Tại sao truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số?
Chuyển đổi số muốn thành công phụ thuộc không chỉ vào các yếu tố kỹ thuật, mà trước hết quá trình đó cần nhận được sự đồng thuận từ phía nhân viên. Để nhân viên nhận thức đúng, hiểu, tin và ủng hộ, truyền thông nội bộ đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Truyền đạt mục tiêu trong giai đoạn chuyển đổi số
Nếu doanh nghiệp và lãnh đạo muốn nhân viên hiểu và chấp nhận những thay đổi trong quá trình chuyển đổi số, điều cần làm đó là chia sẻ lý do vì sao những thay đổi đó là cần thiết. Nhân viên mong muốn biết được họ phải chuyển đổi để phục vụ cho nhu cầu nào, họ cần thay đổi sang môi trường số để giải quyết mục tiêu gì của tổ chức.
Cần truyền đạt cho nhân viên về mục đích của chuyển đổi số.
Khi đó, truyền thông nội bộ sẽ phát huy vai trò của mình. Chuyển đổi số sẽ gặp khó khăn nếu nhân viên cảm thấy không có sự liên kết với những gì doanh nghiệp làm cũng như không hiểu những quyết định thay đổi mà nhà lãnh đạo đưa ra. Truyền thông nội bộ sẽ đóng vai trò là cầu nối giúp họ có cái nhìn rõ ràng hơn về những vấn đề, quyết định của doanh nghiệp khi chuyển đổi số.
Giúp nhân viên thấy mình là một phần trong toàn cảnh bức tranh chuyển đổi số
Các dự án chuyển đổi số thường là đại dự án đối với nhiều doanh nghiệp. Chiến lược chuyển đổi số bởi vậy không thể dễ dàng triển khai trong ngắn hạn mà đòi hỏi cần có quá trình hiểu, thấm, tin tưởng và đồng hành từ phía nhân viên.
Nhân viên là một phần trong bức tranh chuyển đổi số.
Trong quá trình đó, truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên hiểu một bức tranh toàn cảnh về công cuộc chuyển đổi số của tổ chức. Thông qua việc truyền tải thông tin liên tục và củng cố các kênh giao tiếp theo xu hướng số hóa, nhân viên sẽ hiểu rõ các giai đoạn, hoạt động, quy trình chuyển đổi số đang diễn ra. Nhờ đó, việc giao tiếp giữa nhân viên – nhân viên, nhân viên – quản lý cũng như nhân viên – doanh nghiệp sẽ thuận lợi và cải thiện tốt hơn.
Nhất quán nhận thức và hành động để đồng lòng với sự thay đổi
Theo khảo sát của McKinsey trong năm 2018, truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng đối với việc gắn kết nhân viên trong môi trường làm việc số. Cụ thể hơn, chìa khóa để chuyển đổi số thành công phụ thuộc việc truyền thông nội bộ “kể” câu chuyện thay đổi tới nhân viên thế nào, giúp nhân viên hiểu tổ chức đang đi đến đâu, tại sao tổ chức lại thay đổi và tại sao những thay đổi lại quan trọng.
Sự nhất quán trong nhận thức và hành động là cần thiết để thúc đẩy thay đổi.
Một khi nhất quán từ nhận thức đến hành động, chuyển đổi số sẽ dễ dàng đạt mục tiêu đề ra. Thực tế điều này là chính xác. Theo khảo sát trên, tại các doanh nghiệp “kể” được câu chuyện này đủ lôi cuốn, tỉ lệ chuyển đổi số thành công cao hơn gấp ba lần.
Hỗ trợ số hóa trải nghiệm nhân viên
Khi quá trình chuyển đổi số có thể thay đổi toàn diện cách một doanh nghiệp vận hành, các kênh truyền thông nội bộ như email, mạng nội bộ hay mạng xã hội doanh nghiệp càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Các kênh giao tiếp nội bộ càng được đưa lên nhiều nền tảng số càng giúp việc tiếp cận thông tin của nhân viên đơn giản, nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi hơn – điều vốn là những trải nghiệm tích cực mà doanh nghiệp cần đem lại cho nhân viên trong quá trình chuyển đổi số.
Chuyển đổi số cũng tác động tới trải nghiệm nhân viên.
Mặt khác, khi tiến hành chuyển đổi số, truyền thông nội bộ có thể giúp tiếng nói của nhân viên được lắng nghe nhiều hơn. Những công cụ lắng nghe nhân viên được ứng dụng rộng rãi hơn, nhờ đó, ý kiến của họ được tiếp nhận với tần suất thường xuyên, liên tục hơn. Điều này cũng là yếu tố hàng đầu giúp nhân viên cảm thấy gắn kết và được trao quyền trong công việc, theo nghiên cứu bởi Gallup.
Xây dựng lòng tin và truyền cảm hứng từ quá trình chuyển đổi số
Chuyển đổi số thành công hay không không chỉ phụ thuộc vào việc nhân viên hiểu quá trình đó mà quan trọng hơn cả, họ cần phải là những người đầu tiên tin rằng doanh nghiệp mình có thể làm được. Bởi vậy, thông qua việc truyền thông nội bộ kể những câu chuyện về doanh nghiệp khác đã chuyển đổi số thành công như thế nào, lòng tin nơi nhân viên sẽ có sự thay đổi tích cực. Từ đó, nhân viên có thêm động lực để tạo nên thành công cho chính doanh nghiệp của mình.
Cần tạo động lực cho nhân viên để họ đóng góp vào quá trình chuyển đổi số.
Bên cạnh những câu chuyện thành công của các doanh nghiệp khác, những câu chuyện ngay chính trong tổ chức cũng có thể là nguồn cảm hứng cho nhân viên. Việc theo dõi, học hỏi kinh nghiệm chuyển đổi số của các đơn vị, phòng, ban, cá nhân khác có thể giúp nhân viên có thêm nhiều bài học, ý tưởng để ứng dụng trong công việc của mình. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng một môi trường làm việc chuẩn “số”, góp phần gia tăng khả năng cạnh tranh, phấn đấu giữa các phòng ban và nhân viên.
Kim Oanh – Trường Sơn
