Onboarding Checklist từ A-Z: Trọn gói quy trình hội nhập tân binh

Bạn đã tuyển được một nhân viên mới! Vậy nên làm thế nào để giúp họ hòa nhập vào tổ chức của bạn một cách hiệu quả? Xây dựng kế hoạch hội nhập nhân sự (Employee onboarding) là chìa khóa mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho tân binh, đảm bảo công việc của họ diễn ra suôn sẻ, thúc đẩy sự gắn kết ban đầu của họ với doanh nghiệp. 

Vài ngày và vài tuần đầu tiên của một nhân sự mới rất quan trọng trong việc hình thành nhận thức về công ty và vai trò của họ. Có được trải nghiệm hội nhập phù hợp sẽ đặt nền tảng cho trải nghiệm tích cực của họ, tăng mức độ hài lòng và tăng năng suất làm việc.

Employee onboarding là cơ hội tốt để chào đón những thành viên mới này bằng cách giới thiệu họ với văn hóa công ty và trang bị cho họ những công cụ, kiến thức cần thiết để phát triển trong vai trò mới. Hơn nữa, đầu tư bài bản vào quy trình hội nhập có thể tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hòa hợp, giảm chi phí thay thế nhân sự và giúp củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng.

Cho dù bạn là thành viên của một công ty khởi nghiệp nhỏ, một doanh nghiệp cỡ vừa đang phát triển hay một tập đoàn lớn, checklist hội nhập nhân sự (onboarding checklist) đều có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và văn hóa của từng tổ chức. Với sự trợ giúp của danh sách này, bạn có thể cung cấp cho người mới một trải nghiệm “nhập môn” liền mạch và hiệu quả, giúp họ gặt hái thành công trong tương lai.

Hãy cùng khám phá các yếu tố cần thiết cho checklist này nhé!

Đào tạo hội nhập TNG Holdings

I. Onboarding checklist là gì? 

Onboarding checklist là một công cụ có hệ thống để hướng dẫn và đảm bảo quá trình hội nhập suôn sẻ và toàn diện cho nhân viên mới, bao gồm các nhiệm vụ, các hoạt động/sự kiện và các mốc quan trọng cần được hoàn thành.

Checklist đóng vai trò như một lộ trình dành cho các chuyên gia nhân sự, quản lý và trưởng nhóm, phác thảo các bước thiết yếu giúp tân binh hòa nhập vào tổ chức một cách hiệu quả.

Các thành phần chính của onboarding checklist bao gồm các hoạt động trước khi hội nhập, định hướng và giới thiệu công ty, đào tạo theo nhiệm vụ, tổng quan về bộ phận, sổ tay và chính sách nhân viên, thiết lập và truy cập hệ thống IT, kỳ vọng về hiệu suất và thiết lập mục tiêu, hỗ trợ và cố vấn, kiểm tra và phản hồi, theo dõi và đánh giá.

II. Các bước xây dựng onboarding checklist cho bộ phận nhân sự (HR) 

Để tạo ra được một checklist đầy đủ cho quá trình hội nhập, chúng ta cần:

• Xác định các hoạt động chính: Lập danh sách tất cả các nhiệm vụ, hoạt động thiết yếu cần được hoàn thành trong quá trình onboarding. Hãy nhớ cân nhắc tất cả các khía cạnh như thủ tục giấy tờ, giới thiệu tổng quan, đào tạo hội nhập và cung cấp tài nguyên.
• Xây dựng timeline: Xác định thứ tự hoàn thành và thời lượng thích hợp cho từng hạng mục hội nhập, sau đó thiết lập timeline chi tiết.
• Sự tham gia của các bên liên quan: Làm việc với các chuyên gia nhân sự, quản lý và trưởng nhóm để thu thập thông tin chi tiết và lấy ý kiến về những nội dung nên đưa vào checklist. Tương tác với các đồng nghiệp có kinh nghiệm trong việc hội nhập để đảm bảo tất cả các yếu tố quan trọng đều được đề cập.
• Customize nội dung: Điều chỉnh checklist sao cho phù hợp với nhu cầu, văn hóa và đặc thù ngành nghề doanh nghiệp của bạn. Bổ sung vào danh sách những yêu cầu đặc biệt nếu có. 
• Diễn giải chi tiết: Đối với mỗi hoạt động trong checklist, hãy cung cấp phần diễn giải rõ ràng nhưng ngắn gọn về những gì cần phải làm (mục đích, kế hoạch triển khai, nhân sự chuyên trách, deadline, nguồn lực hỗ trợ, tài nguyên, v.v)
• Review và tinh chỉnh: Review kỹ checklist để đảm bảo đầy đủ các hạng mục cần thiết, thứ tự cũng như thời gian được sắp xếp hợp lý. Thu thập phản hồi từ các bên liên quan và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
• Thử nghiệm: Tiến hành thử nghiệm checklist với một hoặc một nhóm nhân sự mới và lấy phản hồi về hiệu quả của nó. Từ đó xác định được các điểm cần cải thiện hoặc các bước còn thiếu để điều chỉnh hoặc bổ sung.
• Làm mới: Hãy review checklist thường xuyên để cập nhật các quy trình, công nghệ mới hoặc điều chỉnh theo những thay đổi của tổ chức. Hội nhập là một quá trình diễn ra liên tục, bạn sẽ luôn nhận được những phản hồi mới và khám phá ra những nhu cầu mới, vậy nên đừng quên tinh chỉnh và cải thiện nội dung checklist định kỳ. 

