Những điều cần biết trước khi xây dựng Sổ tay văn hoá

Sổ tay Văn hóa không chỉ là những tuyên bố chung về những giá trị và niềm tin của doanh nghiệp, đó còn là cách doanh nghiệp làm rõ nét bản sắc độc đáo của riêng mình. Bài viết sau cung cấp các gợi ý khi sản xuất nội dung và thiết kế một cuốn sổ tay văn hóa cho doanh nghiệp.

1. Sổ tay Văn hóa là gì?

Sổ tay Văn hóa, hay còn gọi là sổ tay Văn hóa Doanh nghiệp, là một tài liệu được soạn thảo để hướng dẫn và định hình hành vi, giá trị và chuẩn mực của một tổ chức. Đây là công cụ quan trọng giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ những giá trị mà tổ chức coi trọng, cách thức hành động, tương tác và ra quyết định dựa trên các giá trị chung.

2. Vì sao doanh nghiệp cần có Sổ tay Văn hóa?

Xây dựng Sổ tay Văn hóa không chỉ giúp doanh nghiệp định hình và duy trì các giá trị cốt lõi mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng khác. Dưới đây là những lý do vì sao doanh nghiệp nên đầu tư cho Sổ tay Văn hóa:

• Đồng nhất nhận thức về văn hóa doanh nghiệp: Sổ tay Văn hóa giúp tất cả các thành viên trong tổ chức có cùng một hiểu biết và nhận thức về văn hóa doanh nghiệp, bao gồm các giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh và chuẩn mực hành vi. Điều này tạo nên sự nhất quán trong tư duy và hành động của mọi người. Một tài liệu văn hóa rõ ràng và chi tiết giúp truyền tải các thông điệp quan trọng một cách chính xác, tránh sự hiểu lầm và tạo ra một môi trường làm việc hài hòa, giảm thiểu xung đột.

• Định hướng hành vi cho toàn thể nhân viên: Sổ tay Văn hóa cung cấp các quy tắc và chuẩn mực hành vi mà tất cả nhân viên cần tuân thủ. Điều này không chỉ giúp duy trì trật tự và kỷ luật mà còn định hình cách ứng xử chuyên nghiệp và đúng mực. Bằng cách xác định rõ ràng các hành vi được khuyến khích, sổ tay giúp thúc đẩy các hành vi tích cực, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.

• Xây dựng nền tảng vững chắc để phát triển văn hóa doanh nghiệp (VHDN): Sổ tay Văn hóa là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp phát triển văn hóa tổ chức một cách bền vững. Nó giúp duy trì các giá trị cốt lõi và chuẩn mực hành vi ngay cả khi tổ chức phát triển và thay đổi.
• Giúp nhân viên mới hội nhập nhanh chóng: Sổ tay Văn hóa là công cụ hữu ích giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu và hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp. Nó cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh và quy tắc ứng xử của tổ chức.

3. Sổ tay Văn hóa bao gồm những nội dung gì? 

Thông thường, một cuốn sổ tay văn hóa sẽ gồm những nội dung như sau:

• Lời tựa: Vì sao cần có cuốn sách này? Cuốn sách này để làm gì? 

Một lời mở đầu chân thành có thể truyền cảm hứng và động lực cho nhân viên, khuyến khích họ thực hiện và tuân thủ văn hóa. Lời mở đầu giúp giải thích lý do vì sao Sổ tay Văn hóa được biên soạn, những mục tiêu mà tổ chức muốn đạt được.

• Sứ mệnh: Chúng ta là ai? Vì sao chúng ta tồn tại? 

Sứ mệnh phản ánh lý do tồn tại của tổ chức và những gì tổ chức cam kết mang lại cho khách hàng, nhân viên, và cộng đồng. Đây là kim chỉ nam cho mọi hoạt động và quyết định của tổ chức.

• Tầm nhìn: Chúng ta đang đi đến đâu? Tương lai mà chúng ta muốn cùng nhau hướng đến là gì?

Tầm nhìn là mục tiêu dài hạn của tổ chức, thể hiện những gì tổ chức mong muốn đạt được trong tương lai. Nó cung cấp định hướng và khuyến khích mọi người nỗ lực để biến tầm nhìn đó thành hiện thực.

• Lịch sử: Chúng ta đã trải qua chặng đường như thế nào?

Lịch sử từ những ngày đầu thành lập đến các cột mốc quan trọng và thành tựu đạt được sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về nền tảng và quá trình phát triển của tổ chức. Thông thường, các giá trị cốt lõi mà tổ chức đề cao phản ánh rõ nét trong những mốc lịch sử quan trọng.

