Tạo trải nghiệm ấn tượng cho nhân viên mới từ xa

Đại dịch Covid-19 đã tạo ra những “khoảng cách” vô hình giữa doanh nghiệp với nhân viên, giữa những người đồng nghiệp. Để tạo ra trải nghiệm hội nhập tích cực, ngoài hỗ trợ về mặt chuyên môn, công việc, doanh nghiệp cần chú trọng đến xây dựng các kết nối, bồi đắp văn hóa cho nhân viên.

Kết nối con người

Nhân viên mới được kết nối với các thành viên trong công ty sẽ tạo ra các điểm chạm trải nghiệm quan trọng. Doanh nghiệp sẽ cần cung cấp các hướng dẫn, cách thức cụ thể để người mới làm quen với các thành viên khác. 

Với nhóm tân binh: Việc giúp các tân binh tìm được nhau sẽ tạo ra một nhóm cùng chia sẻ những câu chuyện chung. Mối quan hệ của “lớp mới” thường bền vững, lâu dài do được gây dựng ngay từ những ngày đầu họ đến.

Với lãnh đạo của họ: Những nhà lãnh đạo giỏi sẽ thường luôn sẵn sàng, ưu tiên phản hồi các thành viên trong nhóm, đặc biệt là những nhân viên mới. Họ có thể sắp xếp các cuộc họp 1:1 để dễ dàng trao đổi, dành thời gian riêng cho người mới này. Ngoài ra, việc kết nối với lãnh đạo cấp cao cũng là điều vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp có thể tổ chức “buổi hẹn cafe” ảo giữa đội ngũ cấp cao với cả một nhóm “lính mới”, cùng thoải mái thảo luận, đặt câu hỏi qua lại.

Với “bạn thân”: Ngoài việc thu thập thông tin từ quản lý, những thành viên mới vào công ty chắc chắn sẽ mong muốn có một người “bạn thân”. Có thể là một người đồng nghiệp trong cùng phòng ban, là người giúp giải đáp từ những câu hỏi nhỏ nhất mà quan trọng. “Bạn thân” được phân công, chỉ định trước đó sẽ là người kéo người mới gần gũi hơn với tập thể, đồng thời hỗ trợ tăng hiệu suất công việc.

Với người cố vấn: Một số doanh nghiệp chỉ coi vai trò không bắt buộc hoặc chỉ thiết lập khi nhân viên đã làm trong thời gian dài. Nhưng lý tưởng nhất là nhân viên được kết nối với người cố vấn ngay từ những ngày đầu, là người “dẫn đường” trong việc xây dựng mạng lưới hay trong chuyên môn. 

Kết nối với các tình huống đời thường: Một môi trường làm việc tuyệt vời sẽ không thể thiếu các kết nối đời thường hàng ngày. Những khoảnh khắc này sẽ biến mối quan hệ công sở thành tình bạn thân thiết. Một buổi “party” trực tuyến, cùng nhau nâng ly chào đón người mới hay những bữa trưa rủ nhau ăn chung qua màn hình sẽ giúp mọi người gần gũi, hiểu thêm cuộc sống ngoài công việc hơn.

Tạo sợi dây kết nối tân binh với các thành viên khác sẽ giúp họ gắn bó hơn với tổ chức.

Tạo sự rõ ràng

Khi tất cả đều không trong cùng một không gian, việc nhận diện các sắc thái, biểu hiện của các hành vi văn hóa đặc biệt trở nên khó khăn, các trải nghiệm văn hóa bị mờ nhạt. Vậy nên chia sẻ về những điều đang diễn ra, cách chúng vận hành tại công ty với nhân viên mới là điều không thể bỏ sót. Từ những việc đơn giản như cuộc họp thường bắt đầu đúng giờ hay trễ một chút, bao nhiêu phần trăm nhân viên làm việc từ xa? Các bài thuyết trình thường trình bày dưới hình thức nào? Việc thu thập nhiều dữ liệu hay đào sâu vào bên trong quan trọng hơn? Những hành vi, biểu hiện như nào sẽ được khen thưởng, điều gì cần tránh? Mặc dù nhân viên “gạo cội” đều đã “nằm lòng” các thông tin này, nhưng đây có thể là “dấu hỏi” lớn với những người mới. Do đó việc công khai, minh bạch các thông tin một cách thẳng thắn là điều vô cùng quan trọng.

Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần làm rõ vai trò, trách nhiệm của cá nhân. Ngay cả khi có hàng loạt các thông tin chung nhưng đôi lúc họ sẽ cảm thấy bối rối về vị trí của mình. Đặc biệt trong thời gian làm việc từ xa, không có đồng nghiệp hay sếp ngồi cạnh, họ sẽ có tâm lý ái ngại nếu phải nhắn tin liên tục để hỏi. Những nhiệm vụ, mục tiêu, kỳ vọng cụ thể sẽ mang đến trải nghiệm hội nhập tích cực, giúp tân binh tự tin thể hiện bản thân, đồng thời các thành viên khác cũng hiểu rõ vai trò của người mới, sẵn sàng mời họ tham gia chung dự án.

Nhân viên mới sẽ không còn cảm thấy bỡ ngỡ, lạc lõng nếu được cung cấp đầy đủ thông tin hay cả những quy tắc “ngầm”.

Cung cấp thông tin, nguồn lực

Bên cạnh văn hóa lành mạnh, nhân viên mới cũng mong muốn có những nguồn lực phù hợp để hoàn thành tốt công việc. Vậy nên cần đảm bảo họ có thể tiếp cận nguồn lực về con người, thông tin và các công cụ.

Cung cấp kết nối con người: Nếu nhân viên mới làm việc tại văn phòng mà quản lý của họ không ở đó thì cần đảm bảo sẽ có một người khác thay thế ở đó để hỗ trợ. 

Cung cấp thiết bị, công nghệ: Doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên mới vẫn nhận được các quyền lợi về thiết bị, công nghệ ngay cả khi làm việc ở nhà. Từ chiếc laptop, phần mềm hay quyền truy cập vào các nền tảng đều ảnh hưởng đến chất lượng công việc của nhân viên. Tạo ra các trải nghiệm công nghệ cũng thể hiện sự cam kết, sẵn sàng chào đón, hỗ trợ những người mới, giúp họ tin tưởng vào tổ chức.

Đào tạo: Nhiều doanh nghiệp trước đây chỉ tổ chức đào tạo trực tiếp nên khi chuyển sang làm việc từ xa sẽ bỏ qua bước này. Tuy nhiên, việc đào tạo trong giai đoạn đầu là một điểm chạm quan trọng trong hành trình trải nghiệm nhân viên. Ngoài việc tập trung duy trì bồi dưỡng kiến thức, doanh nghiệp còn phải chú ý đến tạo ra nội dung hấp dẫn. Hơn nữa, việc thiết lập lộ trình mục tiêu trong 30, 60 và 90 ngày tới sẽ giúp nhân viên nắm bắt chặng đường học tập sắp tới.

Cung cấp nguồn lực hỗ trợ cần thiết sẽ giúp nhân viên mới đảm bảo hiệu quả công việc ngay cả khi làm từ xa.

Cung cấp cách gia nhập câu lạc bộ: Đa phần mọi tổ chức đều tạo ra các câu lạc bộ, nhóm tiểu cộng đồng có chung đam mê, sở thích. Mặc dù trong giai đoạn dịch, một số nhóm không thể hoạt động tích cực như câu lạc bộ bóng đá, chạy bộ… nhưng được gia nhập, kết nối sớm sẽ giúp họ dần làm quen, sẵn sàng cho sự trở lại sau đại dịch.

Cung cấp các thông tin: Thay vì tổ chức cuộc họp tổng theo quý, doanh nghiệp có thể điều chỉnh thành họp hàng tháng từ từ 2 tuần/lần sang hàng tuần để đảm bảo nhân viên mới được cập nhật các thông tin kịp thời, thường xuyên, đặc biệt với các thông tin liên quan đến dịch bệnh, cách công ty phản ứng với các tình huống. Việc đưa ra các nội quy mới khi làm việc từ xa, 3 tại chỗ hay những quyền lợi hỗ trợ trong giai đoạn khó khăn sẽ giúp những tân binh không còn lo lắng, sẵn sàng chiến đấu cùng doanh nghiệp.

Vân Anh

(Theo Forbes)

Bài viết liên quan:

Tất cả những gì cần biết về trải nghiệm nhân viên

Phá vỡ “bức tường” khoảng cách với tân binh

Facebook đem lại trải nghiệm giàu cảm xúc cho nhân viên

Tại sao doanh nghiệp cần để văn hóa là tâm điểm cho chương trình hội nhập nhân viên mới?