Đào tạo hội nhập TNG Holdings

III. Onboarding checklist cho ngày đầu đi làm

Ngày đầu tiên đi làm luôn đầy ắp những cảm giác mới mẻ, hồi hộp và lo sợ. Dưới đây là một số bước để đảm bảo trải nghiệm onboarding đầy đủ và suôn sẻ:

1. Giới thiệu văn hóa công ty và bộ phận: 

Hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong bộ phận. Nên sắp xếp một cuộc gặp để cả team có thể tụ tập và chào đón thành viên mới một cách chính thức. Từng người trong nhóm được khuyến khích giới thiệu ngắn gọn về bản thân và vai trò của họ trong tổ chức. Điều này giúp người mới cảm thấy được chào đón và kết nối ngay từ đầu.

Ngoài ra, hãy dành thời gian để nói về văn hóa công ty, chia sẻ sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị cốt lõi của tổ chức. Giải thích cách những nguyên tắc này tạo thành nền tảng văn hoá, giúp định hướng hoạt động của công ty và xây dựng nên môi trường làm việc hiện tại. Phần giới thiệu này giúp nhân viên hiểu được kỳ vọng của công ty và sắp xếp mục tiêu phù hợp.

2. Cung cấp bức tranh tổng quan về phạm vi và trách nhiệm công việc:

Trong ngày đầu tiên, hãy giúp nhân sự mới hình dung tổng thể về công việc của họ. Cụ thể là các nhiệm vụ và hạng mục chính mà họ sẽ xử lý và làm rõ vai trò của họ trong bộ phận và tổ chức. Bức tranh tổng quan này giúp thiết lập những kỳ vọng rõ ràng và đảm bảo họ hiểu được tầm quan trọng của bản thân trong bối cảnh rộng lớn hơn của công ty.

Ngoài ra, hãy cung cấp cho người mới các công cụ, thiết bị và quyền truy cập cần thiết để họ làm việc một cách hiệu quả. Cách tiếp cận chủ động này giúp họ bắt nhịp với công việc dễ dàng hơn và thể hiện sự quan tâm của bạn đối với thành công của họ.

3. Xây dựng các buổi định hướng và đào tạo:

Thiết kế một chương trình định hướng toàn diện giúp nhân viên hiểu hơn về doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm tổng quan về lịch sử, cơ cấu tổ chức và các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Ngoài ra, đừng quên tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn để giúp người mới làm quen với các công cụ, phần mềm và quy trình mà họ sẽ sử dụng.

Thành viên mới được khuyến khích đặt câu hỏi và sẽ được hỗ trợ thường xuyên để giải quyết bất kỳ mối quan ngại nào. Để xuất một Mentor (cố vấn) hoặc chỉ định một Buddy (người bạn đồng hành) để hỗ trợ trong những ngày đầu tiên có thể nâng cao đáng kể trải nghiệm tích cực của họ.

4. Đặt kỳ vọng hiệu suất rõ ràng

Trong quá trình hội nhập, việc đặt ra những mong đợi rõ ràng về hiệu suất với nhân viên mới là điều thiết yếu. Bạn có trách nhiệm truyền đạt tới họ các mục đích và mục tiêu cần đạt được, đồng thời cung cấp cho họ các phương pháp hoặc công cụ để theo dõi tiến độ công việc.

Cần thường xuyên trao đổi với nhân viên mới về biểu hiện của họ trong công việc, đưa ra những phản hồi hoặc góp ý và hỗ trợ giải quyết các vấn đề mà họ có thể gặp phải; giúp họ duy trì động lực và đảm bảo phát triển đúng hướng.

