Những điều cần biết về Bộ Quy tắc ứng xử

Bộ Quy tắc ứng xử không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng một môi trường làm việc minh bạch, kỷ luật mà còn là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp phòng tránh những rủi ro tiềm ẩn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các yếu tố cần có trong Bộ Quy tắc ứng xử, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và bền vững hơn.

Vì sao doanh nghiệp cần có Bộ Quy tắc ứng xử?

Theo một bài viết được chia sẻ trên Forbes, vào năm 2017, một công ty công nghệ  ở Mỹ đã bị khởi kiện do nhân viên bán hàng nói dối về sản phẩm của họ và các đối thủ cạnh tranh.

“Không ai nói với tôi rằng tôi không được phép nói dối” – Đó là lời giải thích của nhân viên nọ cho hành động của mình.

Cuộc điều tra cho thấy đó là hành động tự phát của riêng cô, những nhà sáng lập của công ty không biết trước về hành vi này. Tuy nhiên, hậu quả là công ty vẫn mất một lượng lớn khách hàng, một phần ba nhân viên bị sa thải và công ty phải đối mặt với cuộc điều tra từ Ủy ban Giao dịch và Chứng khoán Mỹ (SEC).

Đó là hậu quả của việc doanh nghiệp không có Bộ Quy tắc ứng xử để công khai các quy định nên và không nên cho nhân viên.

Vậy Bộ Quy tắc ứng xử là gì?

Bộ Quy tắc ứng xử là tập hợp các nguyên tắc xác định cách mà doanh nghiệp mong đợi nhân viên của mình hành xử, quy định rõ những hành vi có thể chấp nhận được và không thể chấp nhận được của nhân viên, cùng hậu quả nếu không đáp ứng.

Một Bộ Quy tắc ứng xử tốt có thể đóng vai trò quan trọng như :

• “Lằn ranh” xác định ranh giới hành vi của nhân viên, theo quy định của tổ chức.
• Hỗ trợ nhân viên tự đánh giá và xác định bản thân có phù hợp với văn hoá của tổ chức.
• Là biện pháp giảm thiểu rủi ro về pháp lý cho tổ chức.

Theo Deloittes, không có các quy định tiêu chuẩn cho mọi tổ chức, mỗi doanh nghiệp nên phát triển một bộ hành vi riêng, phù hợp với đặc thù của văn hoá, ngành nghề và phong tục tập quán, luật lệ ở các quốc gia nơi doanh nghiệp hoạt động. Tuy nhiên, có một số điểm cơ bản cần lưu ý khi xây dựng hoặc sửa đổi Bộ Quy tắc ứng xử:

• Ngôn ngữ được sử dụng trong Bộ Quy tắc ứng xử phải đơn giản, ngắn gọn và đảm bảo mọi nhân viên đều có thể hiểu.
• Các quy định không nên bắt đầu với “bạn sẽ không…” mà nên nêu rõ những hành vi được mong đợi.
• Các quy tắc phải được áp dụng cho tất cả nhân viên, nếu doanh nghiệp đa quốc gia thì phải mang tính toàn cầu.
• Bộ Quy tắc ứng xử cần được soạn thảo, xem xét và chỉnh sửa bởi một đội ngũ đa ngành để đảm bảo tính nhất quán với các thông điệp và chính sách của công ty, giải quyết các vùng rủi ro liên quan, nhận được sự ủng hộ từ toàn bộ tổ chức và thể hiện văn hóa của doanh nghiệp. Đội ngũ này nên bao gồm các đại diện từ các lĩnh vực Quản lý Rủi ro, Nhân sự, Truyền thông, Kiểm toán Nội bộ, Bảo mật và các đơn vị kinh doanh liên quan.
• Bộ Quy tắc ứng xử cần được xem xét và cập nhật phù hợp để phản ánh những thay đổi trong kinh doanh và quy định pháp lý.

Các nội dung cần có trong Bộ Quy tắc ứng xử

Thông thường, một Bộ Quy tắc ứng xử gồm có những nội dung sau:

Thông điệp của lãnh đạo cấp cao

Một bức thư từ Chủ tịch hoặc Tổng giám đốc của công ty sẽ cho thấy tầm quan trọng của việc tuân thủ Bộ Quy tắc ứng xử trong tổ chức, đồng thời nhấn mạnh vai trò quan trọng của những giá trị này đối với mỗi nhân viên và toàn bộ công ty.

Tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và nguyên tắc hành vi

Các thông tin này phản ánh cam kết của công ty đối với các giá trị đạo đức, tính liêm chính và chất lượng.

Khung đạo đức hỗ trợ ra quyết định

Giúp nhân viên đưa ra các lựa chọn đúng đắn, khuyến khích họ suy nghĩ trước khi hành động và tìm kiếm sự hướng dẫn khi không chắc chắn. 

Danh sách các nguồn lực có sẵn

Hướng dẫn cách liên hệ và báo cáo về những hành vi nghi ngờ là sai trái (ví dụ hướng dẫn báo cáo ẩn danh hoặc đường dây trợ giúp…)

Cơ chế thực thi và triển khai

Nhấn mạnh tính trách nhiệm và kỷ luật đối với hành vi phi đạo đức.

Ví dụ cụ thể về hành vi chấp nhận được và không chấp nhận được

Giúp minh họa rõ hơn các khu vực rủi ro. Ví dụ có thể dựa trên kinh nghiệm của công ty hoặc các công ty cùng ngành.