• Giá trị cốt lõi: Chúng ta đề cao điều gì? Chúng ta tin và cam kết điều gì? 

Những giá trị mà tổ chức coi trọng và hướng đến sẽ được định nghĩa một cách rõ nét. Mỗi giá trị được giải thích rõ ràng và cụ thể, nhằm thống nhất cách hiểu giống nhau. Mỗi giá trị cũng có thể được phân tích để chỉ ra được vì sao giá trị đó là cốt lõi hoặc có vai trò như thế nào để định hình văn hóa của tổ chức.

• Chuẩn hành vi: Tôi nên hành động như thế nào để thực thi giá trị cốt lõi? 

Đây là những hành vi được mong đợi từ các cá nhân trong một tổ chức, dựa trên các giá trị cốt lõi đã được thiết lập của tổ chức đó. Các giá trị cốt lõi thường có tính trừu tượng, gắn với tư duy và niềm tin; trong khi đó các chuẩn hành vi thường cụ thể, dễ nhìn thấy và quan sát. Các giá trị sẽ không được hiểu một cách rõ ràng, cụ thể nếu không có chuẩn hành vi.  Dựa trên các chuẩn hành vi này, mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ hiểu rằng họ cần hành động như thế nào để đạt được giá trị đó.

• Quy tắc ứng xử: Chúng ta giao tiếp và tương tác như thế nào?

Quy tắc ứng xử bao gồm các quy tắc và hướng dẫn mà tổ chức mong đợi về giao tiếp, hợp tác và tương tác với đồng nghiệp, khách hàng, và đối tác. Quy tắc ứng xử thường bao gồm các tiêu chuẩn về giao tiếp, sự chuyên nghiệp, trung thực, công bằng và tôn trọng hoặc cũng có thể đề cập đến các vấn đề cụ thể như bảo mật thông tin, xung đột lợi ích và bình đẳng giới.

• Câu chuyện và Biểu tượng văn hóa: Văn hóa được phản ánh qua những tạo tác như thế nào?

Những câu chuyện có thật phản ánh các giá trị cốt lõi không chỉ giúp minh họa cụ thể các giá trị mà còn tạo cảm hứng và động lực cho nhân viên. Các biểu tượng, mascot, những sự kiện nội bộ đại diện cho văn hóa và tinh thần của tổ chức cũng sẽ giúp nhân viên cảm thấy gắn kết và tự hào.

Các nội dung này có thể được điều chỉnh và thay đổi, tùy theo cách làm của từng doanh nghiệp.

4. Những thách thức khi xây dựng sổ tay văn hóa doanh nghiệp

Một ấn phẩm sổ tay văn hóa trước hết phải truyền đạt chính xác các bản sắc và giá trị cốt lõi của công ty. Nếu sổ tay văn hóa không phản ánh đúng văn hóa của doanh nghiệp, nó có thể dẫn đến nhiều hệ lụy tiêu cực cho tổ chức. Các hệ lụy này bao gồm:

• Xung đột văn hóa: Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc hòa hợp và làm việc cùng nhau do những khác biệt trong hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp.
• Mất niềm tin ở nhân viên: Khi nhân viên nhận thấy có sự khác biệt giữa những gì được viết trong sổ tay và thực tế hàng ngày, niềm tin của họ vào tổ chức sẽ giảm sút.
• Hiểu lầm cho ứng viên và nhân viên mới: Sổ tay văn hóa không chính xác có thể gây hiểu lầm về môi trường làm việc và văn hóa công ty, làm ảnh hưởng đến quyết định gia nhập và gắn bó của họ.
• Ảnh hưởng tới hình ảnh thương hiệu: Hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp có thể bị tổn hại nếu văn hóa doanh nghiệp được truyền tải không đúng cách.

Tuy nhiên, việc truyền đạt đúng thôi là chưa đủ. Cái khó của việc xây dựng sổ tay văn hóa doanh nghiệp là phải đảm bảo giá trị mang tính lâu dài, thay vì chỉ như một tờ báo hay cuốn tạp chí ra số mới liên tục. Do đó, nội dung và hình thức thể hiện của sổ tay cũng phải có giá trị mang tính trường tồn.

5. Quy trình sản xuất sổ tay văn hóa

Việc xây dựng một cuốn sổ tay văn hóa doanh nghiệp đầy đủ và đúng bản sắc của doanh nghiệp là một thách thức lớn. Quá trình này đòi hỏi công sức và thời gian đáng kể, không chỉ đơn thuần là việc sao chép từ một khung có sẵn. Quy trình này được thực hiện ở Blue C như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và kỳ vọng

Cần phải làm rõ mục tiêu và kỳ vọng của ban lãnh đạo và nhân viên đối với cuốn Sổ tay văn hóa của doanh nghiệp. Những thông tin này sẽ giúp định hướng cho cách tiếp cận và concept của Sổ tay văn hóa, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của ban lãnh đạo và phù hợp với đặc thù văn hóa doanh nghiệp. 

