Sức cùng lực kiệt: Ngăn chặn và phục hồi

Hội chứng kiệt sức là một vấn đề ngày càng nghiêm trọng đối với nhiều người lao động. Theo một cuộc khảo sát mới đây của Gallup cho thấy khoảng 75% người tham gia từng trải qua cảm giác này trong quá trình làm việc. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến sự gắn kết, năng suất và khả năng duy trì công việc của các nhân viên, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến các doanh nghiệp và khiến họ đau đầu trong việc tìm ra những giải pháp phù hợp với văn hoá của họ. 

Hội chứng kiệt sức là gì?

Hội chứng kiệt sức là một trạng thái mà các nhân viên cảm thấy suy nhược về thể chất, tinh thần và cảm xúc do áp lực từ công việc quá mức đem lại. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe, hạnh phúc và hiệu suất làm việc của nhân viên. Những người gặp hội chứng này thường có những triệu chứng như mệt mỏi, chán nản, thiếu động lực và hiệu quả làm việc. Tuy nhiên có rất nhiều người lầm tưởng rằng họ gặp tình trạng như vậy là do “Stress”. Hai vấn đề này tuy có những điểm tương đồng nhưng trong môi trường làm việc nó vẫn có sự khác biệt:

Sự khác biệt giữa Stress và Burnout

Tại sao các doanh nghiệp lại gặp tình trạng này?

1. Thiếu sự kiểm soát trong công việc

Việc nhân viên không có khả năng quản lý thời gian, đặt mục tiêu, phân bổ nhiệm vụ và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Khi đó, họ sẽ cảm thấy mất phương hướng, bị trì hoãn, không đạt được kết quả mong muốn do gặp các vấn đề như: 

• Liên tục thay đổi các sự ưu tiên về các đề mục/hạng mục công việc.
• Kỳ vọng mọi công việc sẽ luôn trong trạng thái hoàn thành.
• Thiếu sức ảnh hưởng hoặc cơ hội tham gia các hoạt động hoặc cuộc họp của doanh nghiệp/công ty.
• Cấp trên có những kỳ vọng không rõ ràng với nhân viên.
• Thiếu sự rõ ràng trong vai trò của từng nhân viên.
• Thiếu sự tự do để có thể đưa ra các quyết định.

2. Nhân viên chạy theo hiệu suất

Để hoàn thành công việc đòi hỏi nhân viên phải đầu tư rất nhiều thời gian và năng lượng của họ. Chính vì vậy các nhân viên luôn muốn những nỗ lực họ bỏ ra là xứng đáng và nên được trao thưởng dưới nhiều hình thức (tăng lương, thăng chức,…). Không thể phủ nhận rằng những phần thưởng có thể đem lại rất nhiều lợi ích như nâng cao năng suất, tạo động lực mạnh mẽ. Tuy nhiên chính những phần thưởng này đã vô tình khiến cho doanh nghiệp cổ vũ cho “văn hoá hiệu suất”. Khi nhân viên chỉ tập trung vào những phần thưởng này mà bỏ qua giá trị của công việc, họ có thể gặp phải những áp lực và căng thẳng quá mức, sẽ dễ bị quá tải và mất đi niềm vui trong công việc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe và chỉ số hạnh phúc của nhân viên, mà còn làm giảm năng suất và chất lượng công việc. 

Minh chứng tiêu biểu cho vấn đề này đó chính là văn hoá tại nơi làm việc ở Nhật Bản. Văn hoá tại nơi làm việc ở Nhật Bản được tác động mạnh mẽ từ quan niệm sống của người dân Nhật Bản là coi trọng sự đóng góp cho gia đình và xã hội, đề cao những con người biết nhẫn nhịn chịu đựng, hy sinh vì lợi ích của cộng đồng, đất nước. Chính vì vậy, trong nhiều công ty và doanh nghiệp ở Nhật Bản, sự đánh giá và thăng tiến của nhân viên phụ thuộc chủ yếu vào thành tích làm việc và hiệu suất cá nhân. Tuy nhiên, sự cạnh tranh khốc liệt giữa nhân viên để đạt thành tích cao đã tạo ra một môi trường làm việc căng thẳng và áp lực lớn. Nhân viên thường phải đối mặt với sự áp đặt không ngừng để đạt được mục tiêu và vượt qua đối thủ trong việc thăng tiến nghề nghiệp. Hậu quả nổi bật nhất của văn hóa này là hiện tượng “Karoshi” – hiện tượng người lao động tử vong hoặc gặp vấn đề sức khỏe nghiêm trọng do làm việc quá độ.

