Công khai kênh truyền thông nội bộ – Nên hay không nên?

Với truyền thông nội bộ, bạn có quyền lựa chọn công khai hoặc giữ kín các thông tin đăng tải trên các kênh nội bộ. Hãy cùng xem xét việc nên hay không khi công khai kênh nội bộ qua bài viết dưới đây.

Xu thế truyền thông nội bộ trong thời gian gần đây là lấy nhân viên làm trung tâm, đa dạng nội dung và hình thức, tận dụng mọi điểm tiếp xúc. Truyền thông không chỉ ở bên trong mà còn cần phải hiệu quả ở cả bên ngoài. Giờ đây, doanh nghiệp giống như một chiếc hộp kính trong suốt. Người bên ngoài có thể dễ dàng nhìn thấy bên trong, con người, quy trình và cả những giá trị cốt lõi. Họ cũng có thể biết được người ở bên trong đang cảm thấy thế nào.

Ưu điểm khi công khai kênh truyền thông nội bộ

Khi công khai nội dung trên các kênh nội bộ, hình ảnh, thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp sẽ không chỉ lan tỏa trong nội bộ mà còn đến với các khách hàng, đối tác bên ngoài hay các ứng viên tiềm năng.

• Là kênh hữu hiệu để quảng bá thương hiệu doanh nghiệp với khách hàng và đối tác

Nếu doanh nghiệp có những nhân viên tốt, phong cách làm việc chuyên nghiệp, có môi trường làm việc tích cực sẽ truyền tải được ý nghĩa, sứ mệnh của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng. Sức mạnh nội bộ từ trong doanh nghiệp sẽ lan tỏa ra cộng đồng cũng giúp tạo ấn tượng tốt với bên ngoài và như vậy sẽ giúp tăng cường lượng khách hàng trung thành của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng

Không chỉ có thế, doanh nghiệp công khai các thông tin nội bộ một mặt giúp doanh nghiệp ghi điểm với các ứng viên đang tìm kiếm và lựa chọn công việc tại đây. Mặt khác, chính việc quảng bá thương hiệu tuyển dụng thông qua kênh nội bộ cũng giúp thu hút nhiều hơn những tài năng mới mà không tốn quá nhiều chi phí. Đối với ứng viên, họ sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm các nguồn tin về doanh nghiệp một cách phi chính thống, các thông tin càng đầy đủ và công khai bao nhiêu, các ứng viên sẽ càng dễ dàng biết được mình có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp đó hay không. Microsoft là một trong những doanh nghiệp thành công khi công khai các kênh truyền thông nội bộ từ Facebook, LinkedIn, Youtube… để thu hút các ứng viên tiềm năng.

• Giúp nhân viên hiện tại tự hào với văn hóa của doanh nghiệp

Công khai kênh truyền thông nội bộ cũng là một cách giúp nhân viên dễ dàng “khoe”, dễ dàng “share” tình yêu và niềm tự hào của họ khi được làm việc và cống hiến cho công ty. Nếu các kênh nội bộ chỉ hạn chế trong nội bộ, họ sẽ khó lòng thể hiện được cho người ngoài biết họ đang được làm việc trong môi trường tuyệt vời ra sao, với những đồng nghiệp đáng yêu thế nào.

Nhược điểm khi công khai kênh nội bộ

Có lẽ nhược điểm duy nhất khi công khai kênh nội bộ với các doanh nghiệp là vấn đề về tính bảo mật. Khi các tin tức nội bộ không chỉ ở trong nội bộ, nếu các thông tin đăng tải có sự nhầm lẫn, bạn có thể chỉnh sửa hoặc đính chính thông tin dễ dàng. Còn khi các tin tức đã “lọt” ra bên ngoài thì coi như “bút sa gà chết”. Chính vì vậy, các doanh nghiệp khi công khai các nội dung về hoạt động nội bộ đều cần kiểm duyệt gắt gao hơn, tuân thủ nghiêm ngặt quy định chung về tính pháp lý và bảo mật từ doanh nghiệp.

