5 việc cần dừng lại ngay khi làm truyền thông nội bộ
Đội ngũ làm truyền thông nội bộ đang làm tốt phần việc của mình, nhưng họ có thể làm tốt hơn nữa nếu tránh được những quan điểm, cách làm sai lầm trong quá trình triển khai công việc. Dưới đây là 5 điều cần loại bỏ ngay khi làm truyền thông nội bộ.
1. Nhận làm tất cả mọi việc
Bạn cần hiểu rõ công việc của một chuyên viên truyền thông nội bộ là gì và luôn gắn mọi hành động của mình với công việc đó. Đúng, giúp đỡ mọi người là tốt, nhưng một khi bạn đồng ý làm một việc không phải nhiệm vụ chính của mình, bạn có thể bị cuốn vào một chuỗi những công việc không liên quan khác sau đó.
Việc nói lời từ chối không phải điều dễ dàng bởi bạn sẽ lo ngại chúng có thể khiến bạn rơi vào rắc rối. Tuy nhiên, quan trọng hơn cả là bạn phải giải thích vì sao mình lại nói “không”. Hãy nói với mọi người về các ưu tiên của bạn với tư cách là thành viên của truyền thông nội bộ và cho họ biết những gì bạn đang làm.
Bất kể khi nào bạn thấy có lỗi với người bạn vừa từ chối, hãy nhớ rằng ngay cả nhân sự, IT hay các phòng ban khác cũng hiếm khi làm các công việc không thuộc thẩm quyền của họ.
2. Trao đổi với lãnh đạo những điều họ không quan tâm
Lãnh đạo thường “ngập đầu” trong hàng tá những quyết định phải đưa ra mỗi ngày cũng như những việc phải làm để hài lòng tất cả mọi người. Bởi vậy, hãy tận dụng thời gian bạn có với họ một cách thông thái. Đảm bảo rằng bạn hiểu công việc mình đang làm và khiến lãnh đạo cũng hiểu chúng.
Ví dụ như, doanh nghiệp bạn đang muốn truyền thông về Tư duy làm chủ – một trong những giá trị cốt lõi, hãy đảm bảo rằng bạn thực sự hiểu “Tư duy làm chủ” là gì bằng cách trao đổi kĩ càng với lãnh đạo để có thể truyền đạt thông tin xuống nhân viên chính xác nhất.
Cũng không cần để lãnh đạo nhận ra sự tồn tại của bạn bằng việc đi vào trao đổi quá chi tiết mọi dự án bạn đang thực hiện. Bạn chỉ cần chia sẻ với họ những điều “cốt lõi” thực sự có ảnh hưởng đến doanh nghiệp và đưa ra những số liệu, dẫn chứng cho quyết định của bạn cũng như cho họ thấy những tác động mà chúng đem lại.
Ngoài ra, nếu lãnh đạo chưa hiểu rõ điều gì, hãy sẵn sàng tư vấn thêm cho họ. Lãnh đạo không cần những người lúc nào cũng “dạ, vâng” trước mọi quyết định, họ cần một chuyên gia trợ giúp cho họ trong công việc.
3. Triển khai mà không có chiến lược
Sau quá trình phỏng vấn công cụ đo lường độ trưởng thành của truyền thông nội bộ, Blue C nhận ra một số lí do có thể đưa ra cho việc nhiều doanh nghiệp triển khai truyền thông nội bộ mà không có chiến lược.
Thứ nhất, một số doanh nghiệp đang trong quá trình xem xét chiến lược truyền thông nội bộ tuy nhiên chưa đặt đây là một ưu tiên cần làm.
Thứ hai, doanh nghiệp còn đang triển khai truyền thông nội bộ theo một kế hoạch chủ yếu để “đuổi kịp” guồng các sự kiện, hoạt động phát sinh trong một năm mà không quan tâm đến KPI nhằm đạt được mục tiêu lớn và chiến lược chung của tổ chức.
Thứ ba, doanh nghiệp cho rằng mọi thứ biến đổi rất nhanh và không cần thiết phải có một chiến lược.
Chiến lược chính là “xương sống” để mọi quyết định và hành động đưa ra đạt đúng đích đến
Những lí do trên cần thay đổi ngay vì chiến lược chính là “xương sống” để mọi quyết định và hành động đưa ra đạt đúng đích đến. Cần nhớ rằng, nếu bạn không rõ bạn đang đi đâu và đi để có được điều gì, làm thế nào bạn biết mình sẽ đến đó như thế nào?
4. Cho rằng việc đo lường là không quan trọng
Hãy dừng ngay việc nói rằng các công cụ đo lường là vô nghĩa! Nếu không có các KPI, chiến lược truyền thông nội bộ sẽ không có căn cứ để xây và bạn cũng không biết việc bạn làm đang tạo ra những tác động hoặc sự khác biệt như thế nào cho doanh nghiệp. Khi đó, cũng dễ hiểu khi lãnh đạo và doanh nghiệp không nhận ra được vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ.
Bạn có thể bắt đầu đo lường từ những điều nhỏ nhất và không cần cố gắng để áp dụng lên tất cả mọi thứ. Hãy tập trung vào những điều quan trọng nhất và đặt ra những chỉ số rõ ràng để việc đo lường trở nên dễ dàng hơn.
ãy tập trung vào những điều quan trọng nhất và đặt ra những chỉ số rõ ràng để việc đo lường trở nên dễ dàng hơn
Nếu bạn lo rằng mình không có khả năng thu thập số liệu để đối chiếu, đừng lo, nhân sự và IT có thể giúp bạn. Họ có thể cung cấp rất nhiều dữ liệu của nhân viên như các tỷ lệ nghỉ việc, chỉ số gắn kết, chỉ số hài lòng, lượt truy cập các trang portal, mạng xã hội… Hãy phối hợp với họ để có các thông tin đo lường chính xác và hữu ích nhất.
5. Nhạy cảm khi nghe phản hồi từ người khác
Đã bao giờ bạn rơi vào trường hợp một bản tin nội bộ bạn viết nhận lại sự tranh cãi hai chiều khi bạn ngẫu hứng “rắc” một chút “ma thuật” vào câu chữ khiến người đọc bối rối chưa? Những lúc đó, bạn thường phản ứng thế nào? Bạn sẽ cố gắng giải thích sự hiểu lầm đúng không?
Nhưng bạn có thể giải quyết theo cách khác tốt hơn. Thứ nhất, không nên nghiêm trọng hóa vấn đề, hãy đơn giản ghi nhận trách nhiệm của bạn trong việc đó và tạo sự nhất quán cho mọi người về cách diễn đạt của bạn.
Thứ hai, hãy nhìn nhận mặt còn lại của vấn đề rằng một số nhận xét là lời khen cho bạn. Đó là lời khen cho sự sáng tạo, đổi mới nội dung bạn đem lại và khiến thông điệp truyền đạt tới họ đúng và đủ. Điều có ý nghĩa hơn cả là họ đã có phản hồi cho nội dung bạn đưa ra và bạn có thể hỗ trợ họ tốt hơn bằng việc đưa ra những câu trả lời thêm cho thông điệp, chẳng hạn như thông điệp này hướng đến đối tượng nào hay thông điệp này nhằm giúp nhân viên đạt được điều gì. Đôi lúc bạn sẽ thấy, những điều chúng ta làm có giá trị hơn những gì chúng ta tưởng tượng.
Kim Oanh
(Theo Alive With Ideas)
