ CEO đến các Phó chủ tịch, giám đốc bộ phận. Cho phép cả doanh nghiệp có được cái nhìn rõ hơn về những hoạt động của các nhóm khác, hay toàn bộ doanh nghiệp mà không phụ thuộc vào cấp lãnh đạo trực tiếp. Hay nói cách khác, các cấp quản lý từ trên xuống dưới được nhìn thấy toàn bộ các hoạt động nội tại trong doanh nghiệp. Điều này gây khó khăn cho những người muốn che giấu sai lầm, đồng thời thúc đẩy sự quyết liệt cho thành công cá nhân của toàn thể công ty.

Với mô hình quản lý kiểu mới có sử dụng mạng xã hội nội bộ, việc mời nhân viên đóng góp ý kiến vào quá trình chuyển đổi có thể giúp lãnh đạo công ty ngăn chặn những bình luận tiêu cực, giúp quá trình chuyển đổi của công ty diễn ra trơn tru hơn.