Cần có gì trong Sổ tay Nhân viên?
Cũng như bất kỳ một quyển sách hay sổ tay nào, Sổ tay Nhân viên cũng sẽ cần có những nội dung then chốt để truyền tải các quy định, chính sách của công ty đến nhân viên một cách đầy đủ nhất. Vậy một quyển Sổ tay Nhân viên sẽ cần có những nội dung gì, 44 thông tin mà Blue C đề xuất dưới đây sẽ giải đáp giúp bạn.
- Lời giới thiệu
1. Lời chào mừng: Hãy nói xin chào và cảm ơn nhân viên đã “lên boong tàu” cùng công ty.
2. Giới thiệu: Giới thiệu ngắn gọn về công ty và CEO (nhưng đừng quá chi tiết nhé!).
3. Mục đích: Lý giải vì sao quyển Sổ tay này ra đời và tại sao nhân viên cần đọc.
4. Tính hữu dụng: Giải thích cách sử dụng thông thường của quyển Sổ tay để nhân viên hiểu rằng đây là những thông tin cần thiết họ nên biết nhằm phục vụ cho công việc.
- Thông tin công ty
5. Lịch sử hình thành: Hãy kể câu chuyện từ những ngày đầu, giới thiệu công ty ra đời trong hoàn cảnh nào và đã phát triển qua từng thời kỳ ra sao.
6. Giá trị cốt lõi: Những giá trị nào doanh nghiệp tin tưởng và vun đắp, hãy gạch ra những từ then chốt.
7. Sứ mệnh: Doanh nghiệp tồn tại vì lý do gì, mang đến điều tốt đẹp gì, những giá trị gì cho xã hội. Hãy để nhân viên cảm nhận và tự hào về sứ mệnh của doanh nghiệp.
8. Tầm nhìn: Hãy vạch một đường đi rõ ràng tương lai công ty sẽ được định hướng để trở nên phát triển như thế nào, vị thế mà công ty mong muốn sẽ ra sao.
9. Mục tiêu: Nhấn mạnh những mục tiêu cụ thể công ty muốn đạt được để nhân viên nỗ lực hết mình cho sự thành công của tổ chức.
10. Văn hóa: Văn hóa là khái niệm rất rộng, nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có văn hóa đặc sắc và xuyên suốt, hãy nói ra để nhân viên hiểu và duy trì.
- Quy định cho nhân viên mới
11. Các biểu mẫu: Cung cấp các tài liệu liên quan đến quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên như: bảo hiểm, thuế, thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp hay các giấy tờ khác liên quan đến phúc lợi mà họ cần hoàn thiện.
12. Đồng phục: Nếu công ty bạn có quy định nhân viên phải mặc đồng phục (chẳng hạn như tại ngân hàng, công ty luật), hãy chỉ rõ cho nhân viên để họ tuân thủ nhé!
13. Gửi/Đỗ xe: Mỗi công ty sẽ có quy định về việc gửi, đỗ xe khác nhau. Do vậy, giúp nhân viên biết được công ty có cho phép đỗ trong tòa nhà không hay có mất phí không sẽ tránh những trường hợp nhân viên bối rối khi đi làm.
14. Nhận diện: Công ty của bạn nhận dạng và ghi nhận việc đi làm của nhân viên như thế nào? Cách ghi nhận check-in, check-out ra sao? Ngoài ra, hãy hướng dẫn họ nếu họ không biết cách quẹt thẻ để ra vào tòa nhà nhé.
- Chế độ bảo hiểm, sức khỏe
15. Quy định an toàn lao động: Hãy vạch ra những quy định để giải quyết các vấn đề liên quan đến an toàn lao động, an toàn sức khỏe của nhân viên, chẳng hạn như bình chữa cháy hay bộ dụng cụ sơ cứu y tế được đặt ở đâu.
16. Quy định khi khẩn cấp: Trả lời cho những thắc mắc của nhân viên như khi gặp hỏa hoạn thì phải xử lý ra sao, nếu gặp các thảm họa thiên nhiên hay khủng bố thì phải ứng phó như thế nào?
17. Xử lý khi sử dụng phương tiện công: Nếu nhân viên gặp tai nạn trong lúc sử dụng các phương tiện công như ô tô, xe máy… thì họ cần biết đầu mối hoặc đơn vị phụ trách để báo cáo và thực hiện các thủ tục liên quan.