3. Đồng nghiệp không hợp tác

Đồng nghiệp là yếu tố quan trọng giúp nhân viên cảm thấy được sự hỗ trợ trong công việc. Tuy nhiên cũng có trường hợp nhân viên sẽ phải đối mặt với các vấn đề như:

• Thiếu sự hợp tác hoặc không có tinh thần làm việc theo nhóm giữa các nhân viên.
• Bị cô lập trong nhóm/phòng/ban.
• Thiếu sự giao tiếp giữa các nhân viên.
• Thiếu các hoạt động, công cụ hoặc kênh để tạo điều kiện hỗ trợ sự gắn kết giữa các nhân viên. 

Khi gặp những vấn đề trên nhân viên thường sẽ gặp các cảm xúc tiêu cực do thiếu sự lắng nghe, cảm thông từ người khác. Khi đó chính bản thân họ sẽ phải gánh vác nhiều hơn so với khả năng của bản thân và điều đó dẫn đến sự quá tải. Dần dần họ sẽ mất niềm tin vào giá trị của công việc và khả năng của bản thân. 

4. Nhân viên không được cung cấp nguồn lực công bằng

Nguồn lực công bằng ở đây có thể hiểu là việc cung cấp cho nhân viên những điều kiện làm việc tốt nhất, bao gồm cả vật chất và tinh thần, để họ có thể phát huy tối đa khả năng và năng lực của mình. Tuy nhiên vẫn sẽ có những thành kiến dẫn đến sự đối xử không công bằng có thể là một trong những nguyên nhân góp phần khiến nhân viên rơi vào trạng thái kiệt sức ví dụ như:

• Chính sách bất công hoặc có sự phân biệt đối xử.
• Có sự thiên vị trong công việc, ứng xử một cách rõ ràng.
• Thiếu sự tôn trọng.
• Thiếu sự minh bạch trong công việc.

Khi nhân viên không được cung cấp nguồn lực công bằng, họ sẽ cảm thấy bị bỏ rơi và thiếu động lực. Điều này khiến họ mất hứng thú với công việc và không có sự gắn kết với doanh nghiệp. Ngoài ra, khi phải làm việc quá sức và không có sự hỗ trợ kịp thời từ doanh nghiệp, họ dễ bị căng thẳng và mệt mỏi. Điều này không những ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân và gia đình của họ.

5. Giá trị bản thân không phù hợp doanh nghiệp

Giá trị bản thân là những quan điểm, niềm tin và mục tiêu mà mỗi người coi trọng và theo đuổi trong cuộc sống. Giá trị của doanh nghiệp là những nguyên tắc và mục đích mà tổ chức hướng đến và mong muốn nhân viên tuân theo. Khi có sự phù hợp giữa hai loại giá trị này, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng, tự tin và gắn bó với công việc. Ngược lại, khi có sự xung đột giữa hai loại giá trị này ví dụ như:

• Nhân viên phải thích ứng với những quy tắc hoặc văn hóa mà họ không đồng tình hoặc không thoải mái.
• Nhân viên phải đối mặt với những áp lực hoặc xung đột mà họ không có khả năng hoặc không muốn giải quyết.
• Nhân viên phải từ bỏ hoặc hy sinh những giá trị bản thân để theo kịp hoặc phục vụ cho giá trị của doanh nghiệp/công ty.