Bước 2: Thu thập thông tin đầu vào

Tìm hiểu kỹ lưỡng về văn hóa hiện tại của doanh nghiệp, giá trị cốt lõi và những mong muốn từ lãnh đạo và nhân viên. Đảm bảo các giá trị và tầm nhìn này được định hình rõ ràng và phản ánh đúng thực tế của doanh nghiệp. Để hiểu sâu sắc các giá trị cốt lõi và hành vi hiện hành trong tổ chức, cần tổ chức các cuộc khảo sát và phỏng vấn, thu thập thông tin đa chiều bên trong nội bộ doanh nghiệp. 

Dưới đây là một số phương pháp phỏng vấn, khảo sát hiệu quả mà Blue C sử dụng:

• Phỏng vấn nhóm theo hình thức World Cafe: Phương pháp này tạo cơ hội cho các nhóm nhỏ thảo luận về một loạt các câu hỏi trong một không gian thoải mái, giống như quán cà phê. Sau mỗi vòng, một thành viên của nhóm sẽ di chuyển đến nhóm khác để tiếp tục thảo luận. Điều này giúp phát triển ý tưởng và thu được nhiều góc nhìn khác nhau từ nhiều nhóm khác nhau.
• Phỏng vấn chuyên sâu: Thực hiện các cuộc phỏng vấn 1-1 (với nhân viên và quản lý) để khám phá sâu hơn cách họ nhận thức và trải nghiệm văn hóa doanh nghiệp. 
• Phỏng vấn nhóm tập trung (Focus Group): Tổ chức các nhóm tập trung với sự tham gia của nhân viên từ nhiều bộ phận khác nhau để thảo luận về các vấn đề cụ thể trong văn hóa doanh nghiệp. Nhóm tập trung cho phép thảo luận mở và tương tác giữa các thành viên, giúp phát hiện các xu hướng và vấn đề chung.
• Survey và bảng câu hỏi: Gửi các bảng khảo sát hoặc câu hỏi đến tất cả nhân viên để thu thập ý kiến về văn hóa công ty. Các câu hỏi nên được thiết kế để đo lường cả nhận thức và thái độ của nhân viên đối với văn hóa doanh nghiệp. Cách tiếp cận này có thể kết hợp với các phương pháp khác để phân tích sâu hơn.

Bước 3: Xử lý tư liệu

Phân tích và tổng hợp dữ liệu thu được để định hình các giá trị cốt lõi và các chuẩn mực hành vi được ưu tiên, các chất liệu cần thiết để sản xuất Sổ tay.

Bước 4: Đề xuất concept và khung nội dung cho Sổ tay văn hoá

Phát triển một concept tổng thể và xây dựng khung nội dung cho Sổ tay, bao gồm cả định hướng thiết kế và cách trình bày.

Bước 5: Sản xuất nội dung chi tiết

Khi concept và khung nội dung Sổ tay văn hóa đã được phê duyệt, tiến hành viết nội dung chi tiết cho từng phần. Viết và tổ chức các nội dung chính của sổ tay cần được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác, đảm bảo phản ánh đúng văn hóa doanh nghiệp.  Tham khảo ý kiến từ các bên liên quan và điều chỉnh nội dung cho phù hợp, đảm bảo tính toàn diện và nhất quán.

Bước 6: Thiết kế và In ấn

Thiết kế bố cục, lựa chọn hình ảnh và tiến hành in ấn sổ tay. Thiết kế phải thu hút, chuyên nghiệp và phản ánh đúng bản sắc của công ty.

6. Tham khảo các sản phẩm Sổ tay Văn hóa

Điểm chung của những cuốn Sổ tay văn hóa doanh nghiệp do Blue C tư vấn và xây dựng là đều được “đo ni đóng giày” cho từng doanh nghiệp, để ngay khi lật giở những trang giấy đầu tiên, người đọc đã cảm nhận được nét đặc trưng văn hóa của doanh nghiệp đó.

