“Điểm sáng” nào cho truyền thông nội bộ trong năm 2021?

Mặc dù thực tiễn những điều diễn ra trong năm 2020 có phần không mấy khả quan với nhiều doanh nghiệp, truyền thông nội bộ lại được đánh giá và tin tưởng sẽ được chú trọng và có nhiều lợi thế hơn trong năm 2021. Một năm khó khăn khiến khối lượng công việc và mức độ thử thách gia tăng cho những ai làm truyền thông nội bộ, nhưng những điểm sáng sau nếu được tận dụng có thể giúp truyền thông nội bộ cải thiện mức độ gắn kết và hài lòng của nhân viên.

Truyền thông nội bộ: Từ vai phụ sang vai chính

Bất cứ ai làm truyền thông nội bộ hẳn đều hiểu tầm quan trọng của giao tiếp nội bộ. Tuy nhiên, việc thuyết phục ban lãnh đạo đầu tư vào các kế hoạch được đưa ra thường không hề dễ dàng. Trên thực tế, ngân sách cho truyền thông nội bộ thường không hề cao so với các chức năng khác trong tổ chức. Theo báo cáo năm 2019 của Gatehouse với bộ phận truyền thông nội bộ của 820 doanh nghiệp toàn cầu, tổ chức đông nhân sự nhất – tương đương hơn 50.000 nhân viên – cũng chỉ đầu tư khoảng 1£ (tương đương 30.000 VND)/người/tháng cho truyền thông nội bộ. Con số này thậm chí chỉ tương đương với một chiếc … bánh mì ăn sáng.

Tuy nhiên, thời thế đã thay đổi. Không còn đóng “vai phụ”, truyền thông nội bộ đã có nhiều đất diễn hơn và có nhiều cơ hội để tỏa sáng. Những thách thức trong năm qua đã đề cao tầm quan trọng của truyền thông nội bộ. Nhu cầu giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với nhân viên đã trở thành mối quan tâm cấp thiết. Các hệ thống lỗi thời và việc nhận việc tiếp nhận thông tin thiếu kịp thời đã được chú ý nhiều hơn và được cải thiện, đầu tư nhanh chóng. Mạng nội bộ – điều vốn hay bị “ngó lơ” – nay lại đang là công cụ đắc lực hàng đầu trong các buổi họp. Việc nhân viên làm việc từ xa phải sử dụng các phần mềm lạc hậu đã dần trở thành câu chuyện xưa cũ, thay vào đó, họ được nâng cấp những công cụ tối tân nhất có thể hỗ trợ hiệu quả cho công việc của mình.

Môi trường làm việc được trang bị nhiều công cụ số hơn

Với việc đột ngột chuyển sang làm việc từ xa, các công cụ truyền thông nội bộ được đưa vào “tấm ngắm” quan trọng. Các phương pháp truyền thông truyền thống như bản tin in, các cuộc họp hay hội nghị tại sảnh trung tâm không còn khả thi. Ngay cả các kênh email và mạng nội bộ đang được doanh nghiệp sử dụng cũng bị đặt dấu hỏi về độ hiệu quả. Khi việc tiếp nhận thông tin là điều thiết yếu, việc có bất kỳ ai không theo dõi hoặc nhận được thông tin trở thành điều khó chấp nhận.

Bên cạnh đó, không phải ai cũng làm việc từ xa. Một số nhân viên sẽ làm việc tại văn phòng, một số sẽ làm việc tại nhà và những người khác có thể linh động làm ở không gian bên ngoài. Nhưng dù ở bất cứ đâu, họ luôn cần được liên lạc được mọi lúc trong trường hợp khẩn cấp. Bởi vậy, các tổ chức cần luôn cố gắng để trang bị các kênh truyền thông nội bộ có thể giúp tiếp cận nhân viên mọi lúc, mọi nơi. Khi đó, việc số hóa là câu trả lời hoàn hảo doanh nghiệp tìm kiếm. Các cấp có thể giao tiếp hiệu quả hơn và ngay lập tức thông qua các kênh kỹ thuật số. Điểm khác biệt chính là khả năng thu hút sự chú ý của nhân viên ngay lập tức và theo dõi tác động của các thông tin liên lạc một cách đáng tin cậy.

Nhân viên tuyến đầu được quan tâm hơn cả

Một trong những xu hướng truyền thông nội bộ có thể thấy rõ ràng là việc nhân viên tuyến đầu đang nhận được sự quan tâm sát sao hơn cả. Trước đây, họ – những người phải tiếp xúc với khách hàng, những nhân viên kinh doanh hay đang làm công việc giao hàng – thường không nằm trong danh sách ưu tiên của truyền thông. Đến nay, đối với nhiều lãnh đạo, khi xem xét truyền thông nội bộ đặt trong bối cảnh an toàn của nhân viên là trên hết, nhân viên tuyến đầu đang lại là mối quan tâm số một của họ.