Chính sự xung đột này dẫn đến việc nhân viên sẽ cảm thấy bất mãn, mất niềm tin và đánh mất sự hứng thú với công việc.

Sự xung đột giữa giá trị của bản thân và giá trị của công ty được thể hiện rõ ràng qua văn hoá tiêu biểu của Huawei: “Wolf Culture”. “Wolf Culture” của Huawei được biết đến với tinh thần đoàn kết, phấn đấu tập thể và không ngừng vươn lên. Công ty thậm chí còn khuyến khích nhân viên làm việc nhiều giờ và tuân theo các quy tắc nhất định để mang lại lợi ích cho công ty. Có thể nói văn hóa này đã giúp Huawei trở thành công ty dẫn đầu toàn cầu trong thị trường thiết bị mạng viễn thông. Tuy nhiên, nhiều cựu nhân viên cho rằng văn hóa “Wolf Culture” là độc hại bởi họ phải làm việc một cách cực kỳ chăm chỉ và hy sinh, thậm chí là vượt qua giới hạn của bản thân để đáp ứng các yêu cầu khắt khe. Áp lực này có thể dẫn đến tình trạng căng thẳng tinh thần, lo lắng và mệt mỏi và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của họ. Điều đáng buồn của văn hoá này là đã có nhiều vụ tử tự của nhân viên do không chịu được áp lực và căng thẳng.

Trong phòng thí nghiệm nghiên cứu tại trụ sở Huawei ở Thâm Quyến, một đoạn thư pháp trên tường viết: “Hy sinh là sự nghiệp cao cả nhất của người lính. Chiến thắng là đóng góp vĩ đại nhất của anh ta.”

Hội chứng kiệt sức ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp?

Hội chứng kiệt sức bao gồm các triệu chứng đáng lưu ý như cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng, sự suy giảm cường độ làm việc và rối loạn giấc ngủ. Những tác động tiêu cực này đặt nguy cơ sức khỏe của nhân viên trong tình trạng bất lợi, gây khó khăn trong việc tập trung và hoàn thành nhiệm vụ công việc. Điều này dẫn đến sự giảm hiệu suất làm việc và tăng nguy cơ phạm sai lầm, gây ra lỗi hoặc tai nạn. Những hệ quả này trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng công việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, tình trạng kiệt sức có thể dẫn đến sự mất niềm tin vào doanh nghiệp và công việc của  viên. Họ trở nên mất hứng thú và thiếu mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng, góp phần tạo ra sự bất mãn trong công việc. Tình trạng này đặt ra một vấn đề nghiêm trọng với tỷ lệ nghỉ việc tăng lên và sự gắn bó giữa nhân viên và tổ chức suy giảm. Doanh nghiệp cũng sẽ phải đối mặt với việc tốn thêm thời gian và nguồn lực trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Không những vậy hội chứng kiệt sức còn gây tác động tiêu cực đến mối quan hệ cá nhân và xã hội của nhân viên. Họ sẽ tự tạo khoảng cách với đồng nghiệp, cảm thấy thiếu sự lắng nghe, thấu hiểu hoặc không hài lòng với công việc của mình. Những thay đổi này ảnh hưởng đến động lực làm việc, khả năng làm việc cũng như giao tiếp hiệu quả trong nhóm. Đáng chú ý, hội chứng kiệt sức có thể lan truyền và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc trong doanh nghiệp. Nếu có nhiều nhân viên trải qua căng thẳng và không hài lòng với công việc, tinh thần đồng đội và sự đoàn kết có thể bị ảnh hưởng. Hậu quả có thể là mất mát năng suất và xuất hiện sự phân cắt trong nhóm làm việc.