5. Hỗ trợ và phản hồi liên tục

Quá trình hội nhập của nhân viên mới không dừng lại sau vài ngày đầu tiên. Trong suốt quá trình thử việc và công tác sau này, có được sự hỗ trợ và phản hồi liên tục từ tổ chức sẽ giúp ích cho sự tăng trưởng và phát triển của nhân viên. Các ý tưởng dưới đây có thể giúp ích cho bạn:

• Chỉ định một Mentor hoặc Buddy cho nhân viên mới sẽ thúc đẩy cảm giác gắn bó và được hỗ trợ. Những đồng nghiệp này có thể hỗ trợ hướng dẫn, trả lời những thắc mắc và chia sẻ những kinh nghiệm giá trị của bản thân. Việc kiểm tra thường xuyên giữa Mentor/Buddy và nhân viên mới có thể giúp giải quyết các trở ngại và đảm bảo quá trình chuyển đổi văn hóa suôn sẻ.
• Lên lịch trao đổi thường xuyên với nhân viên mới để đánh giá tiến độ của họ, giải quyết mọi lo ngại và cung cấp phản hồi. Các buổi feedback trực tiếp này tạo cơ hội để thảo luận về các mục tiêu, kế hoạch phát triển và bất kỳ yêu cầu hỗ trợ bổ sung nào. Tích cực lắng nghe phản hồi  và cân nhắc các đề xuất của người mới giúp họ cảm thấy được trân trọng và có giá trị.
• Khuyến khích sự tương tác trên mạng xã hội giữa các nhân viên để thúc đẩy sự gắn kết. Tổ chức các hoạt động team building (liên hoan, đi dã ngoại, sự kiện online,…) nơi nhân viên có thể kết nối sâu hơn. Ngoài ra, hãy tạo cơ hội hợp tác giữa các bộ phận để củng cố các mối quan hệ và thúc đẩy tinh thần đoàn kết trong tổ chức. 
• Thu hút nhân viên mới tham gia vào các hoạt động và dự án nhóm để khai thác các kỹ năng cá nhân và ý tưởng sáng tạo, thúc đẩy sự tương tác đa chiều. Khuyến khích họ tham gia vào các chương trình tình nguyện hoặc thử thách đổi mới nhằm thúc đẩy hình thành nhận thức về mục tiêu chung và gia tăng mức độ phù hợp với các giá trị của tổ chức.

Đào tạo nội bộ TNG Realty 

IV. Checklist cho giai đoạn tăng cường gắn kết – từ 3 đến 6 tháng 

Khi nhân viên mới dần làm quen với vai trò và nhiệm vụ của mình, bạn cần tiếp tục tập trung vào việc thúc đẩy sự gắn kết và hỗ trợ sự phát triển của họ. Trong giai đoạn này, hãy xem xét các chiến lược sau:

1. Thử sức với những dự án khó

Trao cho nhân viên cơ hội đảm nhận các dự án có tính thách thức phù hợp với kỹ năng và mối quan tâm của họ. Việc này không chỉ giúp tạo động lực mà còn cho phép họ thể hiện khả năng cá nhân và đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

2. Khuyến khích phát triển kỹ năng

Hỗ trợ sự phát triển nghề nghiệp liên tục của nhân viên bằng cách tổ chức các chương trình đào tạo, hội thảo hoặc hội nghị về các chủ đề liên quan. Thúc đẩy họ nâng cao chuyên môn và tiếp thu những kỹ năng mới, trao quyền cho họ để hoàn thành xuất sắc vai trò của mình và chuẩn bị cho sự thăng tiến nghề nghiệp trong tương lai.

Đào tạo hội nhập TNG Holdings

V. Checklist cho giai đoạn hòa nhập và phát triển – từ 7 đến 12 tháng

Tới giai đoạn này, hãy tập trung vào việc củng cố sự hòa nhập của nhân viên vào tổ chức và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững:

1. Performance review và xác định mục tiêu ngắn/dài hạn

Tiến hành performance review chính thức để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên và đưa ra những phản hồi có giá trị. Đảm bảo tính cân bằng giữa nguyện vọng của cá nhân với tầm nhìn của tổ chức khi lên danh sách các mục tiêu ngắn hoặc dài hạn. Không quên theo dõi tiến độ công việc thường xuyên và hỗ trợ nhân viên khi cần thiết.

2. Khuyến khích hợp tác và team building

Thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác bằng cách tổ chức các hoạt động team building, sự kiện nội bộ hoặc company trip. Củng cố các mối quan hệ, nâng cao tinh thần và năng suất chung bằng cách gia tăng sự hợp tác giữa các bộ phận và thúc đẩy tình hữu nghị giữa các thành viên trong đơn vị. 

3. Ghi nhận và khen thưởng

Thường xuyên ghi nhận và đánh giá cao những đóng góp của nhân viên thông qua các chương trình công nhận và khen thưởng. Hãy làm điều này một cách công khai, cả tại đơn vị và trên quy mô toàn tổ chức nhằm mục đích đề cao giá trị của họ và thúc đẩy họ tiếp tục phát huy.

Ngày hội truyền thống TNG 

VI. Kết luận

Bước đầu để xây dựng nguồn lực nhân sự vững chắc và mạnh mẽ chính là việc tạo nên một chương trình hội nhập hiệu quả. Đầu tư thời gian và nỗ lực vào quy trình hội nhập sẽ tạo tiền đề cho sự gắn kết, năng suất và khả năng duy trì của các thành viên mới. Bạn cần tạo ra một môi trường thân thiện, tổ chức các chương trình đào tạo toàn diện, cung cấp sự hỗ trợ thường xuyên và thúc đẩy sự hòa nhập và gắn kết của nhân viên.

Như bài viết này đã phác thảo, việc triển khai một checklist được xây dựng chỉn chu sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình hội nhập và đảm bảo rằng mọi thành viên mới đều có trải nghiệm tích cực, thông qua đó tạo nên các tác động tích cực đến tổ chức.

Nếu bạn mong muốn hiện thực hoá checklist này, tạo ra những trải nghiệm hội nhập tốt nhất, xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc và tạo động lực làm việc cho nhân viên nhưng chưa biết phải bắt đầu từ đâu thì hãy liên hệ với BLUE C để được tư vấn các giải pháp trải nghiệm nhân viên, văn hóa doanh nghiệp và truyền thông nội bộ.

FAQ

Hãy cùng giải đáp một số câu hỏi thường gặp về employee onboarding:

• Mục đích của employee onboarding là gì? Quá trình hội nhập giúp nhân viên mới hòa nhập vào tổ chức dễ dàng hơn, giúp họ làm quen với văn hóa công ty, cung cấp đào tạo cần thiết và đặt ra các kỳ vọng hiệu suất rõ ràng. Employee onboarding có mục đích tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên và thúc đẩy sự gắn kết và tăng năng suất lâu dài.
• Employee onboarding nên kéo dài bao lâu? Thời lượng của quá trình hội nhập có thể khác nhau tùy thuộc vào cấp độ chức vụ và quy mô của tổ chức, thường kéo dài từ vài ngày đến vài tuần với mục tiêu cung cấp sự đào tạo và hỗ trợ cần thiết để nhân viên mới thích nghi với vai trò của họ và văn hóa của công ty.
• Kế hoạch cho employee onboarding nên bao gồm những gì? Về mặt tổng quan, mọi kế hoạch đều cần có timeline, các hạng mục chính, các bên chịu trách nhiệm và các nguồn lực cần thiết. Cụ thể ở đây, kế hoạch hội nhập nhân sự nên bao gồm các hạng mục như giới thiệu về bộ phận và văn hóa công ty, tổng quan về công việc, các buổi đào tạo, kỳ vọng về hiệu suất cũng như cơ chế phản hồi và hỗ trợ liên tục.
• Làm thế nào để onboarding giúp giữ chân nhân viên? Trải nghiệm onboarding hiệu quả góp phần giữ chân nhân viên bằng cách tạo ấn tượng tích cực đầu tiên, thúc đẩy cảm giác gắn bó, đồng thời đặt ra những kỳ vọng rõ ràng. Khi nhân viên cảm thấy có giá trị, được hỗ trợ và hòa nhập tốt ngay từ đầu, khả năng họ gắn bó lâu dài với tổ chức là khá cao.
• Một số thách thức phổ biến trong quá trình onboarding là gì? Những thách thức phổ biến trong quá trình hội nhập bao gồm: quá tải thông tin, công việc không rõ ràng, mức độ hòa nhập thấp, không được đào tạo và hỗ trợ đầy đủ. Các tổ chức cần chủ động giải quyết những thách thức này và liên tục cải thiện quy trình onboarding để đảm bảo quá trình chuyển đổi thành công cho nhân viên mới.

Thục Anh