“Đường chúng ta đi” – Esoft Vietnam

Esoft Vietnam là doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ và giải pháp đồ họa trong lĩnh vực bất động sản cho khách hàng tại châu Âu, châu Mỹ, châu Úc. Sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ, Esoft xây dựng nền văn hóa coi trọng Chất lượng – Tin cậy – Cởi mở – Cải tiến – Quan tâm – Đam mê. Những giá trị cốt lõi này được thể hiện ở cách người Esoft làm việc, thực hiện các trách nhiệm xã hội, đào tạo nghề nghiệp cho người khuyết tật.

Trong giai đoạn phát triển nhanh, nhân sự gia tăng liên tục, Esoft đối diện với bài toán làm sao để những người mới vào cũng phải hiểu và yêu công ty như những người đã gắn bó lâu năm? Và cuốn Sổ tay văn hóa “Đường chúng ta đi” ra đời.

Cái tên “Đường chúng ta đi” thể hiện cho sự đồng hành, gắn kết và phát triển liên tục của Esoft, nơi mỗi nhân viên là một phần của hành trình. 

Sổ tay “Đường chúng ta đi” của Esoft

Được xây dựng theo hình thức một cuốn truyện tranh, phù hợp với người trẻ, “Đường chúng ta đi” tái hiện lại một cách chân thực và sống động những câu chuyện người thật, việc thật của người Esoft và là đại diện đặc trưng cho các giá trị cốt lõi của công ty. Thông qua những nét vẽ ngộ nghĩnh, đáng yêu cùng những câu thoại “rất đời”, mỗi câu chuyện giúp người đọc sáng tỏ cách mà người Esoft áp dụng từng giá trị cốt lõi vào công việc hàng ngày. Kết thúc mỗi câu chuyện sẽ có bài học cô đọng được rút ra để người đọc nhớ lâu, hiểu sâu từng giá trị. 

Điển hình như câu chuyện về Trang, một cô gái khuyết tật, gặp khó khăn trong cuộc sống. Không có công ty nào chịu nhận người khuyết tật vào làm việc. May mắn, Esoft đã cho cô cơ hội việc làm và ý nghĩa cuộc sống. Và rồi cô mang sự quan tâm, chia sẻ mình nhận được để trao đi cho những đồng nghiệp tới sau. 

Câu chuyện khác đưa người đọc đến Team Salmon, nơi cậu nhân viên mới gặp khó khăn trong lúc tìm footage để xử lý hình ảnh. Tình cờ, một chị đồng nghiệp đi ngang qua, thấy cậu “vò đầu bứt tóc” nên hỏi thăm và đã tận tình giúp đỡ, cầu cứu các đồng nghiệp khác trên nền tảng mạng nội bộ Esoft. Nhờ vậy, vấn đề đau đầu của cậu nhân viên mới được giải quyết và bài học về sự cởi mở, thân thiện, sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau của người Esoft dễ dàng lan tỏa.

Trong truyện, chân dung nhân vật, từ trang phục đến kiểu tóc, màu tóc, lời thoại đều thể hiện đúng chất của nhân vật ngoài đời.

Để thu thập được những câu chuyện thực tế, thể hiện rõ nét bản sắc văn hóa của Esoft, đã có rất nhiều cuộc phỏng vấn được thực hiện. Đặc biệt, một buổi World Café đã được tổ chức, mời tới những nhân viên lâu năm tại các phòng ban. Trong không khí cởi mở, thoải mái, họ kể về những câu chuyện, những kỉ niệm đáng nhớ mà đối với họ, là đại diện đặc trưng cho những giá trị cốt lõi của Esoft Vietnam. 

Không chỉ là một công cụ truyền thông văn hóa một chiều, “Đường chúng ta đi” dành một phần trống để người Esoft chia sẻ về kỷ niệm của mình tại tổ chức. Đây cũng là cách Esoft cho nhân viên thấy văn hóa không chỉ là giá trị mà mỗi người Esoft được thụ hưởng, họ cũng là người tạo ra và gìn giữ văn hóa, đúng với cái tên “Đường chúng ta đi”.

“Chất Hawee”

“Chất” ở đây được lý giải là bản chất, tinh chất, chất lượng, là những gì cốt lõi nhất của người Hawee. 

Cuốn Sổ tay văn hóa của Hawee không có những điều khoản, chính sách phức tạp, cũng không có tình huống dẫn giải hay những câu chuyện văn hóa. “Chất Hawee” chỉ bao hàm nền tảng văn hóa cốt lõi – cơ sở để một tập đoàn đa lĩnh vực (Cơ điện, Năng lượng, Sản xuất & Thương mại, Nông nghiệp, Bất động sản) luôn là một thể thống nhất và các diễn giải những phần “chất” riêng, đặc trưng cho từng lĩnh vực hoạt động.