Cách phòng tránh hội chứng kiệt sức tại nơi làm việc

Đôi khi tình trạng căng thẳng ở nơi làm việc là không thể tránh khỏi tuy nhiên việc này có thể nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Tuy nhiên các lãnh đạo/quản lý các cấp thường phải là người đầu tiên nhận thấy khi một nhân viên đang gặp khó khăn. Điều quan trọng là những lãnh đạo/ quản lý các cấp này là sẵn sàng lắng nghe, không phán xét để nhân viên có thể yêu cầu trợ giúp nếu họ cần. Dưới đây là một số cách ngăn ngừa tình trạng kiệt sức tại nơi làm việc mà các doanh nghiệp có thể áp dụng:

Quản lý khối lượng công việc

Một trong những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang đối mặt là cách quản lý khối lượng công việc của nhân viên một cách hợp lý và hiệu quả. Bởi áp lực từ khối lượng công việc thường là nguyên nhân chính gây ra sự kiệt sức trong công việc. Dưới đây là một số giải pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý khối lượng công việc của nhân viên:

• Thực hiện khảo sát và đánh giá khối lượng công việc: xác định khối lượng công việc của từng nhân viên. Phân tích công việc theo mức độ khó khăn, thời gian thực hiện và tài nguyên cần thiết.
• Ưu tiên công việc: xác định công việc có độ ưu tiên cao nhất và ưu tiên xử lý chúng trước. Điều này giúp đảm bảo các công việc quan trọng được hoàn thành đúng hạn và tránh tình trạng quá tải công việc.
• Phân phối công việc công bằng: chia sẻ công việc một cách công bằng giữa các nhân viên. Đảm bảo rằng không có một nhân viên nào bị quá tải công việc trong khi những người khác lại không có đủ công việc để làm.
• Điều chỉnh khối lượng công việc: theo dõi và đánh giá thường xuyên khối lượng công việc của từng nhân viên. Nếu một nhân viên đang bị quá tải, hãy xem xét điều chỉnh khối lượng công việc của họ bằng cách chuyển giao hoặc phân chia công việc cho các thành viên khác trong nhóm.
• Sử dụng công nghệ và công cụ hỗ trợ: tận dụng các công nghệ và công cụ để tối ưu hóa quản lý công việc, giảm thiểu công việc thủ công và tăng cường hiệu suất làm việc. Ví dụ, có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án, công cụ tổ chức và giao tiếp để đơn giản hóa quá trình làm việc.

Xây dựng môi trường đề cao sự hợp tác giữa các bộ phận và làm việc nhóm

Các lãnh đạo/quản lý nên tạo ra một môi trường làm việc nuôi dưỡng tinh thần đồng đội giúp xây dựng sự gắn kết giữa các nhân viên giúp giảm hội chứng kiệt sức. Dưới đây là một số ý tưởng mà họ có thể áp dụng để tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận và làm việc nhóm:

• Xác định và chia sẻ mục tiêu chung: đảm bảo mục tiêu của tổ chức được truyền đạt rõ ràng và chia sẻ với tất cả nhân viên. Điều này giúp xây dựng tinh thần đồng đội mạnh mẽ, khi mọi người đều có hiểu biết về hướng đi chung và đóng góp vào thành công chung.
• Khuyến khích giao tiếp và phản hồi: tạo ra một môi trường mà mọi người có thể tự do giao tiếp, chia sẻ ý kiến và ý tưởng của mình mà không có áp lực hay sự sợ hãi. Khuyến khích cả việc đưa ra phản hồi xây dựng và lắng nghe phản hồi từ nhân viên để cải thiện và phát triển công việc.
• Xây dựng một môi trường làm việc dựa trên lòng tin và tôn trọng: tạo ra một không gian nơi mọi người được đánh giá cao, tin tưởng và có tự do làm việc theo cách của mình. 
• Xây dựng hoạt động và gắn kết đồng đội: tổ chức các hoạt động ngoại khóa, buổi họp nhóm hoặc các dự án chung để tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên. Tạo cơ hội để mọi người làm việc cùng nhau và xây dựng mối quan hệ đồng đội mạnh mẽ.
• Đánh giá và công nhận thành tựu: đảm bảo thành tựu và đóng góp của từng nhân viên được công nhận và đánh giá công bằng. Tạo ra các hình thức công nhận công việc tốt, như khen ngợi công khai, phần thưởng hoặc thăng tiến, để tạo động lực và khuyến khích tinh thần đồng đội.
• Hỗ trợ và phát triển cá nhân: cung cấp cơ hội đào tạo để nhân viên có thể phát triển kỹ năng và nâng cao năng lực của mình. Điều này sẽ tạo động lực và giúp duy trì tinh thần làm việc tích cực.

