Làm thế nào để thúc đẩy nhân viên tham gia vào quá trình chuyển đổi số?

Yếu tố con người trong chuyển đổi số cũng quan trọng không kém so với yếu tố công nghệ, quy trình hay cơ sở hạ tầng. Quá trình chuyển đổi số muốn thành công cần phụ thuộc khá nhiều vào việc doanh nghiệp có “chịu khó” đầu tư tâm trí, tiền bạc vào việc tạo sự thích nghi và thấu hiểu từ đội ngũ nhân viên hay không.

Thay đổi tư duy (MINDSET)

Khi tiến hành chuyển đổi số, điều doanh nghiệp luôn mong muốn đó là việc tất cả mọi thành viên trong tổ chức, bao gồm lãnh đạo, quản lý và nhân viên đều hiểu, thấm nhuần và xem trọng quá trình này như một phần không thể thiếu trong DNA của mình.

Tuy nhiên, điều đáng buồn là theo một nghiên cứu từ McKinsey trong năm 2017, trong khi có tới 84% CEO tham gia và cam kết với sự thay đổi khi chuyển đổi số thì 45% nhân viên tuyến đầu – những người làm việc trực tiếp với khách hàng hay đích thân tham gia vào khâu sản xuất sản phẩm – lại cho rằng việc này khá khó khăn, thách thức với họ.

Chuyển đổi số chỉ thành công khi tư duy nhân viên thay đổi.

Chìa khóa để giải quyết vấn đề này nằm ở hai yếu tố: truyền thông và trao quyền.

Với truyền thông, các công ty có đội ngũ lãnh đạo truyền thông cởi mở và đầy đủ tới các nhân viên về tiến trình của chuyển đổi số có khả năng thực hiện quá trình này thành công hơn gấp 8 lần so với những doanh nghiệp xem nhẹ việc truyền thông này. Con số này lên tới 12.4 lần đối với quá trình chuyển đổi quy mô toàn doanh nghiệp (theo nghiên cứu của McKinsey).

Theo đó, những yếu tố được xem xét là tác nhân góp phần tạo nên việc truyền thông hiệu quả phải kể đến việc truyền thông rõ ràng về mục tiêu chuyển đổi số; sự tương tác rõ ràng của CEO về chuyển đổi số; việc dễ dàng tiếp cận thông tin thường xuyên; quản lý cấp trung phát huy vai trò “cầu nối” của mình và việc nhân viên dễ dàng nhận ra những thay đổi trong công việc thường ngày. Các công cụ giao tiếp trên nền tảng số, mạng xã hội hay ứng dụng điện thoại sẽ phát huy tính năng của mình nhằm thu hút nhân viên trên nhiều kênh hơn.

Bên cạnh đó, mặc dù lãnh đạo có thể nắm rõ vai trò của họ trong quá trình chuyển đổi số, nhưng nhiều nhân viên sẽ cảm thấy khó khăn để biết được vị trí của mình trong quá trình này. Tạo cơ hội, trao quyền cho nhân viên thấy sự tham gia của họ vào quá trình chuyển đổi số không chỉ thu hút họ tham gia vào quá trình này mà còn cho phép họ thấy tác động đối với sự thành công của doanh nghiệp.

Một gợi ý đó là hãy để đội ngũ hành chính – nhân sự là những người tiếp quản việc trao quyền này. Họ là những người hiểu rõ nhất năng lực, vị trí của từng cá nhân trong tổ chức và hiểu được những lỗ hổng nào về kỹ năng họ còn thiếu. Bằng việc để nhân sự đầu tư vào công tác tư tưởng nhiều hơn tới nhân viên, doanh nghiệp có thể đạt được thành công trong quá trình chuyển đổi số, khi mà mức độ hài lòng với công việc cũng như động lực làm việc của nhân viên gia tăng nhờ việc được khẳng định vị thế của bản thân với tổ chức.

Cải thiện kỹ năng (SKILLSET)

Có một sự thật rằng không phải nhân viên nào trong tổ chức cũng trang bị cho mình những kỹ năng công nghệ cần thiết. Chỉ riêng tại Anh, có tới 12 triệu người và hàng triệu doanh nghiệp nhỏ không có kỹ năng phù hợp về công nghệ đáp ứng kỷ nguyên số. Và bức tranh ảm đảm này còn bao phủ ra phạm vi toàn cầu (theo số liệu từ Digital Marketing Institute, 2019).

