Truyền thông nội bộ: Lan toả thông tin hay hỗ trợ chiến lược?
Truyền thông nội bộ có xu hướng ảnh hưởng đến doanh nghiệp theo hai vai trò: một là giúp thông tin được lan tỏa và hai là hỗ trợ các chiến lược. Mỗi vai trò sẽ có những đặc điểm, cách thức khác nhau.
Phương thức lan tỏa thông tin
Những người làm truyền thông nội bộ theo hướng tiếp cận này sẽ rất chú trọng vào thông tin mà họ đưa ra. Họ sẽ thường tập trung để kiểm tra ngữ pháp, chính tả trong mỗi thông điệp và đảm bảo rằng việc truyền thông đã đúng người, đúng thời điểm.
Những tổ chức có đội ngũ thành viên lan tỏa thông tin tích cực có xu hướng có mô hình kinh doanh truyền thống nhiều hơn. Đó là mô hình mà những người lãnh đạo sẽ có hướng triển khai truyền tải thông tin từ trên xuống thay vì theo mô hình mạng nhện – truyền tin hàng ngang.
Nhờ đó, nhân viên trong các tổ chức này sẽ nắm rất rõ về những gì họ có thể có được khi cống hiến hết mình cho tổ chức. Đó là lương, thưởng, phúc lợi và quan trọng nhất là thành công của công ty. Họ tin rằng họ sẽ được “phổ cập” những gì họ cần biết bất kì lúc nào họ muốn, từ đó giúp họ tập trung vào công việc hơn.
Cách thức này sẽ rất phù hợp cho đội ngũ nhân sự thuộc thế hệ Baby Boomer – những người mà có tinh thần lãnh đạo cao, đặt kỳ vọng rõ ràng, trung thành dài hạn và tự hào với tổ chức. Những điều này sẽ là “trợ thủ” để họ gắn bó với tổ chức lâu dài hơn. Nói cách khác, trong thế giới mà truyền thông nội bộ đóng vai trò lan tỏa thông tin, nhân viên thành công nhờ công ty thành công.
Phương thức hỗ trợ chiến lược
Những doanh nghiệp sử dụng truyền thông nội bộ như một kênh hỗ trợ chiến lược sẽ xem truyền thông nội bộ là một phần không thể thiếu cho sự phát triển của công ty. Những nhà thực thi chiến lược sẽ điều chỉnh các kế hoạch truyền thông để phù hợp với những mục tiêu kinh doanh của mình. Từ đó, họ sẽ phối hợp với nhân viên để định hình và đưa ra những thông điệp để hỗ trợ cho mục tiêu của công ty.
Cách thức để truyền thông nội bộ hỗ trợ chiến lược có thể đơn giản qua cách gửi một email, nhưng cũng có thể sáng tạo, thoải mái hơn, chẳng hạn như việc sử dụng hình ảnh hoạt hình về một nhân vật bất kỳ trong tổ chức để giúp nhân viên hiểu rõ hơn lịch sử, giá trị cốt lõi của công ty. Những cách thức mới lạ, sáng tạo này sẽ đem đến cảm giác tươi mới hơn, góp phần gia tăng sự gắn kết cho nhân viên.
Thế hệ nhân sự trẻ sẽ kỳ vọng vào cách thức truyền thông nội bộ mới mẻ, sáng tạo và gần gũi với họ.
Một vai trò quan trọng khác đó là truyền thông nội bộ sẽ tạo nên một tiếng nói chung cho doanh nghiệp kết nối tất cả nhân viên ở mọi cấp để cùng “lên tiếng”. Để nhân viên tự “vẽ” ra câu chuyện theo cách của riêng họ là một cách để bạn nắm được chiến lược bạn được họ hiểu thế nào, và quan trọng hơn là cho nhân viên thấy được họ đang thực sự là một phần của tổ chức. Từ đó, công ty sẽ thành công nhờ có nhân viên thành công.
Đi tìm phương thức phù hợp
Trong hai trường hợp trên, với mỗi môi trường và lực lượng lao động khác nhau, cách thức để đem đến sự thành công cho nhân viên và tổ chức sẽ khác nhau. Đối với môi trường có đội ngũ nhân sự dày dặn tuổi nghề, điều khiến họ gắn bó lâu dài đó là khi công ty cho họ hiểu vai trò và vị trí của họ với tổ chức. Việc này có thể đạt được nếu chọn phương thức lan tỏa thông tin trong truyền thông nội bộ.
Trong khi đó, với môi trường mà thế hệ millenial chiếm phần đông trong lực lượng lao động, sự kỳ vọng sẽ có sự thay đổi. Họ – những thế hệ trẻ trung hơn sẽ mong muốn nhiều hơn vào tính cam kết. Họ có thể sẽ muốn trở thành một phần của một doanh nghiệp thành công nhưng song song với đó, nếu có yêu cầu phải thay đổi công việc vì lý do cá nhân, họ vẫn sẽ lựa chọn phương án rời bỏ tổ chức.
Vậy đâu là sự lựa chọn hoàn hảo cho các tổ chức để có thể thu hút và giữ chân nhân lực khi mà các doanh nghiệp ngày nay đang có một sự trẻ hóa trong thế hệ, đặc biệt là sự bùng nổ của thế hệ Y, Z? Phương thức phù hợp nhất cho truyền thông nội bộ chính là quan tâm đến kỳ vọng của nhân viên. Điều cần làm đó là hỏi nhân viên điều mà họ đang mong muốn. Họ muốn nghe thông tin từ ai? Họ muốn nghe điều gì? Họ muốn tiếp nhận thông tin ra sao?
Lắng nghe kỳ vọng nhân viên góp phần giúp việc truyền thông nội bộ hiệu quả hơn, từ đó nhân viên gắn kết hơn.
Dựa vào những thông tin này, những nhà làm truyền thông sau đó có thể đưa ra một chiến lược kết nối được những đối tượng khác nhau qua nhiều kênh khác nhau, cung cấp cho nhân viên những điều họ cần để thành công và hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Kim Oanh
(Lược dịch từ Forbes)
Bài viết liên quan:
Tối ưu hóa truyền thông nội bộ với 10 xu hướng mới nhất
BELIEVE – Công thức 7 chữ “vàng” cho vai trò của truyền thông nội bộ
