Truyền thông nội bộ trong nhà máy và câu chuyện của Tata Steel

Công ty Thép Tata ở South Wales (Vương Quốc Anh) có 5.000 nhân viên. Trong đó, chỉ có khoảng 1200 người ngồi tại văn phòng, số còn lại làm việc tại nhà máy sản xuất thép, trong khu công nghiệp dọc bờ biển có diện tích lên đến 13 km2. Tim Rutter, Giám đốc Truyền thông của Tata Steel đã chia sẻ câu chuyện về tờ nội san “The Journey” và cách Tata Steel tạo nên ảnh hưởng đối với những độc giả offline của mình.

Thời điểm 2000-2005, The Journey là tạp chí nội bộ của Tata Steel, được in màu đẹp đẽ, với những bức ảnh bắt mắt và thiết kế chuyên nghiệp, được gửi về nhà cho nhân viên qua đường bưu điện. Công ty hy vọng không chỉ nhân viên đọc nó mà những người thân trong gia đình họ cũng đọc để hiểu hơn về môi trường làm việc cũng như các hoạt động, sự kiện của Tata Steel. Tạp chí phát hành hai tháng một kỳ. Tuy nhiên, “sự thực là không ai đọc nó cả và chúng tôi biết điều đó”, Tim Rutter thừa nhận.

Thời điểm 2000-2005, The Journey là tạp chí nội bộ của Tata Steel với thiết kế đơn giản và nội dung không liên quan nhiều đến đời sống của nhân viên.

Năm 2005, một cú sốc xảy đến với Tata Steel. Chỉ trong sáu tuần, hai vụ tai nạn chết người đã diễn ra tại nhà máy. Chứng kiến hai đồng nghiệp đến nhà máy và không bao giờ trở về nhà nữa, một không khí tang thương bao trùm nơi đây.

Cũng vào thời điểm đó, CEO mới của Tata đã đến nhận nhiệm vụ. Ông quan tâm đến việc “Gốc rễ của vấn đề là gì? Nếu không thay đổi từ gốc mà chỉ thay đổi phần ngọn thì liệu có thể giải quyết được vấn đề hay không? Tata có thể làm gì để nhân viên trở nên hạnh phúc hơn?”

Ban lãnh đạo Tata nhận ra đã đến lúc phải thay đổi. “Độ tuổi trung bình của nhân viên Tata là 42 tuổi, họ có thâm niên trung bình 17 năm làm việc ở Tata và 80% sống cách nhà máy 8km. Liệu họ có đọc một tạp chí nội bộ bóng bẩy không nói ngôn ngữ của họ, không liên quan đến đời sống của họ hay không?” Tim nói.

Có nhiều thứ đã thay đổi ở Tata trong thời điểm đó, trong đó có nội san The Journey. Năm 2006, The Journey với một diện mạo hoàn toàn mới đã ra mắt, với 8 trang khổ A3, có nội dung gần gũi với đối tượng nhân viên của Tata. Mục tiêu chính là tạo ra một tiếng nói chung cho Tata Steel. Số tiếp theo ra đời sau 10 ngày, với số trang được nâng lên thành 12 trang. Cứ như thế, nhóm truyền thông nội bộ đã duy trì 209 số báo trong vòng 9 năm.

Cởi mở và trung thực để thay đổi

Cởi mở và thành thực trong mọi bài viết, The Journey khiến văn hóa của Tata thay đổi đáng kể. Những bài viết thẳng thắn đề cập đến những vấn đề còn tồn tại ở Tata. Nhân viên nhận biết được ai đang làm tốt và kể cả ai đang gian dối cũng sẽ không qua mắt được nhà quản lý. Ở thời điểm đó, không ít người cho rằng việc đăng những bài viết “vạch áo cho người xem lưng” như vậy sẽ rủi ro cho thương hiệu. Câu trả lời của Tim Rutter là “Nếu có nhà báo nào hỏi đến, chúng tôi sẽ trả lời theo hướng đặt nó trong một bối cảnh cụ thể. Bối cảnh ở đây chính là Tata Steel đang cố gắng thay đổi và chúng tôi không thể làm điều đó nếu không cởi mở và thành thực.”

Một lãnh đạo đỗ xe không đúng nơi quy định, bị khóa bánh và bài viết với tiêu đề “Sếp cũng không có ngoại lệ”

Từ năm 2006, cứ 10 ngày làm việc, bộ máy năm người của tờ báo nội bộ này sẽ phát hành một kỳ. Các chuyên mục cố định của tờ báo bao gồm: Thông điệp lãnh đạo, Cộng đồng, Tin ngành thép, Ô chữ và cuộc thi đố vui. Các biên tập viên luôn cố gắng bám sát các chủ đề như tin tức về Tata, an toàn lao động, cải thiện hiệu suất, các chương trình giảm chi phí, các chương trình cộng đồng, môi trường, con người.

Đến nay, diện mạo của tờ báo đã có nhiều thay đổi

Việc phát hành báo cũng rất quan trọng. Tim cho biết, trong một công ty 5.000 người, Tata có những nhân viên bị bệnh và công ty luôn tạo điều kiện để họ được quay lại làm các công việc phù hợp với sức khỏe của mình. Neil, một nhân viên vừa hồi phục sau cuộc phẫu thuật bệnh tim, anh không thể tiếp tục làm việc tại các xưởng sản xuất của nhà máy, đã nhận nhiệm vụ phát hành báo đến toàn bộ các địa điểm trong 13 km2. Việc phát hành báo thực sự cần một người quen với hệ thống và con người ở Tata Steel.

Trong một cuộc khảo sát nhân viên, khi được hỏi nguồn thông tin nào được yêu thích hơn trong nội bộ, 77% nhân viên Tata đã lựa chọn nội san ở vị trí đầu tiên, trong khi chỉ 35% lựa chọn intranet và 25% lựa chọn email cập nhật hàng tuần. Về câu hỏi “bạn biết được những gì đang diễn ra trong công ty qua kênh nào”, nội san được lựa chọn ở vị trí thứ 2 (33%), xếp sau các cuộc họp với quản lý (44%). Truyền thông nội bộ cũng tác động thực sự đến chiến lược phát triển bền vững của Tata, với việc giảm thiểu các tai nạn lao động.

Với dự án này, Tata Steel đã nhận được giải thưởng Best Magazine/Newspaper do Hiệp hội CIPR Inside bình chọn năm 2016.

Những bài học được nhắc đến từ nội san The Journey: