5 yếu tố không thể bỏ qua để chiến dịch thành công ngoài mong đợi

Ý tưởng của bạn có hay đến đâu, nội dung có sáng tạo đến mấy thì một chiến dịch truyền thông nội bộ thành công cũng không thể bỏ qua những yếu tố quan trọng dưới đây.

Phân biệt chiến dịch (campaign) và chiến lược (strategy)

Truyền thông nội bộ là hoạt động tương tác, chia sẻ thông tin giữa các thành viên bên trong tổ chức vì mục tiêu phát triển doanh nghiệp. Để TTNB đạt hiệu quả cao, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược tổng thể để đảm bảo tính nhất quán cho các hoạt động, đảm bảo các mục tiêu đã đề ra và tránh lãng phí ngân sách và nguồn lực. Chiến lược tổng thể được triển khai dài hạn với nhiều mục tiêu liên quan đến TTNB, được đồng bộ bài bản với chiến lược kinh doanh cũng như chiến lược truyền thông ra bên ngoài của doanh nghiệp (ít nhất là 6 tháng – 1 năm).

Chiến dịch chỉ là một trong các phương án để triển khai chiến lược truyền thông nội bộ, nó thường diễn ra trong thời gian ngắn hạn, để giải quyết một hoặc một vài mục tiêu TTNB của doanh nghiệp theo từng giai đoạn, thời điểm nhất định. Chiến dịch truyền thông nội bộ là cách để cụ thể hóa các mục tiêu trong chiến lược truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.

Không khó để hình dung ra các chiến dịch cụ thể của theo các giai đoạn ngắn từ các doanh nghiệp như: Chiến dịch kỷ niệm 20 năm thành lập công ty, Chiến dịch 100 ngày hoàn thành doanh số, Chiến dịch nâng cao nhận thức về chính sách bảo mật mới của công ty hay chiến dịch truyền thông cho giá trị cốt lõi mới.v.v. Chiến dịch càng đi vào cụ thể càng tốt.

Tùy vào từng quy mô nhân sự và thực trạng của doanh nghiệp, mỗi đơn vị sẽ có những cách thức khác nhau trong việc xây dựng ý tưởng, sáng tạo nội dung và khai thác hiệu quả của các kênh truyền tải để mang đến những chiến dịch hấp dẫn và thu hút người tham gia.

05 yếu tố không thể bỏ qua khi lên kế hoạch cho Chiến dịch TTNB

Chiến dịch TTNB chỉ đạt hiệu quả tốt nhất khi bạn có sự chuẩn bị kỹ càng. Hãy nhớ những điều cơ bản sau:

1 –Mục tiêu của chiến dịch

Hãy sử dụng các tiêu chí SMART khi lên kế hoạch cho một chiến dịch truyền thông nội bộ của bạn.

• Cụ thể – Mục tiêu của chiến dịch là gì?
• Đo lường được – Các mục tiêu có thể định lượng được và đo lường được không?
• Có thể đạt được – Mục tiêu có khả thi không?
• Có liên quan – Mục tiêu này có phù hợp với chiến lược chung mà doanh nghiệp đang mong muốn không?
• Thời gian  – Mục tiêu này có khả thi trong thời gian dự kiến?

Xác định rõ ràng mục tiêu của chiến dịch sẽ giúp quá trình lên ý tưởng, tìm thông điệp và các bước triển khai được dễ dàng, thuận lợi hơn.

2 – Xác định đúng đối tượng mục tiêu

Nhân viên là đối tượng mục tiêu truyền thông nội bộ của bất kỳ tổ chức nào, vì vậy họ cũng chính là trung tâm của chiến dịch truyền thông nội bộ. Mọi chiến dịch bạn làm cuối cùng đều ảnh hưởng đến chính nhân viên nên trước khi bắt đầu, hãy nghĩ đến họ đầu tiên.

Với các chiến dịch khác nhau, bạn có thể phân khúc cụ thể hơn các nhóm nhân viên mục tiêu của bạn. Bạn có thể phân theo lứa tuổi, phân theo vị trí làm việc, phân theo sở thích… Với mỗi chiến dịch, hãy xác định nhóm nào sẽ thực sự tham gia đông đảo nhất. Việc xác định đúng nhóm đối tượng mục tiêu sẽ cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh thông điệp và cách thức thể hiện sáng tạo và hấp dẫn hơn.

3 – Xác định “Key visual” và “Key message”

“Key visual” và “Key message” là sợi chỉ xuyên xuốt trong mọi chiến dịch truyền thông. Vì thế việc lựa chọn hai là yếu tố này thế nào cho đặc sắc và thu hút một bài toán hóc búa cần đội ngũ làm truyền thông nội bộ.

“Key visual” hay còn gọi là hình ảnh chủ đạo được dùng trong cả quá trình diễn ra chiến dịch. Ngoài các yếu tố về đồ họa cơ bản, hình ảnh phải mang bản sắc riêng hay kể những câu chuyện đặc biệt và gắn liền với thông điệp chính. Việc đồng nhất giữa thông điệp và hình ảnh sẽ góp phần tăng hiệu quả cho các chiến dịch TTNB.

Thông điệp chính cũng cần đảm bảo về sự sáng tạo, dễ hiểu, dễ nhớ. Hãy sáng tạo dựa trên chính những mục tiêu của chiến dịch. Ngôn ngữ sử dụng trong thông điệp phải thực sự đơn giản, tránh những từ đa nghĩa, hiểu ngược sẽ làm quá trình giải mã thông điệp của người nhận khó khăn.

4 – Kênh truyền tải thông điệp

Kênh truyền tải thông điệp bạn sử dụng sẽ ảnh hưởng bởi sự đa dạng của lực lượng lao động trong doanh nghiệp. Hãy phân tích từ nhóm đối tượng mục tiêu để tìm ra cách thức truyền tải thông điệp hiệu quả nhất tới họ.

Một vài lựa chọn cần ghi nhớ như:

• Email: thích hợp nhất cho những người làm việc tại văn phòng nhưng không phải là một lựa chọn tốt cho lực lượng lao động tại công trường, nhà máy…
• Leader Talk: Bằng cách này, bạn có thể tạo kết nối gần gũi giữa lãnh đạo với nhân viên, nhưng phương án này cũng có nhiều hạn chế nếu lãnh đạo không có cách thức giao tiếp thuyết phục.
• Intranet: Mạng nội bộ được tối ưu hóa cho thiết bị di động có thể là một lựa chọn tốt nếu bạn có cả nhân viên văn phòng và nhân viên tại hiện trường
• Các kênh truyền thông xã hội: đây là kênh kết nối nhanh chóng, tiện lợi, tức thì, tuy nhiên với những chiến dịch mang tính riêng tư thì tốt nhất không nên sử dụng.

5 – Phản hồi

Từ những mục tiêu cụ thể đã nêu ở trên, bạn hãy chắc chắn việc đo lường những phản hồi từ nhóm đối tượng mục tiêu sau mỗi chiến dịch. Các phản hồi có thể đo lường như: bao nhiêu người đến tham gia sự kiện, bao nhiêu người gửi bài dự thi, bao nhiêu người like/share/comment trên các post, bao nhiêu bài viết lan tỏa gắn hashtag thông điệp của chiến dịch, phản hồi từ lãnh đạo ra sao…

Bằng cách xem xét những con số cụ thể, những đo lường cụ thể, bạn mới xác định được mình “thắng” hay “thua” với chiến dịch này, từ đó rút ra bài học để tránh những sai lầm và phát huy những ưu điểm.

Mai Trinh