Về nhược điểm này, nhiều doanh nghiệp đã xử lý bằng cách chia các kênh nội bộ ra làm hai mảng rõ ràng: Kênh nào sẽ là kênh để update tin tức mang tính chất bảo mật (ví dụ như email, facebook group kín, intranet, app nội bộ, workplace…), kênh nào sẽ để update các tin tức nội bộ có thể public rộng rãi (ví dụ như portal, website, fanpage, facebook cá nhân…)

Doanh nghiệp Việt Nam đang “public” bằng những kênh nội bộ nào?

Tại Việt Nam, có khá nhiều doanh nghiệp công khai các kênh truyền thông nội bộ như FPT, VCCorp, VPBank, VNG, FLC…Tuy nhiên, việc công khai những nội dung gì thì tùy quan điểm của lãnh đạo, tùy văn hóa doanh nghiệp cởi mở đến đâu và mong muốn đáp ứng nhu cầu thông tin của công chúng ở mức độ nào.

• Portal/Trang tin nội bộ

FPT được đánh giá là một trong những tập đoàn tiên phong công khai kênh truyền thông nội bộ. Để chuyển tải những thông tin của Tập đoàn cho cả nội bộ cũng như đối tác, khách hàng và công chúng quan tâm, FPT đã xây dựng và triển khai trang tin nội bộ www.Chungta.vn. Sau hơn 25 năm “sống” cùng FPT, Chúng ta đã trở thành tờ báo không chỉ dành cho người FPT mà còn dành cho đông đảo công chúng. Liên tục làm mới là cách mà Chúng ta hướng đến để thu hút và giữ chân nhà người nhà F và độc giả. Hơn 6.000 tin bài mỗi năm và hơn 7 triệu lượt pageviews và 2,5 triệu users là những con số ấn tượng mà Chungta.vn mang lại.

• Fanpage

VCCorp, VPBank, VNG, FLC, CMC, Tecomen… lựa chọn Fanpage là kênh truyền thông nội bộ công khai của doanh nghiệp. Với sự lên ngôi của các doanh nghiệp xã hội, việc sử dụng nền tảng mạng xã hội sẽ mang lại nhiều ưu thế cho các doanh nghiệp. Việc tận dụng lợi thế con người sẽ mang lại cho doanh nghiệp cơ hội phát triển thương hiệu và quảng bá thương hiệu tới rộng rãi các nhóm đối tượng công chúng khác nhau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng nên chú trọng xây dựng các bộ cẩm nang quy tắc ứng xử trên mạng xã hội để tránh các rủi ro trong vấn đề pháp lý và bảo mật.

• Facebook cá nhân:

VETC là đơn vị công khai tin tức nội bộ khá bài bản thông qua Facebook “Vê Văn Hóa”. Việc sử dụng Facbook cá nhân giúp độc giả có thể hình dung về một nhân vật mang những đặc trưng, tính cách cho người VETC. Các thông tin nội bộ chia sẻ công khai nhưng khá hóm hỉnh, gần gũi và thân tình. Dù không phải là nhân viên VETC, bạn vẫn có thể tương tác, like, share và bình luận các bài viết mang tính công khai trên facebook cá nhân của nhà Vê.

Tóm lại, dù doanh nghiệp sử dụng kênh nội bộ nào, theo cách công khai hay không công khai, theo chuyên gia Lê Quang Vũ (CEO của Blue C), nguyên tắc đặc trưng của truyền thông nội bộ vẫn phải đảm bảo theo 3 chữ cái H.O.T, trong đó H là Honest, O là Open, và T là Two way. Có nghĩa là, truyền thông nội bộ phải là hoạt động giao tiếp hai chiều, trên tinh thần cởi mở và trung thực. Một khi doanh nghiệp bạn chấp nhận văn hóa nội bộ minh bạch trước công chúng, bạn hoàn toàn có thể công khai các kênh truyền thông nội bộ của doanh nghiệp mình.

Mai Trinh