Tuy nhiên để tạo ra một môi trường làm việc đề cao sự hợp tác giữa các bộ phận và làm việc nhóm là một quá trình liên tục.

Thúc đẩy văn hoá lắng nghe, chia sẻ

Đây là một trong những cách hiệu quả giảm bớt cảm giác mất kết nối và lo lắng mà các nhân viên có thể gặp phải. Khi nhân viên được lắng nghe và chia sẻ những vấn đề, ý kiến, mong muốn của mình, họ sẽ cảm thấy được quan tâm, tôn trọng và đánh giá cao. Điều này giúp họ giảm căng thẳng, lo lắng và mệt mỏi trong công việc. Doanh nghiệp có thể áp dụng các cách như:

• Khảo sát về khối lượng công việc, nguồn lực và sự phát triển công việc của nhân viên.
• Khuyến khích nhân viên bày tỏ quan những khó khăn, vấn đề của bản thân mà không sợ bị khiển trách hoặc kỷ luật. Hoặc nếu họ cảm thấy làm việc quá sức hoặc bị đánh giá thấp trong công việc.
• Khuyến khích lãnh đạo/quản lý các cấp chia sẻ những thách thức của họ về tình trạng kiệt sức trong công việc hoặc cách học cân bằng giữa công việc và cuộc sống, để nhân viên cũng cảm thấy thoải mái khi lên tiếng.
• Chỉ ra vai trò của từng nhân viên một cách rõ ràng, nhu cầu công việc thực tế, cơ hội phát triển công việc và nguồn lực đầy đủ.
• Thể hiện sự đồng cảm với những khó khăn mà nhân viên đang phải đối mặt, điều này có thể giúp các nhân viên cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.
• Công nhận nỗ lực của nhân viên chứ không chỉ nhìn vào kết quả. Luôn kết nối những đóng góp của nhân viên với sứ mệnh của doanh nghiệp để nhân viên thấy được ý nghĩa của công việc họ đang gắn bó.
• Minh bạch bằng cách giao tiếp thường xuyên, giải thích lý do đằng sau các quyết định của lãnh đạo/quản lý các cấp và tạo cơ hội cho nhân viên đưa ra phản hồi.

Dưới đây là một số doanh nghiệp nổi tiếng thúc đẩy văn hóa lắng nghe và chia sẻ trong nội bộ:

• Zappos (doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến chuyên về giày dép và thời trang: tạo ra môi trường làm việc thoải mái, nơi nhân viên được khuyến khích chia sẻ ý kiến và ý tưởng của mình.
• Netflix (doanh nghiệp dịch vụ phát trực tuyến): cho phép nhân viên tham gia vào quyết định và khuyến khích việc phản hồi và góp ý xây dựng từ tất cả mọi người trong công ty.
• Pixar (hãng phim hoạt hình): khuyến khích các nhân viên thể hiện ý kiến và ý tưởng của mình. Bên cạnh đó, Pixar tổ chức các buổi họp nhóm thường xuyên và khuyến khích sự giao tiếp và hợp tác giữa các nhân viên.
• Patagonia (doanh nghiệp chuyên về quần áo và trang thiết bị dã ngoại): thường xuyên tổ chức các buổi họp gặp nhân viên và khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến, ý tưởng và trải nghiệm của họ.
• Whole Foods Market (chuỗi siêu thị chuyên về thực phẩm hữu cơ và sản phẩm tự nhiên): nhân viên có thể tự do chia sẻ ý kiến và tham gia vào quyết định công ty.