Sổ tay “Chất Hawee”

Bên cạnh Sổ tay văn hóa, Hawee cũng phát triển kho câu chuyện và thư viện tình huống để giúp mọi người hiểu hơn về các giá trị cốt lõi của Hawee. Các tài liệu này tồn tại độc lập để đảm bảo bên cạnh nền tảng văn hóa cốt lõi, vẫn có thể cập nhật, bổ sung, làm phong phú thêm những câu chuyện văn hóa theo thời gian thực, phản ánh thực tế đang diễn ra theo từng giai đoạn của Hawee.

Gói gọn trong 40 trang giấy, “Chất Hawee” đi vào trực diện những gì người Hawee nói, làm, lựa chọn và cam kết thực hiện. Yếu tố tạo nên tính “mềm mại” cho cuốn sổ tay là những bức tranh giả chì với nét vẽ gần gũi, thân thiện, minh hoạ những hình ảnh đặc trưng cho các lĩnh vực hoạt động của Hawee.  

Điểm nổi bật của “Chất Hawee” chính là việc ngôn ngữ được sử dụng trong cuốn sổ tay này đều do người Hawee tự nói ra, thông qua các cuộc phỏng vấn, chia sẻ nội bộ. Điều này giúp tạo nên sự khác biệt của Sổ tay văn hóa Hawee, không chỉ thể hiện bản sắc riêng của người Hawee mà còn giúp họ bộc lộ chính mình. Qua đó, giúp mỗi người đọc cảm thấy bản thân được phản chiếu một cách chân thực trong cuốn sổ tay.

“Điểm bắt đầu” – MSB

Điểm bắt đầu” là tinh thần chuyển động liên tục, tiến về phía trước, không ngừng khao khát để vươn tầm cao hơn.

“Điểm bắt đầu” của ngân hàng MSB được dẫn dắt bởi một nhân vật chính, xuyên suốt cuốn sách: “M Tròn” (Phát âm: Em Tròn). “M Tròn” được lấy cảm hứng từ bánh xe, chiếc đồng hồ, đặc biệt là từ chấm tròn trên logo MSB. Dấu chấm tròn cũng được xem là điểm bắt đầu cho một hành trình mới, một giai đoạn mới, đại diện cho sự đổi mới, làm mới trong việc xây dựng văn hóa tại MSB. 

Sổ tay “Điểm bắt đầu” của MSB với nhân vật “M Tròn”

Trong hành trình đặc biệt của mình, “M Tròn” dẫn dắt người đọc đi qua những buổi đầu lạ lẫm, háo hức khi mới gia nhập tổ chức, tới thời khắc cảm nhận rõ nét nơi mình thực sự thuộc về. Trên hành trình đó, những giá trị văn hóa được lồng ghép khéo léo trong từng tình huống, giúp “M Tròn” và người MSB khám phá nền tảng văn hóa của tổ chức, hiểu được ý nghĩa thực tế của từng giá trị cốt lõi. 

Với hình ảnh nhân cách hóa chấm tròn cùng nét vẽ dễ thương, ngộ nghĩnh, nhân vật “M Tròn” và những đồng đội của mình là “Tròn nữ” và “Sếp Tròn” đã tạo nên thế giới Tròn đáng yêu, giúp truyền tải thông tin một cách uyển chuyển, thú vị. Một điểm đặc biệt nữa, là cuốn Sổ tay “Điểm bắt đầu” không được in ấn, xuất bản theo khổ sách thông thường, mà được sản xuất dưới hình tròn.

Sau khi ra mắt, “Điểm bắt đầu” đã được chuyển thể thành một bộ phim ngắn, và “M Tròn” đã bước ra từ cuốn Sổ tay, trở thành nhân vật mascot, đồng hành cùng MSB đưa văn hóa doanh nghiệp lan tỏa tới mọi cá nhân, mọi bộ phận.

Lấy cảm hứng từ “Điểm Bắt Đầu”, nhân vật M Tròn đã được Ban Văn hóa Doanh nghiệp MSB phát triển chi tiết hơn thành bộ icon, bước từ Sổ tay ra với những trạng thái cảm xúc sinh động, đáng yêu 

Bạn đang muốn xây dựng một cuốn sổ tay văn hóa doanh nghiệp? Với kinh nghiệm tư vấn và sản xuất nội dung Sổ tay văn hóa cho các doanh nghiệp như Esoft, Hawee, MSB,… Blue C tin tưởng sẽ là người đồng hành phù hợp để cùng doanh nghiệp bạn tạo ra cuốn Sổ tay văn hóa đặc trưng, khác biệt

Thông tin liên hệ: 

Phone: (+84)24 7303 2388

Email: info@bluec.vn