Những kênh truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp tạo tương tác tốt với nhân viên

Truyền thông nội bộ muốn hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào sự chau chuốt trong nội dung mà còn cần sự đầu tư vào kênh truyền tải cho nội dung đó. 4 kênh Blue C chia sẻ dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp khuyến khích tương tác cao hơn từ nhân viên.

1. Bản tin video định kỳ 

“Làm thế nào tôi có thể cập nhật thông tin khiến thành viên nào trong công ty cũng chú ý theo dõi?”, câu trả lời đó là hãy thử thay thế những enewsletter/tạp chí gửi vào hòm mail như thông thường bằng bản tin video. Thên thực tế, có tới 93% chuyên gia trong truyền thông nội bộ tin rằng video đang trở nên vô cùng cấp thiết đối với lĩnh vực này, theo một báo cáo của Melcrum.

Sử dụng bản tin video với nội dung hấp dẫn, giải trí có thể đem lại lượng nội dung nhiều hơn và có tính tương tác cao hơn so với các bản tin chỉ đưa tin hoặc hình ảnh truyền thống (một phút video có thể tương đương với 1.8 triệu chữ, tức khoảng 3.600 trang giấy!). Đối với một bản tin dưới dạng video, bạn có thể tham khảo những nội dung mà nhân viên quan tâm và mong muốn được biết như dưới đây:

• Bản tin điểm qua những tin tức nóng hổi trong tuần qua của doanh nghiệp
• Bản tin recap sự kiện 
• Bản tin “điểm danh” chân dung những nhân viên xuất sắc của tháng, quý
• Bản tin giới thiệu tân binh
• Bản tin giới thiệu về khóa đào tạo sắp diễn ra
• Bản tin phỏng vấn lãnh đạo
• Bản tin văn nghệ cuối tuần

Nhân viên không có quá nhiều thời gian để theo dõi những nội dung có trong bản tin, do vậy đừng quên giữ video của bạn với độ dài vừa phải. Giữ chân họ bằng cách để video sự xuất hiện của nhân viên, tăng tính giải trí và tận dụng hiệu ứng động nhiều hơn tĩnh.

“FSOFT IN THE NEWS” là bản tin định kỳ được gửi vào thứ Hai hàng tuần nhằm điểm lại những sự kiện, tin tức thú vị diễn ra trong một tuần của nhà FPT Software.

2. Trang tin nội bộ hai chiều

Trao quyền và cho phép nhân viên được chia sẻ quan điểm là cách hữu hiệu để cải thiện mức độ hiệu quả của truyền thông nội bộ. Để làm được điều này, hãy tạo một chính sách “mở cửa” cho nhân viên bằng việc khuyến khích những cuộc hội thoại giữa quản lý và thành viên, đảm bảo nhân viên được đưa ra những vấn đề họ cho rằng còn bất cập và thẳng thắn nói lên những góp ý. Đừng quên nhấn mạnh rằng không ai sẽ bị công kích hay “đưa vào tầm ngắm” nếu dám nói ra quan điểm cá nhân của mình.

Để tối ưu hóa chính sách này, cần tận dụng những diễn đàn hai chiều như cổng bình luận dưới các bài viết trên trang portal, trang ghi nhận phản hồi độc giả, hòm thư lắng nghe ý kiến nhân viên. Đảm bảo rằng những phản hồi này đến tai bộ phận phụ trách và quản lý của họ. Những ý kiến mang tính chất xây dựng sẽ giúp giảm thiểu những vướng mắc, khó khăn trong quá trình tiếp nhận thông tin, đồng thời tạo động lực cho nhân viên cống hiến nhiều hơn nhằm đem lại những kết quả tốt nhất cho tổ chức.

Spirit của Vietnam Airlines, Chúng ta của FPT hay Nhà Mường của Mường Thanh là những trang tin nội bộ thường xuyên nhận được nhiều tương tác từ nhân viên.

3. Wiki nội bộ 

Wikipedia vốn được nhiều người biết đến như một thư viện thông tin đa dạng, phong phú và có tính chất tham khảo cao. Vậy tại sao không thử tạo một trang Wiki riêng cho doanh nghiệp bạn, nơi mọi người có thể “ghé thăm” bất kể khi nào có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu một thông tin nào đó trong tổ chức?

Những thông tin có thể đưa lên Wiki nội bộ càng nhiều sẽ càng đem lại giá trị cho người dùng. Đội ngũ truyền thông nội bộ có thể chia sẻ những bài giới thiệu về cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc, chức năng phòng ban cho đến những bài mô tả chân dung những nhân vật điển hình trong tổ chức. Ngay cả những bài viết về văn hóa, truyền thống thú vị, ít người biết đến hoặc các lời khuyên trong cách làm việc cũng có thể cân nhắc để đưa vào Wiki nội bộ để nội dung hấp dẫn nhân viên hơn, nhất là với nhân viên mới. Đặc biệt, giống như việc Wikipedia cho phép người dùng đóng góp nội dung, hãy khuyến khích đội ngũ nhân viên được “thêm thắt”, chỉnh sửa những nội dung còn “thô sơ” hoặc thiếu sót (Lưu ý nhỏ: đừng quên kiểm duyệt độ chính xác của những nội dung này nhé). 

“Ông lớn” Google có một Wiki nội bộ có tên Moma giúp chia sẻ những thông tin bên trong tổ chức đến nhân viên mới trong quá trình hội nhập.

4. Ứng dụng trên di động

Khảo sát từ Weekdone cho hay, những doanh nghiệp có chiến lược truyền thông nội bộ bài bản thường có khả năng sử dụng các công cụ truyền thông hiện đại, hàng đầu cao gấp 7 lần. Một trong số đó phải kể đến các ứng dụng trên điện thoại di động bởi thông qua công cụ này, nhân viên dễ dàng cập nhật tin tức và nhận thông báo về những điều chỉnh nhanh chóng hơn cho dù họ đang làm việc tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. 

Việc thiết lập một ứng dụng riêng cho truyền thông nội bộ không còn quá khó khăn như trước đây, nhất là khi ngày càng nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng chuyển đổi số nhiều hơn. Xét về tính tiện lợi, ứng dụng điện thoại không chỉ giúp nhân viên linh hoạt hơn trong việc tiếp cận thông tin mà còn có những tính năng như gửi thông báo mỗi ngày, đồng bộ với lịch cá nhân giúp họ không bị bỏ qua những tin tức nóng hổi, liên quan. 

Ứng dụng Mobibeat – Kênh truyền thông nội bộ của Mobifone hợp tác cùng Blue C.

Đừng quên tìm hiểu những đối tác uy tín, giàu kinh nghiệm để đồng hành cùng bạn trong quá trình khảo sát, thiết kế, sản xuất và quản trị kênh truyền thông nội bộ phù hợp với thực tế doanh nghiệp. Tham khảo thêm về C-Channel – dịch vụ xây dựng kênh và sản xuất nội dung truyền thông nội bộ của Blue C tại đây.

Kim Oanh