18. Các thông tin khác: Hãy hướng dẫn nhân viên những nguồn cơ sở dữ liệu họ có thể tìm kiếm thêm các thông tin, chẳng hạn như sơ đồ tòa nhà được dán tại đâu, có trang trực tuyến nào họ có thể truy cập để tiếp cận các thông tin này không…
- Quy định giờ làm việc
19. Phân loại hợp đồng: Làm rõ để nhân viên hiểu tính chất, yêu cầu của các loại hợp đồng làm việc như: hợp đồng toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ, tạm thời…
20. Giờ làm việc: Hãy giúp nhân viên biết được giờ làm việc thông thường là từ mấy giờ, công ty có cho phép nhân viên linh hoạt về thời gian không hay nếu nhân viên làm việc ở nhà có được tính vào thời gian làm việc không.
21. Làm thêm giờ: Các quy định về việc làm thêm giờ được công ty cũng như pháp luật quy định ra sao, hãy giúp nhân viên nắm được những thông tin cơ bản như cách tính giờ nếu làm thêm, quy định tính lương nếu làm thêm giờ…
22. Giờ giải lao: Các công ty thường sẽ có một khoảng thời gian để nhân viên nghỉ trưa, do vậy hãy chú ý để thông tin cho nhân viên khi nào có thể nghỉ và được nghỉ trong bao lâu. Bạn cũng có thể gợi ý cho nhân viên một số địa điểm để họ nghỉ ngơi (nếu có) hoặc những hoạt động mà nhân viên nên làm trong khoảng thời gian này.
23. Ghi nhận có mặt: Tại nội dung này, bạn hãy trả lời các câu hỏi như nếu nhân viên ra ngoài trong giờ làm việc, công ty có quy định nào không hay liệu có chế tài hay hình thức khen thưởng cho những nhân viên thường xuyên đi muộn hoặc đến sớm không.
- Lương thưởng, phúc lợi
24. Tiền lương: Đây là một thông tin không thể thiếu bởi nó liên quan trực tiếp tới quyền lợi của nhân viên. Hãy giúp nhân viên mới hiểu rõ về các cấp bậc trả lương, lịch trả lương cũng như hình thức nhận lương.
25. Chế độ bảo hiểm: Công ty bạn có chế độ bảo hiểm cho nhân viên không? Nếu có thì chế độ đó gồm những gì? Những chế độ như chăm sóc nha khoa, khám mắt, khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm thân thể là những điều mà nhân viên muốn biết.
26. Kế hoạch nghỉ hưu: Hãy giải thích cho nhân viên họ có thể có được gì nếu nghỉ hưu. Những điều nhân viên thường quan tâm có thể là liệu khoản tiền trích hàng tháng từ lương có được đưa vào quỹ lương không hay họ có thể được nhận những khoản sinh lời nào khác không.
27. Thưởng: Đây cũng là một thông tin nhân viên quan tâm. Hình thức thưởng của công ty bạn là gì: thưởng tiền mặt, hiện vật hay ngày nghỉ? Những dịp nào thì nhân viên sẽ được thưởng: lễ, Tết hay dịp đặc biệt của công ty?
28. Các phúc lợi khác: Một số công ty sẽ có thêm một số phúc lợi cho những nhân viên làm việc lâu năm. Nếu công ty bạn cũng vậy, hãy chỉ ra chi tiết những phúc lợi đó là gì nhé.
29. Các chương trình hỗ trợ: Nếu công ty bạn có những chương trình để nhằm hỗ trợ, tư vấn nhân viên cho mọi lĩnh vực xung quanh cuộc sống của họ, hãy giới thiệu thông tin về các chương trình này.
- Chế độ nghỉ phép
30. Ngày lễ: Việc cung cấp một danh sách những ngày lễ, Tết, dịp đặc biệt của công ty mà nhân viên được nghỉ sẽ giúp họ chủ động sắp xếp công việc. Đừng quên ghi chú thời gian nghỉ cũng như những ảnh hưởng đến lương, thưởng nếu có nhé.
31. Nghỉ phép: Công ty bạn cho phép nhân viên được nghỉ phép bao nhiêu ngày một năm? Hãy giải thích cho họ cách tính ngày nghỉ (ví dụ nghỉ một buổi sáng hoặc chiều liệu có tính là một ngày phép không) và những thay đổi đối với thu nhập nếu nghỉ quá số ngày cho phép. Hãy nhớ hướng dẫn họ cách thức xin phép nghỉ ra sao nữa nhé.
32. Nghỉ ốm: Việc nhân viên ốm đau và bắt buộc phải nghỉ là không tránh được. Cung cấp cho họ quy định của công ty với việc nghỉ ốm với các nội dung tương tự với nghỉ phép và những yêu cầu về giấy tờ từ cơ quan y tế để nhân viên kịp thời chuẩn bị.
33. Vắng vì lý do cá nhân: Nếu nhân viên gặp những tình huống khiến họ nghỉ đột xuất (gia đình có việc, đám hiếu, hỷ…), hãy quy định rõ trong Sổ tay những việc nhân viên cần chuẩn bị hoặc hướng dẫn họ sắp xếp công việc trong thời gian nghỉ ra sao. Những quy định này cần tương thích với quy định của pháp luật để tránh những mâu thuẫn không đáng có.
