“Hóa giải” 3 hiểu lầm kinh điển về người làm truyền thông nội bộ

Bị đánh đồng và thường xuyên phải “gánh” việc của bộ phận truyền thông bên ngoài chỉ là một trong số rất nhiều “nỗi khổ” của Truyền thông nội bộ (TTNB) tại các doanh nghiệp. Đôi khi, những nhân sự chuyên trách này còn bị hiểu sai là người tổ chức hoạt động tập thể vui vẻ, có công việc nhàn hạ không đòi hỏi trình độ cao…

Bài viết này của Blue C nhằm mang cho người đọc cái nhìn sát hơn với công việc của nhân viên TTNB.

“ĐỨA CON LAI” CỦA TRUYỀN THÔNG VÀ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ?

Cách đây chỉ một thời gian ngắn, ở đa số các doanh nghiệp Việt Nam, bộ phận PR in-house (1) phải kiêm nhiệm không chỉ tiếp thị bán hàng, xây dựng hình ảnh thương hiệu mà còn cả TTNB, truyền thông tuyển dụng hay gắn kết nhân viên… Điều này không chỉ giảm hiệu quả công việc do không ai được tập trung đầu tư sâu cho mảng của mình mà còn tạo ra những nhân sự “lai tạp” giữa truyền thông bán hàng và hành chính đoàn thể, khiến họ cảm thấy chán nản, dần mất đi động lực.

Sự bất hợp lí kể trên của mô hình phòng PR in-house truyền thống cũng phản ánh việc thiếu trầm trọng nhân sự chuyên trách các mảng, đặc biệt là TTNB – một “định nghĩa” công việc còn khá mới. Mặt bằng chung vốn đã thiếu hụt nhân sự giỏi, doanh nghiệp còn phải giành giật để “săn” được những nhân tố ấy. Quá trình hội nhập cũng mở ra cánh cửa cho nhiều thương hiệu nước ngoài đổ bộ thị trường Việt, đe doạ lấy đi không chỉ khách hàng mà cả nhân sự của các doanh nghiệp trong nước.

Tuy nhiên, càng về sau này khi đã ý thức được tầm quan trọng của TTNB, bản thân các doanh nghiệp cũng đã nhận ra được điểm hạn chế của mô hình phòng PR in-house cũ. Nếu như điểm tương đồng về đối tượng mục tiêu giúp bộ phận truyền thông vẫn có thể dễ dàng bao quát công việc tiếp thị bán hàng hay xây dựng hình ảnh thương hiệu thì TTNB lại mang những đặc thù riêng, cần được doanh nghiệp thiết lập để hoạt động độc lập.

HIỆU QUẢ TRỪU TƯỢNG, KHÓ ĐO LƯỜNG BẰNG KPIs?

Cũng bắt nguồn từ thực tế chồng chéo nhân sự và công việc kể trên, kết quả của TTNB nói riêng và PR in-house nói chung tại các doanh nghiệp đã không được nhìn nhận một cách chính xác trong một thời gian dài trước đây. Sự hiệu quả đa số được chủ doanh nghiệp “quy về một mối”, chỉ đánh giá qua tác động tích cực vào doanh thu hay lợi nhuận bán hàng. Và tất nhiên, rất khó có thể đánh giá năng lực của người làm PR in-house và đặc biệt là nhân sự TTNB nếu chỉ nhìn vào doanh số bán hàng.

Vì vậy, việc xây dựng các chiến lược độc lập, có mục tiêu riêng và phù hợp với những giai đoạn phát triển hay vấn đề cần xử lý khác nhau của doanh nghiệp vẫn là điều rất cần thiết. Đối với TTNB, việc có chiến lược cụ thể cũng giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc đưa ra KPIs (2) và theo dõi dựa trên mục tiêu cụ thể: xây dựng kênh TTNB, thu hút nhân tài hay gắn kết và xử lí khủng hoảng nội bộ…

Từ cách đây khoảng 4 năm – thời điểm mà việc kiểm toán chất lượng TTNB còn là khái niệm xa lạ – Blue C đã nghiên cứu và phát triển bộ công cụ giúp đo lường hiệu quả nội dung TTNB của doanh nghiệp. Cho đến nay, sau quá trình thử nghiệm để hoàn thiện, C Wake đã chứng minh được hiệu quả đo lường chính xác của mình đối với doanh nghiệp, cũng như hỗ trợ đắc lực Blue C trong việc tư vấn TTNB cho khách hàng.

CÔNG VIỆC NHÀN HẠ, KHÔNG ĐÒI HỎI TRÌNH ĐỘ?

Có thể nói, trước đây (và ngay cả thời điểm này ở một số doanh nghiệp), việc đánh giá thấp sức mạnh của TTNB đã dẫn đến cách làm sai cũng như cách nhìn nhận thiếu chính xác về công việc của người làm TTNB.