Vùng rủi ro

Một điều rất quan trọng là Bộ Quy tắc phải bao quát các vấn đề và khu vực rủi ro liên quan. Ví dụ, một công ty sản xuất sẽ đặt nặng trách nhiệm môi trường hơn là một công ty dịch vụ. Nội dung và độ chi tiết của quy tắc có thể thay đổi theo mục tiêu của ngành, lịch sử của công ty. Nội dung cũng có thể thay đổi tùy thuộc vào môi trường pháp lý, nhu cầu và câu hỏi của đối tượng được hướng đến, luật pháp địa phương, phong tục và văn hóa.

Các chủ đề trong Bộ Quy tắc có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo nhóm quy định phù hợp với công ty. Các chủ đề cũng có thể được nhóm theo mục tiêu của công ty, theo vùng rủi ro hoặc các chủ đề liên quan như tuyển dụng, sử dụng tài sản công ty hoặc mối quan hệ với bên thứ ba.

Các chủ đề tiềm năng thường có trong các Bộ Quy tắc như Thông tin chống độc quyền/cạnh tranh công bằng; Dịch vụ/quan hệ khách hàng; Bảo mật của khách hàng/nhà cung cấp/nhà thầu; Truyền thông (PR, truyền thông, diễn thuyết, bài viết); Tuân thủ các tiêu chuẩn và quy tắc chuyên nghiệp (Xung đột lợi ích – Tính độc lập và khách quan – Giấy phép và chứng chỉ); Thông tin bảo mật và bản quyền, sở hữu trí tuệ; Quà tặng, giải trí, tiền thưởng, sự giúp đỡ và các vật phẩm có giá trị khác từ/đến khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu, nhân viên chính phủ; Hợp đồng, giao dịch và quan hệ với chính phủ; Báo cáo, điều tra, thẩm vấn và kiện tụng với chính phủ; Quấy rối (bao gồm quấy rối tình dục và các hình thức khác); Sức khỏe và an toàn; Trung thực và tin cậy…

Hướng dẫn xây dựng Bộ Quy tắc ứng xử

Xây dựng Bộ Quy tắc ứng xử là một công việc khá phức tạp. Hãy giao nhiệm vụ cho một nhóm nhân sự nòng cốt, có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho lãnh đạo cấp cao. 

Deloitte gợi ý 9 bước cần thiết cho quá trình phát triển hoặc cải tiến Bộ Quy tắc:

Bước 1: Bổ nhiệm một đội ngũ cố vấn đa ngành.

Bước 2: Soạn thảo đề cương của Bộ Quy tắc đề xuất và gửi cho đội ngũ cố vấn đa ngành để xem xét và góp ý.

Bước 3: Soạn thảo Bộ Quy tắc dựa trên đề cương đã được phê duyệt.

Bước 4: Xem xét liệu Bộ Quy tắc có phù hợp với các chính sách, quy trình, giá trị và tiêu chuẩn ngành của công ty hay không.

Bước 5: Gửi bản thảo Bộ Quy tắc cho đội ngũ cố vấn đa ngành để xem xét và góp ý.

Bước 6: Cập nhật Bộ Quy tắc để phản ánh ý kiến đóng góp của đội ngũ cố vấn. Sử dụng phương pháp phỏng vấn nhóm tập trung (focus group) và các phương pháp khác để thu thập phản hồi từ mọi cấp nhân viên về bản cập nhật của Bộ Quy tắc.

Bước 7: Trình bày phiên bản cuối cùng của Bộ Quy tắc cho Ban quản lý và hội đồng quản trị để phê duyệt.

Bước 8: Lưu hành phiên bản cuối cùng của Bộ Quy tắc cho bộ phận truyền thông và Cố vấn Pháp lý của công ty.

Bước 9: Truyền thông, đào tạo về Bộ Quy tắc đến mọi nhân viên.

Một số ví dụ về Quy tắc ứng xử của các doanh nghiệp

• Bộ Quy tắc ứng xử của Vinamilk
• Bộ quy tắc đạo đức kinh doanh của FPT Software 
• Bộ Quy tắc ứng xử của FPT Digital
• Bộ quy tắc ứng xử của FedEx
• Bộ Quy tắc ứng xử của Meta
• Bộ Hướng dẫn ứng xử trong kinh doanh của IBM
• Bộ Quy tắc ứng xử của VPBank
• Bộ Quy tắc ứng xử của DBS Bank
• 10 quy tắc ứng xử trên mạng xã hội của BIDV
• Quy tắc ứng xử của Vingroup Retail
• Bộ Quy tắc ứng xử của Novaland
• Bộ Quy tắc ứng xử của Electrolux

Nếu cần tư vấn xây dựng Quy tắc ứng xử cho tổ chức, vui lòng liên hệ với Blue C. Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn và thực thi toàn trình văn hóa doanh nghiệp, trải nghiệm nhân viên và truyền thông nội bộ, Blue C đã và đang đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp lớn trên hành trình gia tăng nội lực, xây dựng tổ chức gắn kết, vững mạnh, hướng tới phát triển bền vững.

Phone: (+84)24 7303 2388

Email: info@bluec.vn

Hằng Nguyễn – Hoàng Ngân (biên dịch & tổng hợp)