5 kỹ năng giao tiếp hiệu quả của nhà quản lý thành công
Với công việc của một người quản lý, muốn đội ngũ nhân viên thành công, giỏi trong chuyên môn thì “cầm tay chỉ việc” là chưa đủ. Nhà quản lý còn cần biết lắng nghe ý kiến, chia sẻ ý tưởng với nhân viên một cách tận tình. Vậy cần phải nói và nghe với nhân viên thế nào cho đúng cách?
Chia sẻ tầm nhìn
Người quản lý phải là người có trách nhiệm chia sẻ tầm nhìn.
Mỗi nhân viên đều có một xuất phát điểm khác nhau từ văn hóa, trải nghiệm, kinh nghiệm, điều kiện sống cho đến hoàn cảnh cá nhân. Nhưng khi đứng trong hàng ngũ một tổ chức họ cần làm việc theo một định hướng chung.
Định hướng này chính là tầm nhìn chung của tổ chức, và người quản lý phải là người có trách nhiệm chia sẻ tầm nhìn đó với toàn thể nhân viên để họ có thể hiểu được mục đích của công việc và vai trò của bản thân. Điều này chỉ có thể làm được khi người quản lý chia sẻ “lý do” đằng sau những quyết định hành động của công ty: Vì sao kế hoạch này quan trọng, trách nhiệm của tập thể và từng cá nhân trong mỗi kế hoạch là gì.
Hãy nhớ rằng, khi nhà quản lý thất bại trong việc chia sẻ tầm nhìn với nhân viên, họ sẽ không thể hiểu tại sao những đóng góp của cá nhân họ lại quan trọng.
Lặp lại, lặp lại và lặp lại
Nhắc nhở quá ít là một trong những sai lầm thường thấy trong giao tiếp giữa nhà quản lý và nhân viên. “Tôi đã gửi email rồi” hoặc “Tôi đã nói việc này trước đó rồi” là những câu quen thuộc của quản lý mà ít nhiều bạn đã từng nghe qua.
Nhắc một lần thôi là chưa đủ, nhà quản lý cần nhắc nhở nhân viên một cách đều đặn.
Nhắc một lần thôi là chưa đủ, nhà quản lý cần nhắc nhở nhân viên một cách đều đặn. Bởi việc thường xuyên trao đổi một cách lặp đi, lặp lại nhiều lần giữa quản lý và nhân viên sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn mong muốn của nhà quản lý cũng như có cái nhìn rõ ràng hơn về công việc họ cần làm.
Hơn nữa, khi nhân viên được nhắc nhở nhiều lần, họ sẽ chú ý và để tâm đến công việc của mình hơn. Từ đó xây dựng sự tin tưởng giữa nhân viên và nhà quản lý, quan trọng hơn cả nhân viên sẽ thực hiện công việc đúng theo những yêu cầu được đặt ra.
Đối thoại để thấu hiểu
Các cuộc đối thoại trực tiếp có thể đảm bảo nhân viên thực sự hiểu đúng ý của nhà quản lý.
Mỗi khi trao đổi với nhân viên, nhà quản lý phải xem xét nhân viên của mình có nhìn nhận ra vấn đề hay không và đảm bảo rằng nhân viên thực sự hiểu vấn đề đó. Các cuộc đối thoại trực tiếp có thể đảm bảo nhân viên thực sự hiểu đúng ý của nhà quản lý và giúp cho việc trao đổi chia sẻ kiến thức và chuyên môn thuận tiện, dễ dàng hơn.
Ngoài ra, hãy yêu cầu nhân viên tóm tắt lại những gì quản lý vừa chia sẻ, hãy để họ trình bày những cơ hội và thách thức mà họ nhận ra sau những gì vừa được biết, những bài học họ rút ra từ những điều đó. Hai câu trả lời này sẽ giúp nhà quản lý nắm được nhân viên của mình đã hiểu được những gì.
Lắng nghe trọn vẹn
Lắng nghe đôi khi là cách tốt nhất.
Khi giao tiếp, hãy cho nhân viên của bạn biết rằng họ quan trọng bằng cách luôn lắng nghe những ý kiến đóng góp của họ. Cùng với đó cần tìm hiểu ý kiến của nhân viên có hợp lý hay không và quan trọng nhất là đưa ra những nhận xét hữu ích để cải thiện ý tưởng đó. Hãy đặt những câu hỏi mở cho phép nhân viên đưa cuộc trao đổi theo hướng họ muốn, chẳng hạn như: “Bạn có thể giúp tôi hiểu về vấn đề đó không?”, “Bạn hình dung như thế nào về vấn đề này?” hay “Bạn có phương án thay thế nào khác không?”
Hãy yêu cầu phản hồi từ nhân viên bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên chia sẻ ý tưởng một cách thoải mái nhất (cả trên kênh chính thống hoặc phi chính thống), từ đó thể hiện mong muốn nhận được sự phản hồi từ nhân viên và lắng nghe tiếp thu một cách trọn vẹn.
Ngoài ra nhà quản lý phải hiểu và tiếp thu những ý tưởng nhân viên đóng góp. Hãy đưa ra những phản hồi công tâm, đừng nên chỉ nghe xong và không có phản ứng mà hãy thực sự cân nhắc và hành động. Những gì nhà quản lý phản hồi nói lên rất nhiều điều cho nhân viên. Hãy cho nhân viên biết sự thích thú của bạn với ý tưởng và khuyến khích họ phát triển nó. Nếu không có ý định tiếp nhận ý kiến của nhân viên, phải cho họ biết lý do.
Kêu gọi hành động
Luôn luôn thúc đẩy sự hành động đến từ nhân viên thông qua giao tiếp bởi nếu không có lời kêu gọi hành động, thông điệp của nhà quản lý chỉ đơn thuần là lời nói. Đây cũng là cơ hội cho nhân viên phát triển bản thân qua việc thực thi những ý tưởng của họ.
Luôn luôn thúc đẩy sự hành động đến từ nhân viên thông qua giao tiếp.
Hãy truyền đạt rõ ràng, cụ thể và cho ví dụ với những công việc bạn muốn họ thực hiện. Việc này sẽ giúp bạn tránh xảy ra những sai sót không đáng có khi đưa ra những thông tin không rõ ràng.
Trường Sơn
(theo Yourthoughtpartner)