- Đánh giá năng lực
34. Kiểm tra năng lực: Đây là một nội dung các công ty thường áp dụng để đánh giá kiến thức, kinh nghiệm và những phẩm chất của nhân viên sau một thời gian làm việc để ghi nhận mức độ phù hợp của họ với tổ chức. Hãy hướng dẫn cho họ tần suất kiểm tra, hình thức kiểm tra cũng như những thông tin liên quan đến bài đánh giá năng lực này.
35. Đánh giá: Nhân viên cần được thường xuyên xem xét, đánh giá kết quả làm việc, do vậy hãy làm rõ các quản lý thường sẽ đánh giá nhân viên theo tần suất nào: hàng quý, hàng tháng hay hàng năm.
36. Khiếu nại: Nếu nhân viên có mong muốn khiếu nại cho một vấn đề mà họ cảm thấy chưa thích đáng hoặc thiếu công bằng, hãy công khai những chính sách khiếu nại liên quan để dễ dàng ghi nhận ý kiến từ họ.
- Hướng dẫn sử dụng cần thiết
37. Hướng dẫn sử dụng thiết bị văn phòng: Không phải nhân viên nào cũng “rành” trong cách sử dụng các thiết bị tại văn phòng như điện thoại, máy tính… Hãy giúp họ có những hướng dẫn cơ bản khi sử dụng các thiết bị này. Nếu có những giới hạn nào như phạm vi sử dụng, định mức sử dụng, hãy lưu ý để tránh những trường hợp sử dụng không đúng hoặc quá mức so với quy định.
38. Hướng dẫn kỹ thuật: Những công cụ trực tuyến như Internet, email, mạng xã hội nếu không sử dụng đúng cách và phù hợp với quy định của công ty có thể đem lại nhiều nguy cơ khó lường. Do vậy, hãy thận trọng lưu ý những điều nhân viên cần biết khi sử dụng các phương thức này và nhấn mạnh vào yếu tố bảo mật thông tin cho bất kỳ chia sẻ hoặc truy cập nào từ họ.
- Chính sách, nội quy
39. Chính sách: Liệt kê ra những chính sách mà công ty bạn yêu cầu nhân viên phải tuân theo, đó có thể là chính sách phòng chống hành vi quấy rối, chính sách chống phân biệt hay chính sách quy định việc sử dụng rượu, bia, chất kích thích…
40. Báo cáo: Nếu nhân viên phát hiện bất kỳ hành vi nào vi phạm những chính sách công ty đã chỉ ra, hãy hướng dẫn họ cách thức cũng như đầu mối để báo cáo kịp thời.
- Hình thức kỷ luật & nghỉ việc
41. Quy trình kỷ luật: Nếu nhân viên vi phạm quy định của công ty, hãy cung cấp cho họ cơ sở pháp lý để đưa ra các hình thức kỷ luật. Và đừng quên chỉ rõ cho họ các chế tài sẽ theo tiến độ ra sao, chẳng hạn như từ nhắc nhở, khiển trách, đến đình chỉ và cuối cùng là cho thôi việc.
42. Nghỉ việc: Nếu nhân viên muốn nghỉ việc, hãy giúp họ biết được quy định pháp luật liên quan về thời hạn nộp đơn hay bất kỳ những thủ tục cần thiết nào phải làm.
- Giải thích thuật ngữ
43. Giải thích thuật ngữ: Có rất nhiều những thuật ngữ mới mà một tân binh khi bắt đầu gia nhập không hiểu rõ. Hãy để quyển Sổ tay giống như một quyển từ điển để định nghĩa những thuật ngữ công ty bạn hay dùng và những trường hợp nào thì sẽ dùng những từ đó.
- Các văn bản thỏa thuận
44. Các văn bản thỏa thuận: Đây sẽ là phần để tập hợp những văn bản để nhân viên ký thỏa thuận với nhân viên rằng họ đã hiểu và nắm rõ những chính sách, quy định được nêu trong Sổ tay này. Một lời khuyên cho bạn trước khi đưa quyển Sổ tay tới nhân viên, đó là hãy tham khảo qua ý kiến từ bộ phận pháp chế hoặc các văn phòng luật để hoàn chỉnh nhất nhé!
Kim Oanh
(Nguồn tham khảo: i-sight)
Bài viết liên quan:
7 ý tưởng xây dựng sổ tay nhân viên từ Basecamp
Những mẫu Sổ tay Nhân viên “chất” nhất
Viết Sổ tay Nhân viên như thế nào để mọi người thực sự muốn đọc?
4 điều quan trọng nhưng dễ bị bỏ qua khi chào đón nhân viên mới