Xây dựng môi trường làm việc linh hoạt

Trong một cuộc khảo sát của FlexJobs , 56% người lao động cho biết tính linh hoạt trong ngày làm việc của họ là cách số một mà chủ lao động có thể hỗ trợ họ tốt hơn. Điều này có thể có các hình thức khác nhau và có thể bao gồm:

• Làm việc từ xa: cho phép nhân viên làm việc từ xa trong một phần thời gian hoặc định kỳ. Điều này cho phép họ làm việc tại nhà hoặc bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet, từ đó giảm thời gian di chuyển và tạo điều kiện làm việc linh hoạt.
• Thiết lập chế độ làm việc linh hoạt: đưa ra các lựa chọn làm việc linh hoạt như làm việc theo giờ linh hoạt, xoay ca hoặc không giới hạn giờ làm. Nhờ vậy nhân viên có thể điều chỉnh lịch làm việc theo nhu cầu cá nhân và quản lý thời gian một cách linh hoạt.
• Đặt mục tiêu và phân công công việc một cách hợp lý: thiết lập mục tiêu và phân công công việc dựa trên khả năng và sở thích của từng nhân viên. Giúp gia tăng sự hài lòng và động lực trong công việc, đồng thời giảm nguy cơ kiệt sức của nhân viên.

Không khuyến khích nhân viên làm việc quá sức

Hầu hết các nhà tuyển dụng đề cao tinh thần làm việc chăm chỉ, tuy nhiên, khi nhân viên dành quá nhiều thời gian cho công việc, điều này có thể gây áp lực, căng thẳng và làm mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Các doanh nghiệp và công ty có thể ngăn chặn tình trạng làm việc quá sức bằng cách thiết lập chính sách yêu cầu nhân viên nghỉ đủ số ngày phép. Để xây dựng được một chính sách như vậy, các doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

• Xác định số ngày nghỉ phép cơ bản: tuỳ theo quy định của pháp luật lao động địa phương hoặc quy định nội bộ của công ty.
• Thực hiện quản lý và ghi nhận ngày phép: thiết lập một quy trình rõ ràng để quản lý và ghi nhận số ngày phép của từng nhân viên. Có thể sử dụng hệ thống quản lý nhân sự hoặc phần mềm để theo dõi số ngày phép còn lại của mỗi nhân viên.
• Tạo điều kiện cho nhân viên nghỉ phép: tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và hỗ trợ nhân viên khi họ cần nghỉ phép. Điều này có thể bao gồm việc khuyến khích nhân viên sử dụng phép năm đúng mục đích, không tạo áp lực làm việc trong thời gian nghỉ và sắp xếp công việc cho nhân viên khác trong thời gian nghỉ.
• Đặt hạn chế và quản lý việc chuyển nhượng ngày phép: để tránh việc nhân viên tích lũy quá nhiều ngày phép, doanh nghiệp có thể áp đặt hạn chế về việc chuyển nhượng ngày phép sang năm sau hoặc giới hạn số ngày phép có thể chuyển nhượng. Điều này khuyến khích nhân viên sử dụng phép năm đúng thời điểm và không tích lũy quá nhiều ngày phép.
• Khuyến khích sử dụng ngày phép: áp dụng các chính sách khuyến khích nhân viên sử dụng ngày phép, như thưởng cho những nhân viên sử dụng hết ngày phép trong năm, tổ chức các hoạt động nghỉ phép cho nhân viên hoặc cung cấp các phúc lợi khác như du lịch công ty.
• Đảm bảo tuân thủ quy định về nghỉ phép: cần tuân thủ đúng quy định về nghỉ phép của pháp luật lao động và không áp đặt áp lực lên nhân viên khi họ muốn sử dụng ngày phép. Điều này bao gồm việc không đánh giá xấu, không trừ lương hoặc không trừ điểm khi nhân viên nghỉ phép đúng theo quy định.

Sao Mai