Khi chuyển đổi số trở thành một xu hướng, các kỹ năng cần thiết để khai thác tiềm năng công nghệ cần được thúc đẩy liên tục để sàng lọc những nền tảng hoặc sáng kiến không tối tân hoặc thiếu phù hợp với thực tế của cuộc cách mạng số.

Đào tạo là cách để nâng cao kỹ năng công nghệ của nhân viên.

Để làm được điều này, doanh nghiệp cần đẩy mạnh công tác đào tạo và ghi nhận cho nhân viên.

Với đào tạo, doanh nghiệp cần thiết kế các khóa học để nâng cao nhận thức đồng thời tạo điều kiện thực hành các kỹ năng cần thiết về công nghệ nhằm giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi. Các khóa học nên được triển khai theo lộ trình bài bản, từ cơ bản đến nâng cao, đồng thời doanh nghiệp cần tạo cơ hội để nhân viên được tiếp thu kiến thức từ những giảng viên là người có chuyên môn, kinh nghiệm hoặc nghiên cứu về môi trường làm việc số. Họ sẽ là những người “thầy” đem lại những ví dụ thực tiễn, gần gũi nhất giúp nhân viên đón nhận kiến thức theo cách dễ hiểu nhất.

Song song với đào tạo, doanh nghiệp cũng không nên bỏ qua việc ghi nhận nỗ lực của nhân viên. Chẳng hạn sau những khóa đào tạo trên, đội ngũ triển khai có thể tổ chức các cuộc thi hoặc bài kiểm tra để đánh giá năng lực của học viên. Với những học viên có thành tích xuất sắc, đừng quên dành tặng cho họ một giấy chứng nhận hoặc một phần thưởng nhỏ để ghi nhận nỗ lực của họ (sẽ tuyệt hơn nếu đó là một món quà công nghệ!). Việc được khích lệ sẽ tạo động lực và khuyến khích nhân viên tích cực tìm hiểu, học hỏi về công nghệ hơn.

Hỗ trợ công cụ (TOOLSET)

Việc tiếp nhận kiến thức của nhân viên có thể thông qua nhiều cách. Họ có thể thu nạp thông qua những khóa đào tạo về công nghệ, tuy nhiên, họ cũng có thể tự học bằng cách tự tìm tòi các công cụ sẵn có hoặc các nền tảng trực tuyến. 

Đừng quên cung cấp công cụ và khuyến khích nhân viên tự học các khóa học công nghệ.

Trên thực tế, việc học trực tuyến “ngốn” ít thời gian của nhân viên hơn tới 40 – 60% so với hình thức đào tạo truyền thống (theo nghiên cứu từ Accenture trong khảo sát năm 2016). Đó là lý do vì sao ngày nay nhiều doanh nghiệp có xu hướng yêu thích việc để nhân viên tự học như vậy.

Các doanh nghiệp đang trên đà chuyển đổi số cũng nên cân nhắc những yếu tố giúp nhân viên tự học. Hãy cung cấp cho họ những công cụ phát triển kỹ năng công nghệ, chẳng hạn như máy móc, tài khoản truy cập vào các công cụ số của công ty hay đường truyền hệ thống tối tân nhất. Bên cạnh đó, hãy khuyến khích nhân viên học nhiều hơn, đặc biệt là học trực tuyến. Có nhiều website doanh nghiệp có thể tham khảo và tìm kiếm các khóa học công nghệ phù hợp cho nhân viên, chẳng hạn như Coursera, eDX, Udemy…

Bằng cách tạo ra và nuôi dưỡng một nền văn hóa khuyến khích nhân viên tư duy số với những kỹ năng số và công cụ số trong tay, doanh nghiệp sẽ có lực lượng lao động thích nghi tốt với những thay đổi. Những chiến dịch, hoạt động, dự án chuyển đổi số của doanh nghiệp nhờ vậy cũng nhận được sự hậu thuẫn tốt hơn và từ đó nâng tầm tổ chức trong thời đại số hiện nay.

Kim Oanh

(Theo Digital Marketing Institute)