Sự minh bạch: Yếu tố cốt lõi làm nên thành công của truyền thông nội bộ

Khái niệm “transparent culture” (văn hóa minh bạch) đang được nhắc đến nhiều hơn khi chúng ta đề cao việc xây dựng tập thể từ bên trong. Nếu có một yếu tố cần đảm bảo liên tục trong suốt quá trình truyền thông nội bộ, thì chắc chắn đó là sự minh bạch.

Tại nơi bạn đang làm việc hiện nay, bạn thử tính xem có bao nhiêu người biết được mục tiêu lâu dài của công ty? Đối với những người đã biết rõ mục tiêu, thì có bao nhiêu trong số đó đồng tâm nhất trí, sẵn sàng biến mục tiêu thành hiện thực?

Theo khảo sát của Achievers – một công ty cung cấp platform để quản lý công việc tập thể, có tới 60% nhân viên tại Bắc Mỹ không nắm rõ được mục đích hay phương hướng hoạt động của doanh nghiệp mình. Nhưng kể cả khi đã biết, vẫn có đến 57% không cảm thấy hào hứng với tầm nhìn chung và họ không coi chúng là động lực để phấn đấu. Thông tin trên là kết quả tất yếu, bởi trong khảo sát, Achievers cũng đã thống kê có tới gần một nửa nhân viên không tin tưởng vào sự dẫn dắt của cấp trên. Có nhiều lý do dẫn đến sự không tin tưởng này, nổi lên trong đó là nhân viên cảm thấy có sự thiếu rõ ràng trong cách công ty vận hành. Nhiều lúc người quản lý quá kín tiếng, khiến cấp dưới không biết điều gì đang diễn ra trong nội bộ tập thể.

Làm sao có thể yêu cầu nhân viên hết lòng nếu sếp không thẳng thắn về những gì đang diễn ra ở công ty? (Ảnh minh họa)

Sự minh bạch luôn luôn cần thiết, nhất là trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nó không chỉ là minh bạch về mục tiêu chung, mà còn là minh bạch trong qui trình làm việc, quản lý, thưởng phạt, các chính sách, các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn… Nhân viên có quyền được cập nhật đầy đủ và liên tục về các vấn đề này, cũng như nghĩa vụ trình bày rõ ràng kế hoạch làm việc của mình cho tập thể. Có thể nhiều doanh nghiệp sẽ thấy việc thông tin liên tục không cần thiết, thậm chí phiền phức. Nhưng hãy nghĩ đây là cách tốt nhất để từng cá nhân trong công ty “săm soi” nhau một cách tích cực: Ta biết rõ ai làm việc hiệu quả, ai không; dự án nào đang tiêu tốn nhiều công sức và tiền của trong khi không đem lại doanh thu tương xứng; định hướng nào của công ty còn chưa hợp lý, cần góp ý nhanh chóng…

Sự minh bạch trong truyền thông nội bộ cũng thúc đẩy nhân viên chia sẻ chân thành hơn với đồng nghiệp và cấp trên, tạo ra môi trường làm việc tích cực (Ảnh minh họa)

Để sự minh bạch được đảm bảo trong cả quá trình công ty vận hành, nhất là minh bạch trong quản lý kế hoạch làm việc của từng cá nhân (khâu quan trọng và kéo dài nhất), nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ vào truyền thông nội bộ. Các platform giúp cả tập thể thảo luận và quản lý công việc online chuyên nghiệp như Basecamp, Slack, Xamun… đã xuất hiện được một thời gian và ngày càng được ưa chuộng ở cả nước ngoài lẫn Việt Nam. Dạng công cụ quản lý trực tuyến này có rất nhiều điểm hữu ích: Giúp lưu trữ tài nguyên, tài liệu một cách logic theo đầu việc; giúp nhân viên có ý thức đề ra kế hoạch làm việc và thực hiện chúng một cách nghiêm túc; giúp người quản lý kiểm soát được tiến trình dự án…

Giống như mọi chiến dịch truyền thông thông thường khác, nếu tiến hành liên tục, nghiêm túc và minh bạch, truyền thông nội bộ cũng sẽ tạo nên những hiệu quả đáng kể và lâu dài. Sẽ không ai phàn nàn về danh hiệu nhân viên xuất sắc nhất năm hay nghi kỵ về các quyết định bổ nhiệm mới… – bởi thái độ làm việc, thành tích của từng nhân viên đều được thể hiện rõ ràng từng ngày một, đồng nghiệp nào cũng có thể theo dõi nếu họ muốn. Sự minh bạch sẽ đặt dấu chấm hết cho các nghi ngại, khiến đặc tính “nói xấu sau lưng” trong môi trường công sở giảm xuống mức thấp nhất. Từ đó, không khí làm việc tích cực và chuyên nghiệp có cơ hội phát triển, thúc đẩy năng suất và chất lượng làm việc của mỗi cá nhân.