Lãnh đạo biết được rằng, một khi nhân viên tuyến đầu gắn kết, hài lòng với các trải nghiệm mà tổ chức mang lại thì họ sẽ mang chính trải nghiệm hài lòng đó đến với khách hàng của mình. Khi trái bóng chuyền đến chân của những nhân viên tuyến đầu, mọi thứ về truyền thông nội bộ cũng cần thay đổi. Thông tin không còn đơn giản là đăng một góc nhỏ trên mạng nội bộ. Không còn là những email được gửi vào hòm thư mà hiếm khi họ có thời gian theo dõi. Nhân viên tuyến đầu cần tiếp cận với các công cụ và công nghệ giúp họ được kết nối với tổ chức ngay lập tức. Các kênh truyền thông tới nhân viên tuyến đầu phải hai chiều để không chỉ nhân viên là người được nghe mà lãnh đạo cũng phải là người được biết mối quan tâm của họ.

Chưa bao giờ nhân viên tuyến đầu được nhận nhiều sự chú ý như bây giờ.

Ai cũng muốn tin tức thức thời nhất

Năm 2020 đặt ra một sự thật khó chối cãi rằng: Thời gian là điều cốt yếu. Trước đây, việc gửi một email và chờ đợi toàn bộ nhân viên đọc hết trong vòng một tuần là điều có thể chấp nhận. Tuy nhiên, cách làm đó không còn phù hợp trong thời điểm hiện nay. Điều quan trọng nhất trong truyền thông nội bộ bây giờ là đảm bảo thông điệp được truyền tải ngay lập tức.

Cần nhớ rằng, các chỉ thị, chính sách và tin tức cần chia sẻ với nhân viên luôn thay đổi. Quy định áp dụng vào thứ Hai có thể sẽ phải thay đổi ngay vào sáng thứ Ba. Bởi vậy, sự chậm trễ không chỉ là không mong muốn mà còn rất nguy hiểm. Nếu việc truyền tải thông tin xuất hiện “độ trễ”, mọi người sẽ tiếp tục hành động theo cách có thể gây nguy hiểm sự an toàn của chính họ.

Khi nhu cầu cầu kết nối tức thì đã trở thành ưu tiên hàng đầu, doanh nghiệp nên cân nhắc để xây dựng hệ thống giao tiếp nội bộ hiện đại, thông minh hơn. Bên cạnh việc đầu tư công nghệ vào các công cụ truyền thông nội bộ, việc thiết lập một đội ngũ chuyên môn cao, có khả năng sản xuất tin tức nhanh chóng, đầy đủ, chính xác cũng là điều nên chú trọng.

Thông tin cần tiếp cận nhân viên đầy đủ, nhanh chóng.

Chú trọng nhiều hơn vào sự an toàn của nhân viên

Quan tâm nhiều hơn đến sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên tại nơi làm việc cũng là vấn đề “nóng” của truyền thông nội bộ trong năm vừa qua. Điều này dự kiến sẽ tiếp tục là một trong những điều được nhiều doanh nghiệp, lãnh đạo lưu tâm hơn trong thời gian tới, khi mà công cuộc phòng, chống dịch bệnh vẫn chưa được kiểm soát triệt để.

Ngoài ra, bên cạnh nguy cơ dịch bệnh có thể tác động xấu đến nhân viên, những vấn đề về tinh thần như lo lắng, sợ hãi, bất an, chán nản cũng cần được truyền thông nội bộ đưa vào tầm kiểm soát. Làm thế nào để trấn an nhân viên, làm thế nào để lấy lại sự tin tưởng của họ trước những bất ổn mà doanh nghiệp đang đối diện – đây là những bài toán đã phát sinh trong năm 2020, đang được giải quyết và cần tìm lời giải triệt để trong năm tới.

Không quên việc giữ an toàn cho nhân viên mọi lúc, mọi nơi.

Đứng trước bối cảnh này, mở rộng các kênh ghi nhận phản hồi trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một cuộc khảo sát nội bộ trên diện rộng hay một cuộc thăm dò nhanh, dù là hành động nào thì điều quan trọng là truyền thông nội bộ giúp nhân viên thấy rằng công ty đang quan tâm đến họ và thực sự muốn biết họ đang cảm thấy ra sao. Xét cho cùng, thông điệp đưa ra cần là: nhân viên khỏe mạnh và hạnh phúc là chìa khóa thành công của doanh nghiệp.

Kim Oanh

(Theo Talkfreely)