Đặc thù của người làm TTNB là xây dựng chiến lược và triển khai các hoạt động hướng đến việc gắn kết các thành viên và củng cố sức mạnh nội tại. Các hoạt động kêu gọi được sự tham gia của tất cả các thành viên là một phần không thể thiếu trong TTNB. Tuy nhiên, thiếu đi chiến lược bài bản hay mục tiêu đường dài hoặc bị tập thể tiếp nhận một cách hời hợt sẽ khiến nhân sự TTNB chỉ được ghi nhận như người “cầm cờ” các sự kiện phong trào hay khởi xướng các hoạt động vui chơi.

Nhưng trên thực tế, mọi hoạt động của TTNB đều cần dựa trên chiến lược kinh doanh và gắn với đường hướng phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu bộ phận TTNB được doanh nghiệp vận hành hiệu quả thì khối lượng công việc và áp lực của những nhân sự chuyên trách này không hề nhỏ. Hơn ai hết, họ cần bao quát toàn bộ hoạt động cả trong lẫn ngoài tổ chức để luôn truyền đạt được thông suốt các thông điệp từ trên xuống dưới, các phản hồi từ dưới lên trên và đặc biệt là phát hiện các vấn đề trong nội bộ để khắc phục, gắn kết tập thể. Vị trí này đòi hỏi nhiều tố chất, không chỉ chuyên môn truyền thông, hiểu biết về lĩnh vực doanh nghiệp tham gia mà còn là những kỹ năng như quan sát – phân tích, sắp xếp tổ chức hay khả năng thuyết phục và thích nghi tốt. Chưa kể, còn có những yếu tố thay đổi theo thời gian như sự vận động của ngành truyền thông hay quy mô và cơ cấu doanh nghiệp qua các thời kì… Tất cả những vấn đề trên tạo ra đòi hỏi liên tục đối với người làm TTNB về việc học hỏi, tích lũy kiến thức và thực hành để có thêm kinh nghiệm.

TỪ GÓC NHÌN CỦA NGƯỜI TRONG CUỘC

Ý thức được tầm quan trọng và dành ngân sách cho TTNB thôi chưa đủ, các doanh nghiệp cần đầu tư cụ thể và trước nhất cho bộ phận chuyên trách này trong doanh nghiệp của mình. Theo Blue C, việc đầu tư không nên chỉ dừng lại ở bước tuyển dụng, lập ra một phòng ban chuyên trách mà còn phải liên tục khảo sát để nắm được năng lực cũng như thấu hiểu các vấn đề mà người làm TTNB đang gặp phải. Nếu họ bị ôm đồm nhiều việc, doanh nghiệp cần đầu tư thêm người còn nếu kỹ năng chưa tốt, nhân sự TTNB cần được đào tạo. Đặc biệt, khi họ đã làm tốt thì doanh nghiệp nên đánh giá và ghi nhận kết quả của bộ phận TTNB xứng đáng như tất cả các phòng ban khác.

Có thể nói, TTNB in-house cần được nhìn nhận như trái tim của sức mạnh nội bộ. Nếu bộ phận này “khoẻ mạnh” thì chắc chắn “mạch” TTNB của doanh nghiệp sẽ chảy mạnh mẽ. Như tất cả các bộ phận khác, họ cần một khung mô tả công việc rõ ràng, quy trình đánh giá năng lực minh bạch và đặc biệt, lộ trình phát triển hứa hẹn với mục tiêu cụ thể đi kèm. Theo khảo sát gần đây của JobStreet.com (4), những điều này cũng là mối quan tâm hàng đầu của lao động Việt Nam. Khảo sát cũng chỉ ra rằng hiện tại, mô hình thăng tiến trên thị trường việc làm nước ta đều chưa đảm bảo được tính công bằng.

Vậy hiện tại, việc làm TTNB tại doanh nghiệp của bạn ra sao? Hoặc nếu như bạn cũng là một nhân sự chuyên trách thì khó khăn hay hiểu lầm bạn đang cần được “hoá giải” là gì? Đừng ngần ngại chia sẻ quan điểm và cũng đừng quên theo dõi các bài viết về TTNB sẽ liên tục được gửi đến bạn từ Blue C!

Chú thích:

(1) PR in-house: Dùng để phân biệt với các “PR agency”, thuật ngữ “PR in-house” là tên gọi của bộ phận Truyền thông mà các doanh nghiệp tự xây dựng cho mình. Trên thực tế, mô tả công việc của nhóm này không giống nhau tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp tuyển dụng. Tuy nhiên, về cơ bản thì họ được hiểu là những nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch truyền thông, quan hệ với báo chí để đảm bảo danh tiếng của doanh nghiệp cũng như thúc đẩy hiệu quả kinh doanh

(2) KPIs: Key Performance Indicators – chỉ số đánh giá hiệu quả công việc

(3) Nhân sự TTNB on-site: IC 4 IC – Dịch vụ cung cấp nhân sự hỗ trợ trực tiếp bộ phận TTNB tại doanh nghiệp

(4): Nguồn từ trang tin thuộc tổ chức tuyển dụng, nhân sự Jobstreet https://www.jobstreet.vn/career-resources/doanh-nghiep-da-xay-dung-quy-trinh-thang-tien-dung-chuan-chua/#.W2Kiu609e8U