7 ý tưởng xây dựng sổ tay nhân viên từ Basecamp

Sổ tay Nhân viên của một công ty phát triển phần mềm có những gì đặc biệt? Liệu doanh nghiệp có thể học tập những ý tưởng nào cho quyển Sổ tay Nhân viên của chính mình để đó không chỉ đơn giản là một quyển sổ nằm gọn trong ngăn kéo? Tham khảo quyển Sổ tay Nhân viên của Basecamp để áp dụng cho doanh nghiệp của mình qua bài viết sau.

Ngay khi Basecamp – một công ty phát triển phần mềm quản lý dự án công bố quyển Sổ tay Nhân viên của mình, doanh nghiệp này đã cho thấy mình là một doanh nghiệp chú trọng vào việc xây dựng và truyền tải những giá trị và quy định của công ty tới nhân viên. Dưới đây là 7 thông điệp cần thiết và hữu ích quyển Sổ tay của Basecamp cung cấp cho nhân viên:

1. Nắm rõ chính sách là điều cần thiết

Ngay từ đầu quyển sổ tay, Basecamp nhấn mạnh:

“Trong hơn 10 năm, chúng tôi chưa từng có một quyển sổ tay nào. Trong thời gian đó, mỗi khi có một người mới gia nhập công ty, họ đều phải tự tìm hiểu mọi thứ. Nhưng khi mà con số không dừng lại ở 1 mà có tới 10, 20, 30 thậm chí 50 nhân viên, chúng tôi thấy rằng cách làm này phải thay đổi bởi nhân viên cảm thấy mình đang bị xa cách, lạc lõng và những tuần đầu hoặc thậm chí những tháng đầu họ cảm thấy rất mệt mỏi. Chúng tôi nhận ra rằng có rất nhiều thứ để một nhân viên mới cần và phải học. Cách làm trước đây khá ngẫu nhiên và thường nhân viên được hướng dẫn trực tiếp qua những cuộc trao đổi. Với một công ty luôn sẵn sàng làm rõ mọi thứ và thể hiện qua văn bản, chúng tôi thấy rằng cách làm cũ là không ổn.”

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào, việc kiểm soát và định hướng cho nhân viên mới biết những gì họ có thể được trải nghiệm trong thời gian tới không phải là việc đơn giản. Việc Basecamp giới thiệu ngay trong lời mở đầu vai trò của việc quy định các chính sách qua quyển Sổ tay sẽ giúp nhân viên có một bước khởi đầu tốt nhất cũng như tránh được việc họ có những hiểu biết sai lệch ngay từ đầu về các quy định của công ty.

2. Hiểu rõ thuật ngữ thường dùng và thông tin sản phẩm

Trong quyển Sổ tay Nhân viên của mình, Basecamp định nghĩa về những thuật ngữ lạ mà có thể ứng viên sẽ hơi bỡ ngỡ khi lần đầu tiên nghe thấy như “judo”, “score hammering” hay “PDI”. Chẳng hạn như “judo” là một cách chơi chữ qua hình tượng môn võ thuật của Nhật Bản để nói về tinh thần “cố gắng giải quyết vấn đề một cách tốt nhất mỗi khi gặp khó khăn”. Đây là những thuật ngữ thường xuyên được sử dụng tại Basecamp được đúc rút sau một thời gian dài tích lũy từ trải nghiệm của nhân viên.

Nhân viên muốn hiểu và cần hiểu những thuật ngữ thường được sử dụng tại công ty.

Bên cạnh đó, nhằm giúp nhân viên nắm được các sản phẩm mà Basecamp đã xây dựng, quyển Sổ tay còn bao gồm một hạng mục giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển các sản phẩm của Basecamp như Ta-da Lists – ứng dụng để ghi chú các việc cần làm, Campfire – ứng dụng trò chuyện, trao đổi trong nội bộ doanh nghiệp… Các thông tin này được giới thiệu ngắn gọn, đơn giản nhất để nhân viên dễ dàng nắm bắt.

3. Thông điệp vui vẻ nhưng vẫn tạo cảm hứng

“Có một điều quan trọng cần nhắc tới đó là: làm việc tại Basecamp có thể khá tốn sức đấy. Khi làm tại đây, bạn sẽ thấy rất áp lực khi luôn phải đóng góp, cống hiến cho tổ chức, đôi khi là hơi quá đà. Những người làm việc tại đây nằm trong số những người tốt nhất và sáng lạn nhất trong công ty, cho nên việc bạn cảm thấy có một gánh nặng để trở thành một người xuất chúng như họ là có thật đấy. Nhưng thôi, hãy dừng lại suy nghĩ đó đi và cứ bình tĩnh. Chúng tôi rất vui vì bạn yêu thích công việc (vì chúng tôi cũng vậy mà), nhưng sau cùng thì công việc cũng chỉ là công việc thôi. Bạn cứ làm tốt nhất có thể, trao đổi với đồng nghiệp, tích cực học tập nhưng cuối ngày rồi thì hãy tắt máy tính và trở về nhà chơi với chú cún của mình nhé.”

Đó là thông điệp mà Basecamp muốn gửi gắm tới nhân viên qua quyển Sổ tay của mình: Hãy cứ làm việc, nỗ lực cống hiến, nhưng đừng quá điên cuồng với chúng mà hãy thư giãn và vui vẻ tận hưởng niềm vui trong cuộc sống. Cách truyền tải vừa giúp cho nhân viên cảm thấy nhẹ nhõm và giảm bớt áp lực cho các công việc sắp tới, vừa giúp họ hiểu được Basecamp là một môi trường làm việc lý tưởng, thấu hiểu và quan tâm tới nhân viên của mình.

