Khảo sát nhân viên: “Chìa khóa vàng” với truyền thông nội bộ

Không phải nhà quản lý nào cũng dũng cảm lắng nghe để hiểu mức độ hài lòng và nhu cầu của nhân viên về các hoạt động truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, chỉ có thể bằng cách lắng nghe liên tục, định kỳ, các hoạt động truyền thông nội bộ mới thực sự trở nên hiệu quả.

Lắng nghe để thay đổi

Sean Williams, chuyên gia truyền thông nội bộ từng chia sẻ, thông qua khảo sát nhân viên, GoodYear – nhà sản xuất lốp xe và cao su – mới nhận ra rằng dù công ty hoạt động trên toàn cầu tại 22 quốc gia nhưng các nội dung truyền thông thường chỉ tập trung vào các nhân viên Mỹ. Dựa trên các kết quả khảo sát này, Goodyear đã thay đổi chiến lược nội dung truyền thông. Họ giới thiệu nhiều hơn các câu chuyện về những nhân viên đến từ các trụ sở khác không thuộc Hoa Kỳ, về những công việc họ đang làm, những khoảnh khắc đáng nhớ của người Goodyear trên toàn thế giới. Kết quả thu được sau quá trình thay đổi là lưu lượng truy cập mạng nội bộ của GoodYear tăng cao từ 3.600 lượt truy cập lên tới hơn 10.000 lượt truy cập/ngày.

Một doanh nghiệp về thực phẩm có tên ConAgra Food cũng từng nhờ khảo sát nội bộ để tìm ra một kênh truyền thông nội bộ mới thay vì việc bắt nhân viên phải vào mạng nội bộ nhàm chán để đọc tin tức. Tương tự, tại một bệnh viện khác, khi các kênh truyền thông số lên ngôi, bộ phận truyền thông nội bộ đã dẹp bỏ kênh tạp chí in của doanh nghiệp. Song, nhờ khảo sát nhân viên, bệnh viện này đã nhận ra tạp chí vẫn là kênh tiếp cận tốt nhất với đội ngũ bác sĩ, y tá bận rộn, không có quá nhiều thời gian làm việc trên máy tính. Họ thích lấy ấn phẩm và đọc nó trên xe bus, trên tàu điện trở về nhà.

Những câu chuyện trên cho thấy, khảo sát nhân viên trong TTNB sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Khảo sát sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các quyết định có tính chủ quan, cũng như có một cái nhìn thực sự sâu sắc về nhu cầu của nhân viên, thói quen tiêu dùng thông tin cũng như mối quan tâm của họ đến các vấn đề đang diễn ra trong công ty. Trên cơ sở đó, những người làm TTNB sẽ có sự điều chỉnh phù hợp về tần suất, nội dung, phương thức phát hành, để mang đến những hiệu quả tốt hơn cho doanh nghiệp.

Những điều cần chú ý trong khảo sát nhân viên 

1. Bộ câu hỏi

Một bộ câu hỏi phù hợp là yếu tố vô cùng quan trọng làm nên thành công của cuộc khảo sát. Khi soạn bộ câu hỏi khảo sát, hãy rà soát những điểm sau:

• Câu hỏi này có thực sự cần thiết với nhân viên? Nếu không thực sự cần thiết, hãy bỏ qua câu hỏi đó để tránh lãng phí thời gian của nhân viên.
• Câu hỏi này sẽ mang lại kết quả gì? Hãy giả định các đáp án trả lời mà bạn nhận được từ cuộc khảo sát và suy nghĩ xem kết quả bạn nhận được sẽ giúp gì cho việc điều chỉnh, thay đổi các hoạt động TTNB.
• Câu hỏi có dễ hiểu hay không? Hãy dùng ngôn ngữ của nhân viên, thay vì dùng ngôn ngữ của một chuyên gia truyền thông. Khi nhân viên thấy dễ hiểu, họ sẽ thoải mái hơn với các nội dung khảo sát và lựa chọn chính xác hơn các phương án trả lời.
• Bố cục, số lượng của các câu hỏi đã thực sự hợp lý? Nhiều cuộc khảo sát đã thất bại khi triển khai do số lượng câu hỏi quá nhiều khiến nhân viên không đủ kiên nhẫn để thực hiện đến câu cuối cùng. Hãy chia phần các nội dung hỏi để nhân viên nắm được họ đang ở đâu trong bài khảo sát.
• Tránh các câu hỏi mở. Những câu hỏi mở không những khiến người thực hiện khảo sát mất thời gian mà còn khiến báo cáo khó khăn về trích xuất dữ liệu. Hãy ưu tiên cho các câu hỏi dạng lựa chọn đáp án, likert, sắp xếp… để thuận tiện nhất cho người được khảo sát.

2. Nền tảng khảo sát

Sau khi có được một bộ câu hỏi chất lượng và phù hợp dành cho nhóm đối tượng mục tiêu của mình, hãy chắc chắn là bạn có nền tảng tốt để thực hiện khảo sát. Hiện nay, các bài khảo sát thường được thực hiện bằng hình thức online. Nền tảng thực hiện khảo sát phải thật sự đơn giản, giúp nhân viên thực hiện dễ dàng dù làm trên PC, tablet hay các thiết bị di động khác…

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến phương án khảo sát dành cho những nhóm nhân viên làm các công việc đặc thù (như công nhân ở xưởng, nhà máy…) ít sử dụng các thiết bị công nghệ. Phương án thực hiện khảo sát trực tiếp là phù hợp nhất cho nhóm đối tượng này.

3. Chiến dịch truyền thông khảo sát

Lên bộ câu hỏi phù hợp, chọn nền tảng khảo sát tốt, song làm thế nào để thu hút đông đảo nhân viên tham gia khảo sát lại là bài toán khó. Hãy tạo một chiến dịch truyền thông đủ hấp dẫn với chính đội ngũ nhân viên. Những món quà bất ngờ dành cho các đối tượng làm khảo sát, những trò chơi có liên quan hoặc hé lộ một chút về kết quả… sẽ là những cách để lôi kéo người tham gia làm bài khảo sát. Các chiến dịch truyền thông đi cùng cuộc khảo sát còn là dịp để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm và lắng nghe với nhân viên, khiến nhân viên gắn kết hơn.

4. Báo cáo khảo sát

Một báo cáo khảo sát cần phải phân tích được các điểm “vênh” giữa nhu cầu, thói quen của nhân viên với các hoạt động TTNB hiện tại. Từ đó, việc đề xuất các hướng xử lý dựa trên kết quả khảo sát chính là cơ sở cho chiến lược hoặc những kế hoạch TTNB của doanh nghiệp.

C Wake là dịch vụ kiểm toán truyền thông nội bộ, từ đó đo lường hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp phù hợp. C Wake gồm các dịch vụ: Phỏng vấn lãnh đạo, nhóm đối tượng; Khảo sát nhân viên và Kiểm toán Nội dung TTNB. Thông qua C Wake, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của hoạt động TTNB, cải tiến chất lượng trên cơ sở thấu hiểu nhu cầu của nhân viên và các đánh giá của chuyên gia TTNB.

Mai Trinh