“Áp dụng marketing vào truyền thông nội bộ – Sao không?”

Đó là lời khuyên mà Sara Karam Holtz – Giám đốc Truyền thông nội bộ của Ellie Mae, một công ty chuyên xử lý đơn thế chấp tại Mỹ chia sẻ. Doanh nghiệp này đã áp dụng marketing vào truyền thông nội bộ để đem về những kết quả tích cực.

Sara Karam Holtz từng phụ trách marketing cho một tổ chức tín dụng tại San Francisco. Tuy nhiên công việc này tiêu tốn của cô hai tiếng di chuyển trên đường nên cô đã tìm một công việc mới, trở thành Giám đốc Truyền thông nội bộ cho Ellie Mae.

Với những ưu thế có được khi làm tiếp thị, cô áp dụng những kỹ năng và kinh nghiệm của mình vào công việc mới: tìm hiểu bức tranh tổng quát về nội bộ Ellie Mae, đưa ra chiến lược, triển khai chiến dịch, đo lường kết quả, từ đó điều chỉnh cho phù hợp hơn.

Triển khai hệ thống intranet

Holtz đến Ellie Mae vào năm 2015, khi công ty đã tăng trưởng vượt bậc trong vòng 5 năm nhưng vẫn chưa xây dựng một hệ thống mạng nội bộ hoàn chỉnh.

Theo định hướng của ban lãnh đạo, nhiệm vụ chính của mạng nội bộ là trở thành kênh thông tin cho nhân viên. Để làm được điều đó, Holtz cần phải thu hút nhiều nhất có thể sự chú ý của họ đến mạng lưới này ngay từ những ngày đầu tiên. Không thông báo đơn thuần về việc xuất hiện một kênh nội bộ mới qua email, Holtz đã lên kế hoạch tổ chức một sự kiện ra mắt mạng nội bộ như một chiến dịch marketing thực thụ.

CEO kiêm Chủ tịch Ellie Mae Jonathan Corr đích thân xuất hiện trong video thông báo triển khai hệ thống intranet. Đội ngũ nhân viên của Ellie Mae được tham gia vào minigame săn lùng kho báu với giải thưởng trị giá 500 USD trên chính trang mạng nội bộ này. Cứ mỗi lượt click chuột để tìm kiếm, họ sẽ được thông tin về những tính năng mà intranet cung cấp. Chương trình đã thu về kết quả ấn tượng, với 80% nhân viên Ellie Mae tham gia.

Chỉ sau ba tháng, Karam Holtz đã thực hiện khảo sát thăm dò ý kiến của mọi người về những gì họ thích hay không thích về mạng intranet mới ra mắt. Lượng thông tin thu thập được giúp Holtz nhanh chóng cải tiến trang web nội bộ đồng thời nêu lên những lợi ích khi truy cập mạng nội bộ so với email truyền thống.

Những ưu việt sử dụng tư duy marketing cho mạng nội bộ

Trong năm 2018, 1.500 nhân viên của Ellie Mae đã có 644.000 lượt xem trên trang chủ và 24.000 lượt click chuột vào các bài viết, tương đương mỗi nhân viên trung bình sẽ click vào các thông tin hai lần mỗi ngày. Cô đã áp dụng triệt để tư duy marketing để sử dụng hữu hiệu cho mạng nội bộ, góp phần đạt được những chỉ số tương tác tuyệt vời.

“Gài” thông tin ít người quan tâm đi liền với những chuyên mục “hot”

Với những thông tin quan trọng nhưng ít được chú ý, Holtz sẽ tìm cách “gài” chúng vào những nội dung được nhiều người quan tâm hơn. “Ví dụ Đơn đăng ký thay đổi thông tin bảo hiểm sẽ được đặt ngay phía dưới hoặc ở dọc hai bên bài viết chúc mừng sinh nhật để mọi người dễ dàng nhìn thấy hơn”, cô chia sẻ.

Phân loại và điểm lại tin tức trong tuần

Thứ hai hàng tuần, bộ phận TTNB sẽ gửi một email tổng hợp cho từng nhân viên, tóm tắt những bài viết và thông tin đáng chú ý trên internet tuần vừa rồi. Thông tin được chia thành các mục nhỏ, giúp người đọc dễ dàng hình dung mình cần đọc những gì, từ đó cải thiện mức độ tương tác của nhân viên. Các mục được chia gồm có:

• Bạn cần biết: bao gồm các đường link dẫn tới bài viết liên quan đến công việc của nhân viên, ví dụ như các sản phẩm mới, thông tin hội thảo…
• Bạn nên biết: Thông báo từ các bộ phận khác trong công ty như lịch họp online, lịch brainstorm…
• Sự kiện: Tiệc sinh nhật hàng tháng, các hoạt động dã ngoại…
• Insight: Thông tin về nhân viên hoặc dẫn link blog của nhân viên
• Tips: Giới thiệu các tính năng ít nổi bật của intranet

Chú trọng về thời gian gửi tin tức

Holtz cũng rất để ý thời điểm thích hợp để gửi tin tức cho nhân viên. Cô cho biết: “Chúng tôi có lượng tương tác cao nhất vào thứ hai, đặc biệt là trong khoảng 14h – 16h. Sáng thứ ba chúng tôi cũng có khá nhiều tương tác đến từ những nhân viên bên bờ Đông, những người chưa đọc tin vào ngày hôm trước.”

Từ khóa linh hoạt

Bên cạnh đó, các thống kê cũng chỉ ra nhân viên có xu hướng tìm kiếm những từ khóa cơ bản thay vì những cái tên hoa mĩ, sáng tạo. Ví dụ, Holtz từng triển khai một chương trình mới có tên “Phát triển Tài năng 2.0”. Ngay lập tức, cô nhận được rất nhiều phản ánh từ nhân viên rằng họ không tìm thấy thông tin về chương trình này trên web, thậm chí nhiều người còn cho rằng hệ thống tìm kiếm đã gặp trục trặc. Sau đó, cô đã thêm vào các từ khóa như “cấp độ công việc”, “mô tả công việc”, “hiệu suất”… và những lời phàn nàn ngay lập tức chấm dứt.

Như vậy, việc vận dụng tư duy marketing giúp người làm truyền thông nội bộ có được cái nhìn tổng quát và đề ra đường hướng phát triển phù hợp cho các kênh thông tin trong công ty. Bên cạnh đó, người làm truyền thông nội bộ cũng hiểu hơn về nhóm công chúng của mình, dựa vào những kết quả đo lường thu về để ngày càng nâng hiệu quả những kênh thông tin ấy.

Anh Tùng

(Theo Ragan)