Qua quyển Sổ tay và cách truyền tải thông điệp gần gũi, Basecamp cho thấy mình đã và đang thấu hiểu và quan tâm tới nhân viên.

4. Hiểu rõ cơ cấu phòng, ban để tối ưu hóa công việc

Một trong những lý do chính mà Basecamp tạo ra quyển Sổ tay Nhân viên đó là giúp nhân viên mới nắm được thông tin về cơ cấu tổ chức của các phòng, ban mà họ đang làm việc hoặc có thể liên quan. “Các nhân viên mới của chúng tôi thừa nhận rằng, họ không biết người nào tại Basecamp làm công việc gì, nên họ gặp nhiều khó khăn trong việc chọn lựa xem ai để đưa ra câu hỏi” – Basecamp chia sẻ.

Đối với nhân viên mới, thông tin nhân sự là rất quan trọng bởi nếu họ không nắm rõ thì sẽ vừa mất thời gian để họ tìm hiểu xem họ nên báo cáo cho ai, liên hệ với người nào, vừa ảnh hưởng đến tiến độ và năng suất làm việc nếu tìm không đúng người. Do đó, trong quyển Sổ tay Nhân viên của mình, Basecamp giới thiệu chi tiết những phòng, ban kèm theo chức năng cũng như thông tin cá nhân của từng thành viên, đội ngũ lãnh đạo của các phòng, ban đó.

5. Làm công việc ngoài giờ – “Chúng tôi ủng hộ”

Đối với một số doanh nghiệp, việc nhân viên làm thêm các công việc ngoài giờ thường không được khuyến khích hoặc ít khi được định nghĩa rõ ràng. Nhưng tại Basecamp, những quy định về việc này được chỉ ra khá chi tiết thông qua quyển Sổ tay Nhân viên.

Không giấu diếm, không qua loa, Basecamp định nghĩa rõ ràng thế nào là “moonlighting” – làm việc ngoài những công việc tại Basecamp. Bên cạnh đó, những điều Được làm và Không được làm cho việc làm thêm ngoài giờ cũng được chỉ rõ chẳng hạn như nhân viên có thể tham gia giảng dạy, chia sẻ kiến thức miễn sao những buổi chia sẻ không kéo dài quá nhiều ngày, hay không được làm việc bán thời gian hoặc toàn thời gian cho một công ty đối thủ.

“Làm việc ngoài giờ ư? Chúng tôi ủng hộ”

6. Bảo mật thông tin là điều tối quan trọng

Một nội dung đặc biệt trong quyển Sổ tay Nhân viên của Basecamp đó là “International Travel Guide” – Hướng dẫn khi đi công tác hay du lịch nước ngoài. Nếu bạn đang nghĩ rằng đây đơn giản chỉ là một cẩm nang để nhân viên nên làm hay mang theo những vật dụng gì khi ra nước ngoài vì mục đích công việc hay du lịch cá nhân, thì quyển Sổ tay của Basecamp còn hơn thế nữa.

Trong hướng dẫn này, một loạt những quy định về các việc cần thực hiện để bảo mật thông tin cũng như giữ liên lạc với tổ chức được đưa ra để nhân viên lưu ý mỗi khi di chuyển ra nước ngoài. Từ việc kiểm tra xem các thiết bị đã đăng xuất và xóa mật khẩu trước khi đi cho đến việc cài đặt các ứng dụng của Basecamp vào các thiết bị khi đến nơi đều được hướng dẫn chi tiết. Việc này không những giúp cho việc bảo mật dữ liệu của công ty được đảm bảo, đề phòng những sơ suất có thể xảy ra, mà còn giúp nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới biết cách luôn giữ cho các thông tin an toàn.

7. Luôn lắng nghe tiếng nói từ mọi người

Nếu như quyển Sổ tay Nhân viên chỉ được tạo nên từ ý kiến của một người, đó sẽ chỉ như một bộ luật với dày đặc các điều luật bắt buộc mọi người tuân theo. Việc lắng nghe những ý kiến đóng góp từ các thành viên trong công ty sẽ giúp đem lại cái nhìn gần gũi hơn với doanh nghiệp cũng như giúp cho việc xây dựng quyển Sổ tay trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Hiểu được điều đó, quyển Sổ tay Nhân viên của Basecamp có 43 người đóng góp nội dung (contributors) và đa dạng nhiều thành phần, từ những người làm chương trình, nhân viên thiết kế, các trợ lý cho đến các nhân viên khối văn phòng.

Có thể thấy, việc tạo một quyển Sổ tay Nhân viên không đơn giản chỉ là soạn thảo những quy định đơn thuần mà còn đòi hỏi doanh nghiệp có những “thủ thuật” để khéo léo lồng ghép những nội dung sao cho nhân viên dễ hiểu và dễ “thấm” nhất, nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ những thông tin cần có. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có hoặc chưa biết cách để xây dựng một quyển Sổ tay Nhân viên hay Sổ tay Văn hóa độc đáo và hữu ích như Basecamp, Blue C sẽ là người đồng hành để giúp bạn. Và nếu muốn biết cần có những thông tin gì cho quyển Sổ tay Nhân viên, hãy theo dõi những bài chia sẻ tiếp theo từ Blue C nhé.

Kim Oanh

(Nguồn tham khảo: process.st)

Bài viết liên quan:

Những mẫu Sổ tay Nhân viên “chất” nhất

Viết Sổ tay Nhân viên như thế nào để mọi người thực sự muốn đọc?

Mới lạ trong cách xây dựng sổ tay văn hóa của TrustYou

4 điều quan trọng nhưng dễ bị bỏ qua khi chào đón nhân viên mới