Nếu không thấy buồn tẻ, sao có thể mới mẻ?

David Chipperfield kiên quyết không xây một văn phòng bê-tông nhàm chán cho nhân viên của mình. Vậy tại sao chúng ta có những “gật đầu” tương tự? Chúng ta có thể làm gì hấp dẫn hơn không?

Cuối năm 2016, tôi đã có dịp ghé thăm văn phòng của kiến trúc sư nổi tiếng David Chipperfield trong một chuyến đi đến Berlin. Nói một cách chính xác, tôi đã tới ăn trưa ở căng-tin mở thuộc toà nhà văn phòng của ông. Không chỉ là việc David đã làm gì để biến không gian làm việc của mình trở thành một câu chuyện người khác muốn kể về nó, “bữa trưa cùng David Chipperfield” đã mang cho tôi những suy nghĩ về cách mà một tập thể có thể “giao tiếp”, cũng như làm thế nào để sự “giao tiếp” đó không chỉ hiệu quả mà còn khác biệt và đáng nhớ.

Khu căng-tin nằm cùng văn phòng và xưởng của David, nhưng không chỉ dành cho nhân viên mà người ngoài cũng có thể tự do ra vào ăn uống. Từng xem trên báo, tôi thấy tò mò về khu căng-tin kì lạ này bởi David Chipperfield vốn là một kiến trúc sư được gắn với tính cách nguyên tắc và rất đề cao kỉ luật về bảo mật thông tin.

Bữa trưa cùng David Chipperfield

Tôi ngồi ở dãy bàn gỗ trên tầng hai, sát đó là khu pantry nơi khá nhiều nhân viên của David đang hâm nóng thức ăn. Nghe họ bàn tán về sếp, tôi thầm nghĩ: “Chắc đây là nét văn hoá có ở bất kì chốn công sở nào…”. Tôi thấy một anh chàng mời đồng nghiệp bánh muffin mang từ nhà đi và nhắn rằng hãy để lại một chiếc trong khay. Lát sau, “ngài David nổi tiếng” hăm hở bước lên từ cầu thang. Anh chàng nhân viên nói với ra câu gì đó bằng tiếng Đức và David Chipperfield đi tới pantry lấy vào đĩa chiếc muffin được “để dành” cho ông.

Ở ngoài, David không hề lạnh lùng và “bác học” như khi thuyết trình trong các đoạn phim tôi từng xem, trái lại, ông có vẻ vui tính và làm nhân viên cười rất nhiều.

Trong lúc chờ thanh toán, tôi hỏi một nhân viên lí do David mở cửa tự do khu căng-tin. Họ nói rằng tôi không phải người duy nhất thắc mắc về điều đó, và câu trả lời David thường đưa ra đó là ông muốn “cắt bớt” thời gian nhân viên phải làm việc. Ông cho rằng, kiến trúc là một nghề căng thẳng và lấy đi nhịp sống thật của nhiều kiến trúc sư, vì thế David muốn “mở cửa” văn phòng để nhân viên của ông được ở gần hơn với thế giới bên ngoài – dù chỉ trong 30 phút nghỉ trưa.

Có lẽ văn phòng David Chipperfield không chỉ là nơi làm việc đáng mơ ước vì người đứng tên của nó mà còn bởi những điều rất giản dị.

Hãy “Truyền thông”, đừng chỉ “Nội bộ”

Tạm biệt David và trở lại với những văn phòng công sở bình thường, không cần phải có một bộ óc tài năng hay những suy nghĩ cực kì táo bạo, chúng ta vẫn có thể tạo ra những điều khác biệt. Hiệu quả của Truyền thông nội bộ (TTNB) có thể được đo lường bằng nhiều cách, nhưng một trong những điều quan trọng nhất, là “được lắng nghe”. Và chẳng ai muốn nghe những điều buồn tẻ. Vì vậy, như mọi quá trình truyền thông khác, sáng tạo là điều kiện cần trong TTNB. Đặc biệt, khi thông điệp nội bộ vốn được mặc định là “khô cứng, một chiều” thì bỏ qua sáng tạo là sai lầm mà người làm TTNB nên tránh.

Ai sẽ từ chối được những nội quy dễ mến như thế này? – Ảnh từ bộ tranh minh hoạ Nội quy Blue C

Nếu không muốn mọi người trong văn phòng thản nhiên bỏ qua bản tin tuần được gửi đều đặn qua thư điện tử hay độc giả duy nhất của tạp chí nội bộ lại là những… ứng viên đang chờ vào phỏng vấn, đây là lời khuyên cho bạn:

Tập trung vào người nghe: Chúng ta nên gạt sang bên những thông báo hay chỉ thị và tự hỏi điều gì sẽ khiến tập thể quan tâm, lắng nghe ta nói. Hãy thực sự nghĩ về người nghe của mình như cách David hiểu rằng nhân sự của ông cần được trò chuyện với nhau và tiếp xúc với thế giới bên ngoài. Trước khi truyền đi thông điệp, hãy chắc rằng ta đứng về quyền lợi của tập thể, ít nhất là quyền của “người nghe”.
Lấy cảm xúc bằng câu chuyện: Cảm xúc là chìa khoá để mở cửa thế giới của bất kì ai. Hãy bắt đầu từ những điều gần gũi như cốc cafe hay bữa ăn trưa và kể câu chuyện nơi người nghe thấy họ ở đó. Đừng quên khuyến khích họ kể những câu chuyện đó cho người khác.
Mắt nhìn tích cực: Hãy giống như một người lạc quan và luôn truyền năng lượng cho tập thể. Giữ mọi thứ tích cực ngay cả trong hoàn cảnh không thuận lợi, đó là bản lĩnh của người làm TTNB. Nhân viên nghỉ việc đồng loạt vẫn có thể là dịp để ăn mừng, nếu chúng ta muốn ghi nhận họ, trấn an người ở lại và chào đón những thành viên mới.
Ngắn gọn: Rõ ràng, đủ ý!
Đẹp và sinh động: Khi văn bản trở nên nhàm chán, hãy để hình ảnh kể chuyện. Lời kêu gọi tiết kiệm điện hay thông báo về nội quy mới chắc chắn sẽ được đón nhận hơn khi xuất hiện qua những poster đáng yêu hay đoạn phim vui vẻ.
Hãy bắt đầu từ những điều gần gũi như cốc cafe hay bữa ăn trưa… – Ảnh từ bộ thiệp của Blue C dành cho nhân viên “Best Things Come with C”

Một biểu đồ đi xuống trong báo cáo tháng sẽ là “điểm sáng” nếu chúng ta nói về nó như một bài học để rút kinh nghiệm – Ảnh từ bộ thiệp “Best Things Come with C” của Blue C
“Chúng ta có thể làm gì hấp dẫn hơn không?”
Nếu như chỉ xây một văn phòng bình thường, có lẽ trong những bữa trưa rảnh rỗi, David vẫn có thể trò chuyện với nhân viên và ăn vài món được họ làm tặng. Nhưng chắc chắn, khu căng-tin đó sẽ khó có thể mang ông đến các cuộc gặp gỡ thú vị với sinh viên và khách thăm – những người đến vì tò mò nhưng sau này trở thành nhân viên hoặc cộng sự của văn phòng David Chipperfield. Vậy chúng ta thì sao? Chúng ta có thể làm gì hấp dẫn hơn không?